Cosa si intende per produttività dei dipendenti, quali metodologie e metriche impiegare? Come misurare la produttività e come migliorarla?

Come migliorare la produttività dei dipendenti?

La produttività dei dipendenti si riferisce alla quantità di lavoro che un dipendente svolge rispetto al tempo che gli viene dedicato. Può essere misurata e migliorata in termini di output per ora, giorno o settimana, o in termini di profitto generato rispetto al salario del dipendente.

Produttività dei dipendenti, come misurarla con i KPI indicatori di prestazione, metriche e metodi per misurare la produttività aziendale

la produttività del lavoro quindi si traduce in una metrica che misura l’efficienza con cui vengono generati beni o servizi utilizzando un determinato volume di risorse in un certo periodo di tempo.

Se puoi misurarlo puoi migliorarlo

Può essere calcolato come un rapporto tra output e input, tenendo conto del tempo e delle risorse utilizzate. In altre parole, più è alto il numero di risultati ottenuti in un breve periodo di tempo e con poche risorse, maggiore è la produttività di un individuo.

Come migliorare dunque la produttività dei dipendenti?

Esploriamo come calcolare la produttività in un’organizzazione a vari livelli, includendo dipendenti, reparti e l’azienda nel suo complesso.

Vediamo ora come vengono esposte diverse formule e metodologie per misurare la produttività in vari contesti, considerando sia la quantità che la qualità del lavoro svolto. Queste tecniche sono cruciali per comprendere e ottimizzare l’efficienza e l’efficacia di un’organizzazione. Ecco una sintesi dettagliata delle metodologie e delle formule:

Calcolo della Produttività dei Dipendenti

  • Formula Base: Output totale / Input totale.
    • Esempio: Produttività = $80.000 (output) / 1500 ore (input) = $53/ora.

Calcolo della Produttività per Settore

  • Settori Specifici: Adatta la formula in base al lavoro svolto e all’unità di servizio (UOS) specifica.

Benchmark e Obiettivi

  • Stabilire Parametri: Personalizza i benchmark di produttività in base al settore e all’attività.

Fattori Industriali

  • Esempi:
    • Vendite: Numero di nuovi conti, chiamate effettuate, volume di vendite.
    • Servizi: Numero di attività o clienti serviti.
    • Produzione: Produzione richiesta per ora-lavoro per prodotto.

Misurare l’Efficienza

  • Qualità vs Quantità: Efficienza = (Ore di lavoro standard / Tempo effettivamente lavorato) x 100.

Reporting Longitudinale

  • Trend a Lungo Termine: Analisi periodica della produttività e dell’efficienza dei dipendenti.

Calcolo della Produttività dell’Azienda

  1. Produttività dei Fattori Parziali: Produzione totale / Singolo input.
    • Esempio: Produttività = $15.000 (output) / $8.000 (input) = 1,8.
  2. Produttività Multifattoriale: Output totali / Sottoinsieme di input.
  3. Produttività dei Fattori Totali: Output / (Lavoro + Capitale + Materiali, ecc.).

Considerazioni Aggiuntive

  • Indice di Produttività: Rapporto tra produttività in un periodo e quella di base.
  • Valore Aggiunto: Prezzo pagato dal cliente – Costo delle materie prime.
  • Utilizzo: (Minuti lavorativi effettivi / Minuti totali disponibili) x 100.

Calcolo della Produttività da Software

  • Confronto Pre e Post Implementazione: Analisi dei parametri prima e dopo l’introduzione del software.
  • Valore in Termini di Tempo dei Dipendenti: Tempo risparmiato grazie all’uso del software.
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La produttività del lavoro non si limita solo alle prestazioni dei dipendenti, ma comprende anche l’efficienza nell’utilizzo delle attrezzature e dei macchinari. Questo vale anche per l’ottimizzazione dei metodi e dei processi lavorativi.

Una gestione efficiente è essenziale per ottenere un alto livello di produttività. Tuttavia, l’enfasi non dovrebbe essere solo sui dipendenti, ma anche sull’utilizzo ottimale delle risorse, sia materiali che immateriali, come le ore lavorative.

Il primo passo per migliorare la produttività dei dipendenti è sbloccare la tipica resistenza al cambiamento delle organizzazioni

Qualsiasi cambiamento o innovazione però è un rischio. Il cervello umano ha un meccanismo di evitamento tipico quando si tratta di innovazione, che si basa sulla naturale tendenza del cervello a evitare il cambiamento e la novità.

L’introduzione di nuove tecnologie in un’azienda deve essere preceduta da un efficace processo di change management. Questo passaggio è cruciale per preparare le persone e la cultura aziendale all’accoglienza dell’innovazione.

Senza un’adeguata gestione del cambiamento, gli impiegati potrebbero non comprendere o accettare le nuove tecnologie, rendendo l’innovazione meno efficace o addirittura fallimentare. Il change management aiuta a garantire che l’innovazione sia non solo implementata, ma anche condivisa, capita e integrata nell’ambiente di lavoro, massimizzando così il suo impatto positivo e il ritorno sull’investimento.

Enterprise Gamification Produttività Aziendale

La Gamification, un metodo induttivo per coinvolgere attivamente ogni individuo del team

Su questo fronte ci possono venire in aiuto diverse metodologie per approcciare il cambiamento nelle organizzazioni, sicuramente fra queste prima su tutte la Gamification.

La gamification, o ludicizzazione, è l’applicazione di elementi e tecniche tipiche del gioco in contesti non ludici, come il business o l’educazione. È un ottimo strumento per facilitare il change management in un’organizzazione. Le motivazioni sono molteplici:

  1. Incremento dell’Impegno: La gamification può aumentare l’interesse e l’impegno dei dipendenti nel processo di cambiamento.
  2. Apprendimento Facilitato: Il gioco rende l’apprendimento più interattivo e coinvolgente, aiutando i dipendenti a comprendere e adattarsi meglio alle nuove tecnologie o processi.
  3. Feedback Immediato: I giochi forniscono feedback in tempo reale, consentendo ai dipendenti di valutare e correggere il proprio approccio.
  4. Rafforzamento della Collaborazione: I giochi spesso incoraggiano il lavoro di squadra e la collaborazione, elementi chiave per una gestione efficace del cambiamento.
  5. Riduzione della Resistenza al Cambiamento: La gamification può rendere il cambiamento meno intimidatorio e più accettabile, riducendo la resistenza dei dipendenti.

In sostanza, la gamification può trasformare il processo di change management in un’esperienza più positiva e coinvolgente, aumentando le probabilità di successo dell’innovazione aziendale.

L’Enterprise Gamification è invece l’utilizzo delle meccaniche e medesime logiche derivate dal gioco ma rappresentate in modo più aziendale, non vengono cioè necessariamente percepite come gioco vero e proprio ma i meccanismi psicologici  e motivazionali che attivano sono i medesimi.

Il cervello umano è programmato per cercare la sicurezza e la stabilità, e quindi tende a evitare le situazioni nuove e incerte. Questo puòcreare problemi nel migliorare la produttività dei dipendenti.

Questo può portare a una resistenza al cambiamento e alle innovazioni di un progetto nonché l’utilizzo di nuove tecnologie, anche se queste potrebbero avere un impatto rilevante per la produttività.

Il lavoro da fare quindi è molto, le organizzazioni prima di qualsiasi innovazione devono essere preparate nell’elemento più suscettibile al cambiamento, l’essere umano.

Human emotional reaction in Gamification design CRM process

Quali sono i principali vantaggi dati dalla gestione della produttività dei dipendenti?

Questi i vantaggi immediati nel migliorare la produttività dei dipendenti:
  1. Aumento dell’output: una maggiore produttività dei dipendenti significa che l’azienda può produrre più beni o servizi con lo stesso numero di dipendenti o con lo stesso budget.
  2. Riduzione dei costi: un aumento della produttività dei dipendenti può portare ad una riduzione dei costi perché ci sono meno risorse necessarie per produrre lo stesso output.
  3. Miglioramento della qualità: una maggiore produttività dei dipendenti può anche portare ad un miglioramento della qualità del lavoro, poiché i dipendenti hanno più tempo per concentrarsi su singoli compiti e perfezionare le loro abilità.
  4. Maggiore soddisfazione dei dipendenti: un ambiente di lavoro in cui la produttività è valorizzata e incentivata può portare ad una maggiore soddisfazione dei dipendenti, che si sentiranno più motivati e appagati.
  5. Competitività sul mercato: un’azienda con un alto livello di produttività dei dipendenti è più competitiva sul mercato, poiché può offrire beni o servizi di qualità superiore a prezzi più bassi rispetto ai concorrenti.
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I concetti base per migliorare la produttività dei dipendenti

Il primo concetto per misurare la produttività dei dipendenti è il rapporto tra output e input. L’output può essere definito come la quantità di beni o servizi prodotti da un dipendente, un team o un’azienda in un determinato periodo di tempo. Gli input, d’altra parte, sono le risorse utilizzate per produrre l’output, come il tempo, le materie prime o il denaro. Il rapporto tra l’output e gli input può essere utilizzato per misurare l’efficienza con cui un dipendente, un team o un’azienda utilizzano le risorse a loro disposizione.

È fondamentale definire chiaramente obiettivi e metriche di misurazione

Il secondo concetto per misurare la produttività dei dipendenti è il tempo utilizzato per completare un compito o un progetto. Questo concetto si concentra sulla quantità di tempo necessaria per completare un compito o un progetto rispetto alla quantità di tempo che è stato effettivamente utilizzato.

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Ad esempio, se un compito dovrebbe essere completato in 8 ore ma ci vogliono 12 ore per completarlo, allora il livello di produttività sarebbe inferiore rispetto al previsto. Questo concetto è utile per identificare gli ostacoli che possono rallentare il processo di lavoro e per individuare le opportunità per migliorare l’efficienza.

Il concetto è oltremodo concreto, inoltre per dare evidenza della necessità di stimare tutti gli elementi di una misurazione rispetto ai risultati attesi. Questo concetto è definito proprio nei termini del performance management come “ESTIMATE”.

I programmi di performance management infatti sono uno strumento che può risultare decisivo per migliorare la produttività dei dipendenti.

Vuoi scoprire come legare la formazione con la produttività e infine al performance management? Ascolta qui il Podcast di Federico Fantaconte sulle piattaforme di Gamification, micro-learning, performance management per aumentare la produttività👇👇👇

Quali metodologie e metriche esistono per misurare e migliorare la produttività dei dipendenti?

I metodi di misurazione della produttività dei dipendenti basati su OKR (Obiettivi e Key Results) e KPI (Key Performance Indicator) si relazionano ai due concetti sopra espressi in quanto entrambi utilizzano una combinazione di output e input per misurare l’efficienza e l’efficacia del lavoro dei dipendenti.

OKR si basa sull’impostazione di obiettivi specifici e misurabili per i dipendenti, team o l’intera azienda, e sulla valutazione dei risultati ottenuti rispetto a questi obiettivi. Ciò consente di misurare l’output generato dai dipendenti e di valutare l’efficacia delle risorse utilizzate per raggiungere questi obiettivi.

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Cosa sono quindi esattamente gli OKR?

OKR sta per “Obiettivi e Risultati Chiave” (in inglese, Objectives and Key Results). È un framework di gestione dell’obiettivo che è stato reso popolare da Andy Grove, l’ex CEO di Intel, e successivamente adottato da molte altre aziende, inclusi giganti come Google e Spotify.

La filosofia dietro gli OKR è piuttosto semplice: definisci chiaramente gli obiettivi che desideri raggiungere e identifica le metriche chiave che dimostreranno il successo nel raggiungere quegli obiettivi.

Ecco alcuni punti chiave del framework di Andy Grove per la definizione degli OKR:

  1. Chiarire l’obiettivo principale: Grove avrebbe probabilmente iniziato delineando l’obiettivo principale che l’azienda o il team devono raggiungere. Questo obiettivo dovrebbe essere ambizioso ma raggiungibile e dovrebbe ispirare il team a lavorare insieme verso un fine comune.
  2. Definire i risultati chiave: Una volta stabilito l’obiettivo, Grove avrebbe quindi identificato i risultati chiave che sono cruciali per il raggiungimento di tale obiettivo. Questi risultati chiave devono essere misurabili e specifici, in modo che tutti nel team sappiano esattamente cosa devono fare per contribuire al successo complessivo.
  3. Comunicazione e allineamento: Grove avrebbe poi comunicato chiaramente questi OKR a tutti i livelli dell’azienda, assicurandosi che tutti capissero il ruolo che giocano nel raggiungimento degli obiettivi. Questo processo di comunicazione e allineamento è fondamentale per assicurare che ogni membro del team sappia cosa è più importante e come possono contribuire al successo generale.
  4. Monitoraggio e aggiustamenti: Infine, Grove avrebbe implementato un sistema per monitorare costantemente il progresso verso gli OKR stabiliti e avrebbe fatto aggiustamenti se necessario. Questo potrebbe includere riunioni regolari per verificare lo stato dei risultati chiave e apportare modifiche alla strategia se necessario per garantire che l’obiettivo finale sia raggiunto.

In breve, gli OKR sono un modo per definire obiettivi chiari e misurabili e per garantire che tutti nell’azienda siano allineati nel lavorare insieme per raggiungerli.

Quali metodologie e metriche esistono per misurare e migliorare la produttività dei dipendenti?

I metodi di misurazione della produttività dei dipendenti basati su OKR (Obiettivi e Key Results) e KPI (Key Performance Indicator) si relazionano ai due concetti sopra espressi in quanto entrambi utilizzano una combinazione di output e input per misurare l’efficienza e l’efficacia del lavoro dei dipendenti.

KPI VS OKR

OKR si basa sull’impostazione di obiettivi specifici e misurabili per i dipendenti, team o l’intera azienda, e sulla valutazione dei risultati ottenuti rispetto a questi obiettivi. Ciò consente di misurare l’output generato dai dipendenti e di valutare l’efficacia delle risorse utilizzate per raggiungere questi obiettivi.

KPI-Progetto-produttivita-dipendenti-gamification

KPI, d’altra parte, si concentra sulla misurazione di determinate metriche chiave che sono considerate importanti per il successo aziendale. Questi possono includere la qualità del lavoro, il tasso di completamento dei progetti, il tasso di turnover dei dipendenti, etc. Ciò consente di misurare l’output generato dai dipendenti, così come l’utilizzo delle risorse e il tempo necessario per completare i compiti o i progetti.

Traccia la rotta con gli OKR, misurala con i KPI

In sintesi, OKR e KPI sono entrambi metodi di misurazione della produttività dei dipendenti che si basano su una combinazione di output e input per valutare l’efficienza e l’efficacia del lavoro dei dipendenti, ma si concentrano su aspetti leggermente diversi. OKR si concentra sull’impostazione e il raggiungimento di obiettivi specifici, mentre KPI si concentra sulla valutazione delle performance e miglioramento dei dipendenti attraverso metriche chiave.

OKR VS KPI, metodi e strumenti per un progetto di performance management di successo

L’Overall Labor Efficiency (OLE) è una metrica utilizzata per misurare l’efficienza del lavoro e la produttività dei dipendenti. L’OLE tiene conto dei fattori qualitativi e quantitativi del lavoro svolto dai dipendenti, come il numero di unità prodotte, il tasso di errore, il tasso di assenteismo, il tasso di turnover, il numero di clienti soddisfatti e il tasso di risposta del cliente.

I parametri base per la produttività, minor tempo impiegato per maggior volume di produzione

L’OLE può essere calcolato utilizzando una formula che combina diversi KPI (Key Performance Indicator) specifici per un’attività o un processo. Ad esempio, una formula comune per calcolare l’OLE può essere:

OLE = (Unità prodotte / Ore lavorate) x 100

Questa formula misura il numero di unità prodotte in relazione alle ore lavorate, fornendo un’indicazione dell’efficienza del lavoro.

OLE può essere utilizzato per monitorare l’efficienza del lavoro e la produttività dei dipendenti in un’ampia gamma di imprese, come le industrie manifatturiere, i servizi di trasporto, i servizi di call center e molte altre.

Il 77% dei progetti per la produttività dei dipendenti non sono in grado di definire gli obiettivi per difficoltà nell’estrapolare i dati

Tuttavia, è importante notare che l’OLE dovrebbe essere utilizzato in combinazione con altre metriche per avere una visione completa della produttività dei dipendenti. Inoltre, l’OLE non tiene conto di tutti i fattori che influiscono sulla produttività, come le condizioni ambientali di lavoro, la formazione e lo sviluppo dei dipendenti, e così via.

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Ma che differenza c’è fra produttività ed efficienza?

La produttività, l’efficienza e l’efficacia sono spesso usati come sinonimi, ma in realtà hanno significati profondamente diversi che non possono essere scambiati tra loro. Ad esempio, un dipendente può essere efficiente ma non molto produttivo, mentre un altro potrebbe non essere efficiente ma comunque efficace.

Tutto ciò è dovuto al fatto che questi concetti si basano su sottili differenze che devono essere prese in considerazione per comprendere sia il significato di questi termini che le loro implicazioni nelle risorse umane.

La produttività si riferisce a quanto bene un lavoratore riesce a fare in un determinato periodo di tempo. In altre parole, è come se ci fosse un’equazione in cui un parametro è correlato a un altro (tempo di esecuzione) dando un certo risultato.

L’efficienza, d’altra parte, indica quanto bene un lavoratore esegue determinate attività, questo esprime un concetto di qualità. Se un lavoratore è in grado di generare più risultati dalla stessa attività, allora sarà considerato più efficiente.

Infine, l’efficacia si distingue dagli altri due termini poiché, indipendentemente dal tempo e dalla quantità di azioni svolte, si concentra sul fare le attività appropriate. In altre parole, qui la qualità ha la priorità sulla quantità.

Questi concetti si basano su sottili differenze che devono essere prese in considerazione per comprendere come utilizzarli in modo appropriato e massimizzare il potenziale dei dipendenti nelle risorse umane in vista di programmazione di obiettivi a medio lungo termine, solo cosi si potrà realmente impattare nel miglioramento della produttività dei dipendenti.

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È la motivazione l’ingrediente di ogni progetto di successo!

Metodologie come OKR, KPI e OLE sono senz’altro metodologie utilissime per misurare, monitorare e migliorare la produttività dei dipendenti, ma queste non possono essere efficaci se non c’è prima una solida base di coinvolgimento e motivazione dei dipendenti.

Il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti sono fondamentali perché essi sono i principali attori nell’attività produttiva dell’azienda. Se i dipendenti non sono coinvolti e motivati, la loro produttività sarà probabilmente scarsa e a cascata non vi sarà alcun utilizzo né di metodi né di strumenti per implementare nuove strategie per l’aumento della produttività.

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Per coinvolgere e motivare i dipendenti, è importante creare un processo positivo di crescita in cui i dipendenti si sentono valorizzati e apprezzati. Questo può essere ottenuto attraverso una serie di processi formativi e di roleplay basati sulla gamification, in cui i dipendenti sono coinvolti ad apprendere nuove competenze e best practices con attività ludiche e competitive che li aiutano a sentirsi parte di un team, motivati e parte attiva del processo produttivo.

l’87% dei dipendenti non sono ingaggiati nei confronti della propria azienda

In sintesi, per ottenere una produttività ottimale dei dipendenti, è necessario partire dalla base di un corretto coinvolgimento e motivazione dei dipendenti, e una buona pratica per fare questo è lavorare con processi di preselezione prima e formativi poi basati sulla gamification, in questo modo si può ottenere una combinazione vincente tra divertimento, apprendimento e produttività.

Solo con una base cosi costruita si potrà puntare poi ad un processo di continuous improvement, per migliorare la produttività dei dipendenti.

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Il decalogo per migliorare la produttività dei dipendenti

  1. Definire chiaramente le aspettative e gli obiettivi: assicurati che i dipendenti sappiano esattamente cosa si aspetta da loro e come verranno valutati.
  2. Fornire feedback costante: fornisci feedback regolari sui progressi e sui miglioramenti necessari per aiutare i dipendenti a capire come possono migliorare la loro performance.
  3. Favorire la comunicazione aperta: incoraggia i dipendenti a condividere le loro idee e a discutere eventuali problemi in modo da poterli risolvere rapidamente.
  4. Fornire risorse e strumenti: assicurati che i dipendenti abbiano gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno per svolgere il loro lavoro in modo efficiente.
  5. Promuovere la formazione continua: investi in programmi di formazione e sviluppo per aiutare i dipendenti a migliorare le loro competenze e conoscenze.
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6  Incoraggiare la flessibilità: offri opzioni per lavorare da casa o in orari flessibili per aiutare i dipendenti a bilanciare meglio lavoro e vita privata.

7  Creare un ambiente di lavoro positivo: promuovi un ambiente di lavoro inclusivo e collaborativo in cui i dipendenti si sentano valorizzati e motivati.

8  Assegnare compiti significativi: assicurati che i dipendenti abbiano compiti significativi e sfidanti che li aiutino a sentirsi coinvolti e appagati dal loro lavoro.

9  Sviluppare una cultura di risultati: incoraggia i dipendenti a concentrarsi sui risultati e a misurare il loro successo in base ai risultati ottenuti.

10 Riconoscere e premiare i successi: premia e riconosci i dipendenti che hanno raggiunto i loro obiettivi e hanno contribuito al successo dell’azienda.

Questi dieci step possono garantire in modo ragionevole di migliorare la produttività dei dipendenti in un periodo medio breve se implementati correttamente.

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Il processo inizia con la definizione di obiettivi chiari e misurabili, noti anche come obiettivi, per i dipendenti, i team e le organizzazioni. Questi obiettivi quindi sono associati agli indicatori di prestazione chiave (KPIs) che vengono utilizzati per tenere traccia del progresso.

Viene fornito un feedback ai dipendenti sulle loro prestazioni e sul progresso e ai dipendenti viene data la possibilità di migliorare le loro prestazioni. Infine, le prestazioni vengono valutate e premiate, il che aiuta a motivare i dipendenti e a migliorare le prestazioni generali.

Quando si tratta di OKR, KPI e gestione delle prestazioni, è importante che le organizzazioni tengano presente che questi strumenti non sono entità separate ma piuttosto tre parti di un più ampio sistema di gestione delle prestazioni

Gli OKR vengono utilizzati per fissare obiettivi, i KPI vengono utilizzati per tenere traccia dei progressi verso tali obiettivi e la gestione delle prestazioni viene utilizzata per valutare e migliorare le prestazioni complessive.

Il processo di OKR, KPI e gestione delle prestazioni deve essere visto come un ciclo continuo che viene iterato regolarmente per garantire che dipendenti, team e organizzazioni si muovano continuamente verso il raggiungimento dei propri obiettivi.

Quindi qual è la differenza fra OKR e KPI?

OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) e KPI (Indicatori di Prestazione Chiave) sono entrambi strumenti utilizzati per misurare il successo e la performance aziendale, ma hanno scopi e utilizzi diversi.

OKR sono utilizzati per definire gli obiettivi a lungo termine e i risultati chiave per raggiungerli, in modo che l’intera organizzazione lavori in modo mirato verso gli stessi obiettivi.

Gli OKR sono generalmente più ambiziosi e a lungo termine rispetto ai KPI.

I KPI, d’altra parte, sono utilizzati per misurare il progresso verso gli obiettivi a lungo termine e forniscono informazioni dettagliate su come l’organizzazione sta eseguendo in specifici aspetti del suo business.

I KPI sono generalmente più specifici e a breve termine rispetto agli OKR.

In sintesi OKR sono gli obiettivi a lungo termine, mentre KPI sono gli indicatori per misurare il progresso verso gli obiettivi.

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Scopri qui come gestire gli OKR e i KPI: metodi e strumenti per un progetto di performance management di successo

Come introdurre un progetto per il miglioramento della produttività dei dipendenti? 

Il change management è un processo che aiuta le aziende a gestire e implementare cambiamenti significativi all’interno dell’organizzazione, come l’introduzione di nuove tecnologie o metodi di lavoro.

È importante perché aiuta a garantire che il cambiamento venga accettato e adottato efficacemente dai dipendenti, migliorando così le possibilità di successo dell’innovazione.

Prima di implementare una nuova tecnologia o metodo di lavoro, è importante creare un piano di change management che copra tutte le fasi del processo di cambiamento, dalla pianificazione alla comunicazione, dalla formazione alla gestione delle resistenze.

Utilizza il design thinking per coinvolgere da subito tutta l’azienda

Durante la fase di pianificazione, è importante identificare gli obiettivi e i risultati attesi del progetto dedicato alla produttività dei dipendenti, nonché i potenziali ostacoli e le soluzioni per superarli. È solamente grazie ad un chiaro obiettivo finale dettagliato in tutti i risultati desiderati che sarà possibile allineare tutta la forza lavoro al progetto e migliorare la produttività dei dipendenti.

In questa fase, è anche importante coinvolgere i dipendenti e ottenere il loro feedback e il loro supporto per l’innovazione.

Durante la fase di comunicazione, è importante fornire informazioni chiare e tempestive ai dipendenti sull’innovazione e sul suo impatto sul loro lavoro.

È anche importante creare canali di comunicazione bidirezionali in modo che i dipendenti possano porre domande e fornire feedback.

Questo processo permetterà quindi una comunicazione bottom up e non più top down rendendo le decisioni da subito condivise.

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Durante la fase di formazione, è importante fornire ai dipendenti le conoscenze e le competenze necessarie per utilizzare la nuova tecnologia o metodo di lavoro in modo efficace.

Infine, durante la fase di gestione delle resistenze, è importante riconoscere e gestire le eventuali resistenze o preoccupazioni dei dipendenti riguardo all’innovazione e trovare modi per superarle.

In sintesi, creare un piano di change management prima di implementare un progetto per l’aumento della produttività dei dipendenti in un’azienda aiuta a garantire che il cambiamento e i nuovi strumenti per implementarlo vengano accettati e adottati efficacemente dai dipendenti, migliorando concretamente le reali possibilità di successo, questa è la strada per migliorare la produttività dei dipendenti.

Guida Digitalizzazione Aziendale

Come coinvolgere i dipendenti in un progetto per l’aumento della produttività

Il co-design è un processo di progettazione partecipativa in cui i dipendenti sono coinvolti attivamente nella definizione e nello sviluppo di un cambiamento all’interno dell’organizzazione. Il coinvolgimento attivo dei dipendenti in un processo di co-design li aiuta a sentirsi parte del cambiamento e a sviluppare un senso di proprietà e responsabilità nei confronti del nuovo metodo o tecnologia.

I tavoli di lavoro di co-design sono un ottimo strumento per coinvolgere e motivare i dipendenti in un cambiamento. Essi consentono ai dipendenti di esprimere le loro idee e preoccupazioni, e di contribuire alla definizione degli obiettivi e delle soluzioni per raggiungerli.

In questo modo i dipendenti si sentiranno coinvolti e ascoltati, e saranno più motivati ad adottare e aderire al cambiamento.

Inoltre, coinvolgendo i dipendenti nella progettazione del cambiamento fin dall’inizio, si possono identificare e risolvere problemi potenziali prima che si verifichino, e si possono sviluppare soluzioni che siano effettivamente adatte alle esigenze dei dipendenti e dell’organizzazione.

Ciò aumenterà la possibilità che il cambiamento sia accettato e adottato efficacemente dai dipendenti.

In sintesi, il co-design è una metodologia importante per coinvolgere e motivare i dipendenti in un cambiamento all’interno di un’organizzazione, perché li rende partecipi e coinvolti nella costruzione del cambiamento, aumentando la loro motivazione e la possibilità di successo del cambiamento stesso.

Un cambio di mindset basato prima sulle persone è quindi fondamentale per un progetto di aumento della produttività poiché consente di coinvolgere attivamente i dipendenti nella definizione degli obiettivi e nella valutazione delle loro prestazioni, aumentando la loro accettazione e motivazione, dando concrete possibilità di migliorare la produttività dei dipendenti.

co-design-in-omnicanalità- project- con-la-gamification

Le piattaforme per l’employee experience, oltre a supportare i processi per l’aumento della produttività come la gestione degli obiettivi, la valutazione delle prestazioni e la gestione delle competenze, possono anche utilizzare moduli per la gamification per rendere la tecnologia “auto implementante” e supportare ulteriormente il change management nel tempo.

Gamification in Workspace per ingaggiare di dipendenti, gestire la people analytics

La gamification consiste nell’utilizzo di meccanismi di gioco, come punti, premi e classifiche, per motivare i dipendenti a raggiungere gli obiettivi e ad adottare nuovi comportamenti, non stiamo quindi parlando di gioco ma meccanismi basati sullo stimolo e rinforzo capaci di creare un senso di continuità nel dipendente realizzando il desiderio di vedere concluse e premiate le proprie attività.

Qui se ti interessa puoi trovare il link alla guida definitiva alla gamification per approfondire.

In questo modo, le piattaforme per l’employee experience possono rendere l’apprendimento e l’adozione di nuove tecnologie e metodi di lavoro più divertenti e coinvolgenti, aumentando la motivazione e la partecipazione dei dipendenti.

Le piattaforme per l’employee experience quindi sono il prodotto per eccellenza ideale per implementare progetti per l’aumento della produttività dei dipendenti.

Gamification e gestione reti di vendita: cosa succede

Inoltre, la gamification può anche aiutare a creare una cultura di competizione sana tra i dipendenti, che può motivarli a migliorare le loro prestazioni e a superare gli ostacoli.

Vuoi approfondire nel dettaglio come abbattere ogni barriera alle innovazioni con il  change management? Leggi qui la guida completa!

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I principi con cui costruire un progetto per l’aumento della produttività dei dipendenti

Gestione del tempo

  1. La tecnica del “to-do list”: consiste nell’elencare tutte le attività da svolgere in una giornata, settimana o mese e di lavorare attraverso l’elenco in modo ordinato, segnando le attività completate.
  2. La tecnica del “tempo di lavoro”: consiste nell’impostare un timer per ciascuna attività e lavorare per quel periodo di tempo prestabilito, quindi fare una pausa e ripetere il processo.
  3. La tecnica del “priorità”: consiste nell’elencare tutte le attività e di classificarle in base alla loro importanza e urgenza, quindi lavorare attraverso l’elenco in ordine di priorità.

Gestione degli sprint

La gestione degli sprint è una delle tecniche utilizzate nell’ambito del metodo Agile per gestire i progetti. Uno sprint è un periodo di tempo (solitamente di 2-4 settimane) durante il quale un team lavora per completare un insieme specifico di funzionalità del prodotto. All’inizio di ogni sprint, il team pianifica le attività da completare durante il periodo e alla fine dello sprint, valuta i progressi e si prepara per il prossimo sprint. Questo processo ripetitivo consente al team di adattarsi ai cambiamenti e di consegnare il prodotto incrementale in modo rapido e continuo.

Gestione delle attività

Dare priorità alle attività in base alla loro importanza è importante in ambito produttività perché consente di concentrare le energie e i sforzi su quelle attività che hanno il maggiore impatto sui risultati. Ciò significa che le attività più importanti vengono completate prima e con maggiore efficienza, il che può portare a un aumento della produttività e dei risultati finali. Inoltre, concentrarsi prima sulle attività più importanti consente di evitare di essere distratti da attività meno importanti che potrebbero non avere un impatto significativo sui risultati. Questo a sua volta, permette di gestire meglio il proprio tempo e di evitare di sprecare energie su attività che non portano valore.

Applica la legge di Pareto

La regola di Pareto 80/20, nota anche come principio di Pareto, sostiene che l’80% degli effetti proviene dal 20% delle cause. In ambito produttività, questo significa che spesso solo una piccola parte delle attività che svolgiamo produce la maggior parte dei risultati.

Il principio di Pareto può essere utilizzato per identificare e concentrarsi sulle attività più importanti che producono i maggiori risultati. Questo approccio punta diretto ad ottimizzare la produttività. Ciò può essere fatto attraverso la creazione di un elenco di attività e la valutazione dell’impatto che ognuna di esse ha sui risultati. Poi una volta comprese le priorità ci si potrà concentrare su quelle che hanno il maggiore impatto.

Il metodo Kanban è un sistema di gestione della produzione e del flusso di lavoro che mira ad aumentare l’efficienza e la flessibilità dei processi aziendali.

Utilizza un sistema visuale per gestire il flusso di lavoro e limitare il numero di elementi in lavorazione, al fine di evitare il sovraccarico di lavoro e migliorare la qualità del prodotto finale.

È quindi caratterizzato dall’utilizzo di una lavagna di avanzamento lavori segnata da post che definiscono le singole task nei diversi fasi di avanzamento (da fare, in lavorazione, fatto). È spesso utilizzato in ambienti di produzione e sviluppo software.

Bilanciare l’uso della tecnologia

Evitare l’ovedose tecnologica. La tecnologia può essere un utile strumento per aumentare la produttività dei dipendenti. L’adoption tecnologica viene infatti indotta dalla maggiore efficienza, dando la possibilità di svolgere le attività in modo più rapido e preciso.

In questo le piattaforme per l’employee experience possono risultare ideali divenendo un’unica interfaccia. Con una unica APP  questi strumenti sono capaci di organizzare il journey del dipendente in modo univoco e più efficace.

Tuttavia, se non viene utilizzata in modo appropriato, la tecnologia può diventare un fardello per i dipendenti. I continui reminder, notifiche e distrazioni potrebbero invece che aumentare la qualità ed efficienza del lavoro minarla e causare una diminuzione della produttività.

I software e applicazioni utilizzate mediamente nella giornata lavorativa da un dipendente sono 8,4

Fonte: Salesforce

Inoltre, la tecnologia deve essere utilizzata in modo da supportare e facilitare il lavoro dei dipendenti. Spesso invece viene usata come mezzo per aumentare le aspettative su di loro. I dipendenti devono avere il controllo sull’utilizzo della tecnologia e non essere costretti ad adattarsi alle esigenze della tecnologia stessa. Questo significa che i dipendenti devono avere una formazione adeguata e supporto per l’utilizzo della tecnologia. Questo farà in modo che possano utilizzarla in modo efficace e senza stress.

Coinvolgere i dipendenti guida definitiva alla Employee Experience

Le piattaforme per l’employee experience, già di per sé, rappresentano quindi una soluzione ideale per l’organizzazione della forza lavoro.

Tuttavia, le piattaforme che utilizzano la gamification possono essere ancora più performanti rispetto alle piattaforme tradizionali. Ciò perché la gamification è in grado di rendere la tecnologia ancora più induttiva, grazie alla sua capacità di stimolare l’utente in modi diversi.

Questo può supportare ulteriormente il change management nel tempo, migliorando la motivazione e la partecipazione dei dipendenti,  creando una cultura positiva nell’organizzazione. Inoltre, l’utilizzo della gamification può eliminare ogni rischio di rifiuto o blocco nei confronti dell’innovazione, promuovendo così un ambiente di lavoro più collaborativo e coinvolgente.

Employee engagement e people analytics, coinvolgimento dei dipendenti

La chiave del successo, cambiare mindset!

Per aumentare la produttività dei dipendenti, è necessario quindi prima un percorso di change management. Questo Inizia già dalla fase di onboarding dove i dipendenti acquisiscono le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere il loro lavoro in modo efficace,  ambientandosi all’interno della cultura e dei valori dell’azienda.

Un buon progetto per aumentare la produttività aiuta i dipendenti a raggiungere un elevato livello di engagement attraverso il feedback continuo. A questo vanno aggiunte le opportunità di formazione e sviluppo professionale e il riconoscimento delle prestazioni eccellenti.

Con il tempo, affinando in modo sistematico il change management e profondendo la cultura aziendale ,i dipendenti potranno diventare  opinion-leader all’interno dell’azienda. I dipendenti così assumeranno un ruolo attivo nella definizione e nell’attuazione delle strategie per aumentare la produttività e aiutando gli altri a raggiungere gli obiettivi.

Infine come ultimo livello più avanzato, i dipendenti più esperti e motivati possono diventare ambasciatori dell’azienda. Potranno così rappresentare l’azienda in modo positivo all’interno e all’esterno dell’organizzazione e trasferendo le baest practice o affiancando percorsi specifici di formazione.

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