Come digitalizzare le Risorse umane. Cosa è il Process Mining, come impatta nella trasformazione digitale delle HR fino alle performance

Come Digitalizzare le Risorse Umane? Nel mondo sempre più digitalizzato e competitivo del business moderno, l’analisi dei dati riveste un ruolo cruciale nel determinare il successo di un’organizzazione.

Questo vale anche per il mondo delle HR, che vede l’importanza dei dati nella trasformazione digitale come un elemento centrale. La digitalizzazione delle risorse umane (HR) e la sua gestione (HRM) implica oggi giorno l’adozione di tecnologie avanzate. Questo permette di ottimizzare i processi, migliorare l’efficienza e offrire esperienze migliori sia ai dipendenti che ai manager.

La digitalizzazione delle risorse umane è una questione di execution

In questo contesto, il Process Mining emerge come una pratica innovativa e potente per l’innovazione dei processi in ambito HR. Questo approccio offre alle aziende la capacità di entrare nel tessuto più profondo del proprio reparto HR e comprenderne appieno il funzionamento.

Attraverso l’analisi dei log e l’impiego dell’intelligenza artificiale, il Process Mining permette alle organizzazioni di acquisire una visione dettagliata del comportamento degli utenti. Il process mining quindi identifica inefficienze nei processi HR e sviluppare strategie mirate per ottimizzare le risorse umane.

In questo articolo, esploreremo il concetto di Process Mining in dettaglio, mettendo in luce la sua importanza nell’era dell’analisi dei dati e dell’automazione in relazione alla digitalizzazione delle risorse umane ma ancor più alla sua stretta relazione con i processi specifici settore delle HR, dove gli elementi umani “soft” sono ancor più difficili da rilevare.

Analizzeremo come il Process Mining si differenzi dal tradizionale Business Process Management, approfondiremo il suo impatto sulla digitalizzazione delle risorse umane, sull’efficienza operativa e sulla trasformazione aziendale. Infine esamineremo gli  ambiti di applicazione del process mining e discuteremo i vantaggi derivanti dall’utilizzo di approcci innovativi come la gamification per accelerare l’adoption e la raccolta massiva dei dati.

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Come Digitalizzare le Risorse Umane con il Process Mining

Nel dinamico e sempre mutabile scenario aziendale, il Process Mining emerge come una pratica di analisi dirompente con la crescita delle APP, la sua principale caratteristica è quella di offrire una panoramica dettagliata sull’interazione tra gli utenti e le applicazioni. 

Viene da sé quindi lo stretto legame con la digitalizzazione delle risorse umane.

Il process mining quindi è fondato sull’analisi dei log, questo approccio rivela i “segreti nascosti” su come gli utenti si interfacciano con le nuove tecnologie, aprendo la strada a una comprensione profonda dei processi aziendali.

La analisi dei log quindi non chiede agli utenti di esplicitare alcunché, è semplicemente un dato implicito che viene prodotto dal naturale utilizzo di una nuova tecnologia e dal tracciamento del percorso che gli utenti decidono nella sua navigazione nell’utilizzo delle varie funzioni.

HR digital transformation with process mining

Come Digitalizzare le Risorse Umane con l’analisi dei Log

Il Process Mining rappresenta quindi un’evoluzione nell’analisi dei dati aziendali, basandosi come detto sull’analisi dei log per comprendere il comportamento degli utenti nel contesto delle nuove tecnologie.

I log per capirci sono tutti gli accessi alle differenti pagine di un’applicazione che ne rivelano il percorso di navigazione.

Questo approccio offre uno sguardo dettagliato su come gli utenti navigano, il tempo impiegato, le interazioni e interagiscono con i sistemi aziendali, consentendo una comprensione approfondita delle sfide e delle opportunità per ottimizzare i processi HR portandoli ad un differente standard.

Process Mining Flow example

Come il Process mining migliora la digitalizzazione delle risorse umane

la  trasformazione digitale trae un grande vantaggio nel Process Mining perché consente di rivelare informazioni nascoste tra i Key user (gli utilizzatori target di una determinata applicazione) e il back office dell’organizzazione (i departments e uffici preposti alla gestione delle risorse umane e operations).

Un po’ come su Google Analytics, dove il flusso di navigazione delle pagine ci suggerisce quello che è il percorso maggiormente utilizzato dagli utenti per reperire le informazioni, così similarmente il sistema dei backlog forniscono una mappa ancora più dettagliata dei passaggi avvenuti per determinare una specifica informazione o attivare una funzione in un applicativo.

Log e flussi navigazione delle pagine nella digitalizzazxione dei processi HR, process mining

Attraverso l’impiego di A/B test, si procede con modellazioni in fase operativa sull’utente. In sostanza, si testano differenti pattern direttamente sull’utente mentre questi utilizza l’applicazione.

Questo approccio in pratica consente al team di lavorare “dietro le quinte”, in simbiosi con l’utente per un certo periodo, consentendo loro di immergersi completamente nell’esperienza utente e individuare eventuali inefficienze nel processo di digitalizzazione delle risorse umane.

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In sostanza questo processo permette all’applicativo, utilizzato dalla risorsa umana, di affinarsi progressivamente attraverso il suo impiego quotidiano.

Giorno dopo giorno, quasi senza che l’utente se ne accorga quindi, l’interfaccia diventa sempre più intuitiva e la qualità dei dati raccolta e restituita all’utente si intensifica, realizzando in questo modo un efficientamento continuo basato sui dati (data driven).

Questo è il processo permette la digitalizzazione delle risorse umane ad un livello che fino a prima non era nemmeno immaginabile.

Manager checking devices process and adoption

Le applicazioni in ambito HR del process mining

Utilizzando l’approccio del Process Mining nella digitalizzazione delle risorse umane si possono ottenere risultati straordinari. Vediamo come questo possa essere applicato in diversi ambiti per migliorare l’efficienza, l’esperienza dei dipendenti e le strategie di sviluppo del personale. Come Digitalizzare dunque le Risorse Umane, in quali ambiti?

  1. Analisi del Talento e Gestione delle Competenze: Il Process Mining consente di analizzare i dati relativi alle competenze e alle performance dei dipendenti per identificare le lacune nel talento e individuare le competenze chiave necessarie per il successo dell’organizzazione. Questo permette di pianificare strategie di sviluppo del personale mirate, come programmi di formazione e sviluppo personalizzati, per colmare le lacune identificate e massimizzare il potenziale dei dipendenti.
  2. Continuous Improvement: Attraverso il Process Mining è possibile monitorare continuamente le performance dei processi HR e identificare aree di miglioramento. Analizzando i dati relativi alle attività HR, è possibile individuare inefficienze nei processi e implementare miglioramenti mirati per ottimizzare le operazioni e aumentare l’efficienza complessiva del dipartimento HR.

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3.   Reskilling e Upskilling: Considerando l’evoluzione dei requisiti del mercato del lavoro, è fondamentale per le aziende garantire che i dipendenti abbiano le competenze necessarie per rimanere competitivi. Utilizzando il Process Mining, è possibile identificare le competenze future richieste e pianificare programmi di reskilling e upskilling per preparare i dipendenti alle sfide future. Inoltre, analizzando i dati relativi alle performance dei dipendenti, è possibile individuare le aree in cui è necessario sviluppare nuove competenze e fornire formazione mirata per migliorare le competenze esistenti.

4.   Ambienti Intercompany e Social Corporate Platforms: L’implementazione di piattaforme sociali aziendali offre un ambiente in cui i dipendenti possono condividere conoscenze, collaborare e creare comunità. Utilizzando il Process Mining, è possibile analizzare i dati generati da queste piattaforme per identificare tendenze di utilizzo, interessi comuni e aree di maggiore coinvolgimento. Questo consente alle aziende di ottimizzare l’esperienza dell’utente, fornendo contenuti e funzionalità rilevanti e personalizzate per migliorare l’adozione e l’engagement.

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In sintesi, applicare il Process Mining nell’ambito della digitalizzazione delle HR offre numerosi vantaggi, tra cui la gestione efficace del talento, il miglioramento continuo dei processi, lo sviluppo delle competenze dei dipendenti e l’ottimizzazione dell’esperienza dell’utente (meglio nota anche come Empoloyee experience) all’interno di piattaforme sociali aziendali.

Questo approccio consente alle aziende di adattarsi in modo proattivo alle esigenze del mercato del lavoro e di creare così un ambiente lavorativo più produttivo, efficiente e orientato al successo.

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I vantaggi per il settore HR e la certezza degli obiettivi

Uno dei nodi cruciali nel digitalizzare le risorse umane è quindi l’incertezza dei risultati. Il cuore della gestione delle risorse umane risiede nell’abilità di captare le sfumature, gli atteggiamenti e le inclinazioni di ciascun individuo, per poi indirizzarlo verso le mansioni più congeniali, monitorare l’ambiente lavorativo e distribuire compiti e responsabilità in maniera ottimale, cercando di ottenere il meglio da ogni dipendente.

In questo contesto, il process mining si è rivelato uno strumento rivoluzionario per la digitalizzazione delle HR, fungendo da catalizzatore nell’individuazione e raggiungimento di tali obiettivi, fornendo una maggiore sicurezza di buon esito rispetto ai processi tradizionali di trasformazione digitale.

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HR detail areas and impact of Process mining in HRM

Introdurre il Process Mining nella gestione di un processo di digitalizzazione delle risorse umane offre così una serie di vantaggi significativi, soprattutto quando si tratta di processi in ambito HR (Human Resources) e HRM (Human Resource Management).

Ecco alcuni dei principali vantaggi:

  1. Miglioramento dell’efficienza operativa: Il Process Mining consente di identificare inefficienze nei processi HR, come tempi di assunzione prolungati o procedure di onboarding complesse. Analizzando i dati relativi alle attività HR, è possibile individuare i punti critici e ottimizzare i processi per ridurre i tempi di assunzione e migliorare l’efficienza complessiva del dipartimento HR.
  2. Migliore esperienza dei dipendenti: Con il Process Mining, è possibile analizzare il coinvolgimento dei dipendenti, monitorare il loro benessere e identificare eventuali problemi o insoddisfazioni. Utilizzando i dati raccolti, è possibile implementare miglioramenti mirati per migliorare l’esperienza complessiva dei dipendenti, aumentando così la soddisfazione e la retention del personale.
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3.  Supporto alle decisioni basate sui dati: Il Process Mining fornisce dati dettagliati e insight approfonditi sulle attività HR, consentendo ai responsabili HR e al management di prendere decisioni più informate. Ad esempio, analizzando i dati relativi alle performance dei dipendenti, è possibile identificare le competenze chiave e pianificare strategie di sviluppo del personale più efficaci.

4.  Previsione delle tendenze di assunzione e del turnover: Attraverso l’analisi dei dati storici e l’uso di modelli predittivi, il Process Mining può aiutare a prevedere le tendenze di assunzione e il turnover del personale. Questo consente ai responsabili HR di prepararsi in modo proattivo e di pianificare strategie per mitigare il turnover e garantire una forza lavoro stabile e qualificata.

5.  Conformità normativa: Con il Process Mining è possibile monitorare e analizzare la conformità normativa, garantendo che le pratiche HR siano conformi alle leggi e ai regolamenti pertinenti. Questo riduce il rischio di sanzioni e multe e assicura che l’organizzazione operi in modo legale ed etico.

Quindi?

In sintesi, l’introduzione del Process Mining nei processi HR e HRM offre una serie di vantaggi tangibili, tra cui miglioramenti dell’efficienza operativa, miglioramento dell’esperienza dei dipendenti, supporto alle decisioni basate sui dati, previsione delle tendenze di assunzione e del turnover e conformità normativa.

Questi vantaggi divengono determinanti per creare valore nel digitalizzare le risorse umane con una creazione di un ambiente lavorativo più efficiente, produttivo e orientato ai risultati.

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Perché il Business Process Management Tradizionale è stato sorpassato.

Il tradizionale Business Process Management è una metodologia che si basa su una continua modellazione dei processi fino alla loro ottimizzazione, il Process Mining parte invece dall’analisi dei dati di navigazione, fornendo un’informazione oggettiva sull’esperienza dell’utente e sulle eventuali problematiche di navigazione e comprensione dei processi.

Questa è una differenza sostanziale, non si lavora più su una mappa. Nel process mining viene tagliato a piè pari tutto il processo di valutazione e analisi dei processi basandosi invece in modo empirico su ciò che accade “live” nell’applicativo.

Nella modellazione del BPM quindi vi è la creazione di una rappresentazione visiva di un processo per comprenderne il flusso e identificare le aree di miglioramento. Il Process Mining, invece, utilizza i dati del processo per scoprire il comportamento effettivo del processo, le deviazioni e le inefficienze.

Questo consente un’analisi più approfondita e oggettiva che, se poi anche supportata da strumenti di BI o IA,  può identificare rapidamente pattern inefficienti e suggerire automaticamente le soluzioni migliori.

Per questo motivo quindi il process mining va considerato lo strumento per eccellenza per digitalizzare le risorse umane.

Il vantaggio dato dalla IA

Grazie all’impiego dell’intelligenza artificiale (IA), è possibile ottenere insight sull’utilizzo di una determinata tecnologia in modo estremamente rapido nel processo di digitalizzazione delle HR. L’IA è in grado di analizzare grandi quantità di dati provenienti dalle interazioni degli utenti con l’applicazione o il sistema aziendale, elaborando tali dati in modo efficiente per identificare pattern e tendenze significative.

Process mining e IA un’abbinata vincente

Riusciamo ad immaginare tutto questo cosa significhi in un percorso in cui si voglia valutare il comportamento dell’utente e le risposte in termini di valutazioni sulle hard skill rispetto alle soft skill?

È palese quindi che le survey, pur essendo ancora molto diffuse nel settore delle risorse umane, risultano un metodo superato. Questo non deriva tanto dal loro formato, quanto dalla loro intrinseca limitazione nell’esplorare aspetti profondi tramite un approccio, quello delle domande, troppo diretto con gli utenti, i quali, al giorno d’oggi, sono ormai avvezzi a forme di interazione e feedback implicite al loro percorso lavorativo, insite negli strumenti…decisamente più efficienti perché maggiormente contestualizzate.

Hard Skill Vs Soft Skill nel processo di formazione tramite il Business Game

Questo processo non solo consente di mappare chiaramente il comportamento degli utenti all’interno di un’applicazione. Questo approccio infatti offre anche la possibilità di valutare in maniera più oggettiva la loro capacità di adattamento.

Emergono cioè le valutazione delle effettive capacità e soft skills necessarie per interagire con il contenuto. l’IA apre nuove frontiere nell’interpretazione di queste prestazioni restituendo subito una cartina torna sole dell’effettiva sostenibilità di una determinata funzione.

Essenzialmente, si sviluppa una progressiva interazione con gli applicativi, sondandone i limiti di resilienza. Ciò comporta dosare con saggezza la difficoltà delle sfide proposte rispetto alla loro comprensibilità e chiarezza. Questo permette di bilanciare un equilibrio delicato per mantenere l’interesse e il coinvolgimento del dipendente. Individuare l’engagement balance per fare tutto questo può diversamente risultare complicato. Ecco invece che grazie a questo nuovo approccio viene fatto agilmente un passo avanti ad ogni nuovo ciclo di miglioramento.

Così facendo, si ottengono insight dettagliati sull’utilizzo effettivo della tecnologia da parte degli utenti. Tutto ciò arricchisce la comprensione delle loro competenze oltre la semplice interazione con l’interfaccia.

Bilanciamento dell'ingaggio per gli utenti ideale in un progetto di Gamification

La gamification per digitalizzare le risorse umane

Un aspetto cruciale da considerare è l’interfaccia di base e l’approccio iniziale desiderato verso il panel di utenti. Questo diventa particolarmente critico nelle grandi aziende, dove la popolazione degli utenti è vasta.  La frammentazione tra i dipartimenti e le specificità inoltre rende estremamente complesso il lavoro di modellazione dei processi.

In questo contesto, la gamification emerge come un elemento fondamentale, poiché consente di ottenere fin da subito una capacità induttiva. Un forza attrattiva minima necessaria per avviare il processo con successo.

In molte organizzazioni di dimensioni medio-grandi, le innovazioni rischiano di rimanere inattuate. Questo capita spesso a causa della mancanza di un consenso iniziale che ne dimostri la validità. La gamification emerge come soluzione chiave per stimolare l’interesse degli utenti sin dall’esordio, trasformando il processo in un’esperienza coinvolgente e motivando la loro partecipazione attiva.

Attraverso quindi l’impiego di meccanismi tipici del gioco, che generano elevato coinvolgimento e interazione, la gamification facilita l’interazione profonda degli utenti con le nuove tecnologie. Questo approccio consente di identificare con precisione i punti in cui gli utenti incontrano difficoltà di interazione e comprensione, ottimizzando l’efficacia degli strumenti proposti.

Questo approccio favorisce una base di adozione più ampia e rapida delle nuove tecnologie, consentendo all’organizzazione di valutare la sostenibilità e l’efficacia delle innovazioni proposte.

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Conclusioni

In conclusione, il Process Mining si rivela come un catalizzatore fondamentale per l’ottimizzazione dei processi aziendali nell’era dell’analisi dei dati e dell’automazione. Attraverso l’analisi dei log e l’impiego dell’intelligenza artificiale offre alle aziende la possibilità di acquisire una visione dettagliata. Vengono così compresi i comportamento degli utenti e di individuare inefficienze nei processi in modo rapido.

Un punto chiave che emerge è l’importanza dell’interfaccia di base e dell’approccio iniziale verso il panel di utenti.  In questo contesto, la gamification si rivela essere un elemento cruciale, consentendo di coinvolgere gli utenti fin dall’inizio. Questa è la condizione necessaria per ottenere quella minima adesione utile per avviare con successo il processo di ottimizzazione.

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