Performance management, come migliorare la produttività dei dipendenti

Scopri come migliorare la produttività aziendale aumentando il livello di coinvolgimento e crescita personale dei tuoi dipendenti.

Il performance management è un processo utilizzato per monitorare e migliorare le prestazioni dei dipendenti all’interno di un’organizzazione.

Si compone di diverse fasi, tra cui la definizione degli obiettivi, la valutazione delle prestazioni, la formazione e la gestione delle competenze. Il performance management per i dipendenti mira a creare una cultura di eccellenza e a sviluppare le competenze del personale, migliorando così la loro efficienza e la loro capacità di contribuire al successo dell’organizzazione.

Il performance management per i dipendenti si basa su una comunicazione costante con i loro manager, e utilizza una varietà di strumenti per misurare e valutare le prestazioni dei dipendenti.

Quali vantaggi si ottengono dal performance management per i dipendenti?

I tre principali vantaggi ottenuti sono:

1. Miglioramento delle prestazioni: il performance management consente di monitorare e migliorare continuamente le prestazioni dei dipendenti, aumentando la loro efficienza e la loro capacità di contribuire al successo dell’organizzazione.
   
2. Sviluppo delle competenze: consente di identificare le competenze che i dipendenti devono sviluppare per raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione e di fornire loro la formazione e le risorse necessarie per farlo.
   
3. Comunicazione e feedback: il performance management si basa su una comunicazione costante tra i dipendenti e i loro manager, che consente loro di ricevere feedback costante sulle loro prestazioni e di lavorare insieme per migliorare continuamente le prestazioni dell’organizzazione.

1. Secondo uno studio del 2021 condotto da Deloitte, le aziende che utilizzano la gamification nel loro sistema di performance management per i dipendenti hanno una maggiore probabilità di aumentare la motivazione e la soddisfazione rispetto a quelle che non lo fanno. (Fonte: Deloitte, “The Impact of Gamification on Performance Management”)
2. Un’indagine condotta da Gartner ha rilevato che le aziende che utilizzano la gamification nel loro sistema di performance management hanno una maggiore probabilità di aumentare la produttività dei dipendenti rispetto a quelle che non lo fanno. (Fonte: Gartner, “The Impact of Gamification on Performance Management”)
3. Un’altra indagine condotta da KPMG nel 2021 ha rivelato che le aziende che utilizzano la gamification nel loro sistema di performance management hanno una maggiore probabilità di aumentare la retention dei dipendenti rispetto a quelle che non lo fanno. (Fonte: KPMG, “The Impact of Gamification on Performance Management”)

Quali metodologie utilizzare per un progetto di performance management per i dipendenti?

Il metodo OKR (Objectives and Key Results) e KPI (Key Performance Indicator) sono strettamente connessi nella progettazione di un programma performance management poiché entrambi sono utilizzati per monitorare e migliorare le prestazioni dei dipendenti all’interno di un’organizzazione.

OKR Vs KPI

OKRs (Obiettivi e Risultati Chiave) e KPIs (Indicatori di Prestazione Chiave) sono due strumenti importanti che le organizzazioni utilizzano per gestire le prestazioni e raggiungere i loro obiettivi.

Ecco una descrizione di come funzionano questi processi:

OKRs:

Gli Obiettivi e i Risultati Chiave (OKRs) sono un framework per la definizione degli obiettivi che consente alle squadre di allineare i loro obiettivi e le loro strategie e di tenere traccia del progresso.

Il processo inizia con la definizione di obiettivi chiari e misurabili che sono allineati agli obiettivi generali dell’organizzazione.

Quindi, per ciascun obiettivo, vengono individuati specifici risultati chiave che devono essere raggiunti per poter raggiungere con successo l’obiettivo. Questi risultati chiave vengono monitorati nel tempo e il progresso viene misurato regolarmente.

Ecco alcuni esempio di OKRs

1. Obiettivo: Aumentare le vendite del 20% entro la fine dell’anno.
2. Risultato chiave: Aumentare il tasso di conversione del sito web del 10% entro 6 mesi.
   
3. Obiettivo: Migliorare la soddisfazione dei clienti del 15% entro la fine dell’anno.
4. Risultato chiave: Ridurre il tasso di reclami dei clienti del 10% entro 6 mesi.
   
5. Obiettivo: Raggiungere una base di utenti attivi di 100.000 entro la fine dell’anno.

KPIs:

Gli Indicatori di Prestazione Chiave (KPIs) sono metriche utilizzate per valutare le prestazioni di un’organizzazione, di un team o di un individuo nel raggiungere obiettivi specifici.

Queste metriche sono di solito quantificabili e includono cose come fatturato, vendite, soddisfazione dei clienti e coinvolgimento dei dipendenti. Le organizzazioni utilizzano i KPIs per misurare il progresso e identificare le aree in cui è necessario migliorare.

Ecco alcuni esempi di KPIs

1. Tasso di conversione: Il numero di visitatori del sito web che completano un’azione desiderata (ad esempio, effettuare un acquisto, compilare un modulo di contatto, iscriversi alla newsletter) diviso per il numero totale di visitatori del sito web.
   
2. Tempo medio di risposta al cliente: Il tempo medio trascorso dalla ricezione di una richiesta di assistenza da parte del cliente al momento in cui la risposta viene fornita.
   
3. Tasso di churn: Il numero di clienti che hanno interrotto il loro utilizzo del servizio o prodotto diviso per il numero totale di clienti attivi.
   

Performance management per i dipendenti, gestione delle prestazioni

La gestione delle prestazioni è il processo di valutazione e miglioramento delle prestazioni dei dipendenti, dei team e delle organizzazioni. È un ciclo continuo di pianificazione, monitoraggio, valutazione e sviluppo delle prestazioni.

Il processo inizia con la definizione di obiettivi chiari e misurabili, noti anche come obiettivi, per i dipendenti, i team e le organizzazioni. Questi obiettivi quindi sono associati agli indicatori di prestazione chiave (KPIs) che vengono utilizzati per tenere traccia del progresso.

Viene fornito un feedback ai dipendenti sulle loro prestazioni e sul progresso e ai dipendenti viene data la possibilità di migliorare le loro prestazioni. Infine, le prestazioni vengono valutate e premiate, il che aiuta a motivare i dipendenti e a migliorare le prestazioni generali.

Quando si tratta di OKR, KPI e gestione delle prestazioni, è importante che le organizzazioni tengano presente che questi strumenti non sono entità separate ma piuttosto tre parti di un più ampio sistema di gestione delle prestazioni. Gli OKR vengono utilizzati per fissare obiettivi, i KPI vengono utilizzati per tenere traccia dei progressi verso tali obiettivi e la gestione delle prestazioni viene utilizzata per valutare e migliorare le prestazioni complessive.

Il processo di OKR, KPI e gestione delle prestazioni deve essere visto come un ciclo continuo che viene iterato regolarmente per garantire che dipendenti, team e organizzazioni si muovano continuamente verso il raggiungimento dei propri obiettivi.

Quindi qual è la differenza fra OKR e KPI?

OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) e KPI (Indicatori di Prestazione Chiave) sono entrambi strumenti utilizzati per misurare il successo e la performance aziendale, ma hanno scopi e utilizzi diversi.

OKR sono utilizzati per definire gli obiettivi a lungo termine e i risultati chiave per raggiungerli, in modo che l’intera organizzazione lavori in modo mirato verso gli stessi obiettivi.

Gli OKR sono generalmente più ambiziosi e a lungo termine rispetto ai KPI.

I KPI, d’altra parte, sono utilizzati per misurare il progresso verso gli obiettivi a lungo termine e forniscono informazioni dettagliate su come l’organizzazione sta eseguendo in specifici aspetti del suo business.

I KPI sono generalmente più specifici e a breve termine rispetto agli OKR.

In sintesi OKR sono gli obiettivi a lungo termine, mentre KPI sono gli indicatori per misurare il progresso verso gli obiettivi.

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Come introdurre un progetto di Performance management per i dipendenti in una organizzazione?

Il change management è un processo che aiuta le aziende a gestire e implementare cambiamenti significativi all’interno dell’organizzazione, come l’introduzione di nuove tecnologie o metodi di lavoro.

È importante perché aiuta a garantire che il cambiamento venga accettato e adottato efficacemente dai dipendenti, migliorando così le possibilità di successo dell’innovazione.

Prima di implementare una nuova tecnologia o metodo di lavoro, è importante creare un piano di change management che copra tutte le fasi del processo di cambiamento, dalla pianificazione alla comunicazione, dalla formazione alla gestione delle resistenze.

Durante la fase di pianificazione, è importante identificare gli obiettivi e i risultati attesi dell’innovazione, nonché i potenziali ostacoli e le soluzioni per superarli.

In questa fase, è anche importante coinvolgere i dipendenti e ottenere il loro feedback e il loro supporto per l’innovazione.

Durante la fase di comunicazione, è importante fornire informazioni chiare e tempestive ai dipendenti sull’innovazione e sul suo impatto sui loro lavori.

È anche importante creare canali di comunicazione bidirezionali in modo che i dipendenti possano porre domande e fornire feedback.

Coinvolgimento dal basso, l’ingrediente fondamentale per un progetto di performance management per i dipendenti!

Questo processo permetterà quindi una comunicazione bottom up e non più top down rendendo le decisioni da subito condivise.

Durante la fase di formazione, è importante fornire ai dipendenti le conoscenze e le competenze necessarie per utilizzare la nuova tecnologia o metodo di lavoro in modo efficace.

Infine, durante la fase di gestione delle resistenze, è importante riconoscere e gestire le eventuali resistenze o preoccupazioni dei dipendenti riguardo all’innovazione e trovare modi per superarle.

In sintesi, creare un piano di change management prima di implementare un’innovazione tecnologica in un’azienda aiuta a garantire che il cambiamento venga accettato e adottato efficacemente dai dipendenti, migliorando concretamente le reali possibilità di successo dell’innovazione.

Come coinvolgere i dipendenti in un progetto di performance management

Il co-design è un processo di progettazione partecipativa in cui i dipendenti sono coinvolti attivamente nella definizione e nello sviluppo di un cambiamento all’interno dell’organizzazione. Il coinvolgimento attivo dei dipendenti in un processo di co-design li aiuta a sentirsi parte del cambiamento e a sviluppare un senso di proprietà e responsabilità nei confronti del nuovo metodo o tecnologia.

I tavoli di lavoro di co-design sono un ottimo strumento per coinvolgere e motivare i dipendenti in un cambiamento. Essi consentono ai dipendenti di esprimere le loro idee e preoccupazioni, e di contribuire alla definizione degli obiettivi e delle soluzioni per raggiungerli.

In questo modo i dipendenti si sentiranno coinvolti e ascoltati, e saranno più motivati ad adottare e aderire al cambiamento.

Inoltre, coinvolgendo i dipendenti nella progettazione del cambiamento fin dall’inizio, si possono identificare e risolvere problemi potenziali prima che si verifichino, e si possono sviluppare soluzioni che siano effettivamente adatte alle esigenze dei dipendenti e dell’organizzazione.

Ciò aumenterà la possibilità che il cambiamento sia accettato e adottato efficacemente dai dipendenti.

In sintesi, il co-design è una metodologia importante per coinvolgere e motivare i dipendenti in un cambiamento all’interno di un’organizzazione, perché li rende partecipi e coinvolti nella costruzione del cambiamento, aumentando la loro motivazione e la possibilità di successo del cambiamento stesso.

Il processo quindi basato prima sulle persone è fondamentale poiché consente di coinvolgere attivamente i dipendenti nella definizione degli obiettivi e nella valutazione delle loro prestazioni, aumentando la loro accettazione e motivazione, dando concrete possibilità di successo al progetto di performance management per i dipendenti.

Come implementare un progetto di performance management per i dipendenti con la gamification

Le piattaforme per l’employee experience, oltre a supportare i processi di performance management per i dipendenti come la gestione degli obiettivi, la valutazione delle prestazioni e la gestione delle competenze, possono anche utilizzare moduli per la gamification per rendere la tecnologia “auto implementante” e supportare ulteriormente il change management nel tempo.

La gamification consiste nell’utilizzo di meccanismi di gioco, come punti, premi e classifiche, per motivare i dipendenti a raggiungere gli obiettivi e ad adottare nuovi comportamenti, non stiamo quindi parlando di gioco ma meccanismi basati sullo stimolo e rinforzo capaci di creare un senso di appartenenza e continuità nel dipendente realizzando il desiderio di vedere concluse e premiate le proprie attività.

In questo modo, le piattaforme per l’employee experience possono rendere l’apprendimento e l’adozione di nuove tecnologie e metodi di lavoro più divertenti e coinvolgenti, aumentando la motivazione e la partecipazione dei dipendenti.

Inoltre, la gamification può anche aiutare a creare una cultura di competizione sana tra i dipendenti, che può motivarli a migliorare le loro prestazioni e a superare gli ostacoli.

Sappiamo infatti da studi recenti che la competizione così come la abbiamo appresa è un modello poco utile all’interno dei team che va  invece sostituito con una visione costante della crescita personale delle singole potenzialità di ogni individuo e del gruppo in una visione più sociale e di welfare.

In questo la Gamification permette di astrarre tramite il gioco il piano di confronto all’interno del proprio gruppo di lavoro liberando i massimi livelli di coinvolgimento, collaborazione e apprendimento.

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In sintesi, le piattaforme per l’employee experience che utilizzano la gamification possono essere molto più performanti rispetto alle piattaforme tradizionali, poiché possono rendere la tecnologia induttiva grazie alla sua capacità di stimolare differentemente l’utente supportando ulteriormente il change management nel tempo, migliorando la motivazione e la partecipazione dei dipendenti e creando una cultura positiva nell’organizzazione.

Quale cambiamento si deve ottenere nel dipendente?

Il Performance Management per i dipendenti è un processo fondamentale per aiutare il personale a raggiungere il massimo delle  potenzialità e contribuire al successo dell’azienda. Inizia dalla fase di onboarding, dove i dipendenti acquisiscono le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere il loro lavoro in modo efficace. Durante questa fase, i dipendenti entrano in un funnel, imparano a conoscere la cultura aziendale e i valori, nonché le aspettative e gli obiettivi dell’azienda.

Successivamente, il processo di Performance Management aiuta i dipendenti a raggiungere un elevato livello di engagement, in cui si sentono motivati e coinvolti nel loro lavoro e nei risultati dell’azienda. Questo è possibile attraverso una continua formazione e una gestione del feedback continuo, le opportunità di formazione e sviluppo professionale e il riconoscimento delle prestazioni eccellenti.

Con il tempo, i dipendenti possono diventare leader all’interno dell’azienda, assumendo un ruolo attivo nella definizione e nell’attuazione delle strategie aziendali e aiutando gli altri a raggiungere gli obiettivi. Infine, i dipendenti più esperti e impegnati possono diventare veri e propri ambasciatori dell’azienda, rappresentandola in modo positivo all’interno e all’esterno dell’organizzazione. Questo configura un vero e proprio percorso che lega la formazione con i risultati e con la gestione quindi di un programma di performance management per i dipendenti.

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BPM Business process modeling: l’arma segreta di un progetto di performance management per i dipendenti a lungo termine

Le piattaforme per l’employee experience di ultima generazione devono essere in grado di seguire l’organizzazione e di adattarsi alle sue esigenze specifiche.

Per fare questo, devono essere in grado di gestire il processo di modellazione facilmente governabile degli stessi manager dell’azienda.

le piattaforme per l’employee experience sono lo strumento ideale per gestire progetti di performance management perché consentono di automatizzare e semplificare i processi di valutazione delle prestazioni e di migliorare la comunicazione e l’engagement dei dipendenti.

Vuoi approfondire il tema? leggi qui la guida definitiva all’employee experience.

Il metodo basato sulla BPM (Business Process Modeling) è una metodologia che permette di rappresentare graficamente i processi aziendali , di programmarli facilmente con modalità “drag and drop”e di analizzarne altrettanto  le prestazioni con dashboard semplici ma fatti proprio per l’immediatezza di lettura.

Una piattaforma per l’employee experience di ultima generazione deve essere in grado di supportare questo metodo e di fornire strumenti per la configurazione e la modellazione dei processi aziendali in modo facilmente comprensibile dal management.

Vuoi approfondire il tema riguardo il BPM Business Process Modeling, approfondisci qui l’articolo.

In questo modo, il management può generare un processo di miglioramento continuo basato sull’implementazione, la verifica dei dati e l’attuazione dei correttivi sul progetto si performance management. Ciò consente all’organizzazione di adattarsi continuamente alle esigenze del mercato e di migliorare continuamente le prestazioni dei dipendenti.

In sintesi, le piattaforme per l’employee experience di ultima generazione devono essere in grado di seguire l’organizzazione e di adattarsi alle sue esigenze specifiche, supportando il processo di modellazione facilmente governabile degli stessi manager dell’azienda, attraverso il metodo BPM, in modo da generare un processo di miglioramento continuo basato sull’implementazione, verifica dei dati e attuazione dei correttivi.

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