Come motivare i dipendenti nel processo di Change Management con la Gamification

Come la gamification può contribuire al processo di Change Management.

Come motivare i dipendenti nel processo di Change Management con la gamification? Il Change Management è diventato un percorso obbligato ormai per tutte le organizzazioni che vogliono mantenere la loro competitività in un mondo che ha preso la via di una crescita esponenziale.

Si sa, la capacità di adattarsi ai cambiamenti e di evolvere è fondamentale per la sopravvivenza e il successo di un’aziende.

Il Change Management è un passaggio obbligato per la trasformazione digitale di un’organizzazione

Il Change Management permette alle organizzazioni di gestire in modo efficiente e strutturato i cambiamenti interni ed esterni, oggi più che necessari si potrebbe dire obbligati.

Non sempre però il cambiamento avviene in modo scontato, In questo articolo analizzeremo gli aspetti più salienti, metodologici e strumentali per un corretto processo di Change Management per i dipendenti, vedremo come la Gamification possa rivelarsi uno straordinario facilitatore capace di accelerare il processo di digitalizzazione nelle organizzazioni.

Cosa è il Change Management

Per cambiamento si deve intendere un allineamento di tutta l’organizzazione ad un nuovo modo di lavorare, non si tratta quindi di utilizzare nuove tecnologie ma alla base di un cambio di mindset, visione d’insieme, nuove competenze e solo poi nuovi strumenti e tecnologie per implementare le innovazioni.

“C’è una costante: tutto è soggetto al cambiamento, che ci piaccia o no.”

Va da sé quindi che la digitalizzazione è il processo principe per questo cambiamento e le aziende devono essere in grado di affrontarla nel modo più appropriato preparando prima internamente la propria organizzazione fatta prima di persone, cultura e processi e solo poi strumenti.

Il Change Management è fondamentale per aiutare le aziende a gestire questi cambiamenti e ad adottare le nuove tecnologie in modo efficace. Il Change Management va visto come il vero e proprio ponte di collegamento fra l’attuazione di nuovi processi digitali e l’allineamento necessario internamente sulle persone dell’organizzazione.

Il Change Management e la digitalizzazione quindi sono strettamente collegati. Il Change Management fornisce una struttura e una metodologia per gestire i cambiamenti interni ed esterni, mentre la digitalizzazione fornisce le tecnologie e le opportunità per migliorare e trasformare i processi aziendali.

Per ottimizzare le prestazioni organizzative, le aziende devono essere in grado di cambiare. Tuttavia, in molti casi dipendenti e manager trovano difficile accettare il cambiamento e la transizione può essere vissuta come stressante o impossibile.

I vantaggi del Change Management

Come detto quindi il Change Management non è affatto un processo scontato da indurre ma è una condizione necessaria per poter portare innovazione ad una organizzazione. I vantaggi a cascata di questo cambio sono molteplici.

Qui di seguito elenco alcuni dei vantaggi del Change Management nell’implementazione della digitalizzazione:

1. 1. Accrescimento della consapevolezza e dell’adattamento: il Change Management aiuta a creare una maggiore consapevolezza del cambiamento imminente e delle sfide che esso comporta. Ciò aiuta le persone ad adattarsi e a prepararsi adeguatamente.

2. Incremento della partecipazione: coinvolgere i dipendenti nel processo di digitalizzazione e ascoltare le loro opinioni e le loro preoccupazioni è importante per farli sentire parte attiva del cambiamento e, di conseguenza, per aumentare la loro partecipazione al processo.

3. Riduzione della resistenza: la digitalizzazione può creare ansia e incertezza tra i dipendenti. Tuttavia, con un adeguato Change Management, è possibile ridurre la resistenza al cambiamento attraverso la gestione delle preoccupazioni e la comunicazione efficace.

4. Miglioramento della produttività: il Change Management aiuta a creare un ambiente di lavoro positivo e a ridurre la confusione, permettendo ai dipendenti di concentrarsi sulla loro attività principale e migliorare la produttività.

5  Aumento dell’efficienza: l’implementazione della digitalizzazione, se gestita correttamente, può aumentare l’efficienza dell’organizzazione, migliorando la collaborazione e la condivisione delle informazioni tra i dipendenti.

6. Maggiore competitività: l’implementazione della digitalizzazione può aumentare la competitività dell’organizzazione sul mercato, migliorando la capacità dell’organizzazione di adattarsi alle mutevoli esigenze dei clienti e ai cambiamenti del mercato.

7. Aumento della soddisfazione dei dipendenti: il Change Management aiuta a creare un ambiente di lavoro positivo, dove i dipendenti si sentono coinvolti e supportati. Ciò può portare ad un aumento della soddisfazione dei dipendenti e, di conseguenza, alla riduzione del turnover del personale.

8. Miglioramento della cultura dell’innovazione: l’implementazione della digitalizzazione può migliorare la cultura dell’innovazione all’interno dell’organizzazione, incoraggiando l’adozione di nuove tecnologie e la ricerca di nuovi modi di fare le cose.

Ci possono essere quindi diversi problemi che impediscono la accettazione del cambiamento organizzativo da parte dei manager e dei dipendenti di un’azienda. Ecco alcuni dei problemi più comuni:

1. Paura delle conseguenze negative: Molti dipendenti possono temere la perdita del loro lavoro o la riduzione delle loro responsabilità a causa del cambiamento.
   

2. Resistenza al cambiamento: Alcune persone sono naturalmente restie al cambiamento e potrebbero avere difficoltà ad adattarsi a nuovi modi di lavorare.

3. Scarso coinvolgimento e mancanza di comunicazione: Se i dipendenti non sono coinvolti nel processo di cambiamento e non vengono adeguatamente informati sulle ragioni e i beneficri il cambiamento, potrebbero essere resistenti.

4. Mancanza di chiarezza sui nuovi ruoli e responsabilità: Se i dipendenti non comprendono il loro nuovo ruolo o le loro responsabilità in seguito al cambiamento, potrebbero sentirsi confusi e insicuri.

5  Insufficiente formazione e supporto: Se i dipendenti non ricevono formazione adeguata o supporto per adattarsi al nuovo modo di lavorare, potrebbero avere difficoltà a implementare il cambiamento.

6  Mancanza di leadership e visione: Se i manager non forniscono una forte leadership e non hanno una visione chiara del futuro, i dipendenti potrebbero essere scoraggiati e perdere la motivazione.

Questi sono solo alcuni dei problemi più comuni che possono impedire l’accettazione del cambiamento organizzativo.

Tuttavia, se affrontati in modo proattivo e con una strategia di Change Management efficace, questi problemi possono essere superati e il cambiamento può essere implementato con successo.

Come risolvere le resistenze al cambiamento

Per risolvere i problemi di accettazione del cambiamento organizzativo, le tecniche di Change Management possono essere applicate attraverso l’utilizzo di tavoli di lavoro di co-design.

Questi tavoli possono riunire gli stakeholders interni all’azienda, magari con diversi incontri per i differenti livelli, e aiutare così ad avviare un processo di condivisione dei problemi, delle possibili soluzioni e aumentare così l’interesse e coinvolgimento degli interessati.

Questo processo genera così un processo dal basso verso l’alto bottom-up, anziché top-down, mettendo in questo modo l’azienda nelle condizioni non solo di non imporre le soluzioni in modo perentorio ma addirittura di averle giù fatte accettare dai dipendenti, in quanto appunto co-create con tutti i manager e dipendenti che così ne avranno anche la parziale paternità.

Questo approccio permette di risolvere in anticipo parecchie paure e resistenze tipiche del processo di cambiamento.

Questi i vantaggi ottenibili tramite un processo di co-design e coinvolgimento bottomUp delle risorse dell’azienda:

1. Paura delle conseguenze negative: I tavoli di lavoro possono aiutare a rassicurare i dipendenti e a fornire loro informazioni sulle opportunità di crescita e sviluppo che derivano dal cambiamento.
   
2. Resistenza al cambiamento: Attraverso il coinvolgimento dei dipendenti, è possibile incoraggiare una mentalità aperta al confronto e al cambiamento e creare un senso di appartenenza al processo.
   
3. Scarso coinvolgimento e mancanza di comunicazione: I tavoli di lavoro possono creare un forum per la comunicazione bidirezionale e garantire che i dipendenti siano adeguatamente informati e coinvolti nel processo di cambiamento.
   
4. Mancanza di chiarezza sui nuovi ruoli e responsabilità: Il co-design permette ai dipendenti di partecipare alla definizione dei nuovi ruoli e responsabilità, rendendo il processo più trasparente e comprensibile.
   
5. Insufficiente formazione e supporto: gli incontro generati possono mettere in evidenza le necessità di formazione e supporto e garantire che siano forniti in modo adeguato per facilitare l’implementazione del cambiamento.
   
6. Mancanza di leadership e visione: Il coinvolgimento dei dipendenti nei tavoli di lavoro può aiutare a creare una visione condivisa e una maggiore motivazione verso il cambiamento e ai referenti interni che la propongono. Inoltre, i tavoli di lavoro possono fornire una opportunità per i leader di mostrare la loro leadership e di fornire una visione chiara del futuro.
   

In sostanza i tavoli di lavoro di co-design possono fornire una piattaforma per la risoluzione dei problemi di accettazione del cambiamento organizzativo e garantire un processo di condivisione e coinvolgimento bottom-up.

Tutto questo può solo che aumentare in modo rilevante la possibilità di successo dell’implementazione di un progetto di Change Management.

In passato, la gestione del cambiamento era un processo pianificato, con tre fasi:

1. Sbloccare l’organizzazione dai problemi pregressi
2. Cambiarla con le soluzioni
3. Stabilizzare le soluzioni nella nuova configurazione.

Oggi la visione è profondamente cambiata, poiché i cambiamenti nell’era digitale diventano più frequenti, un approccio alternativo è incentrato sul processo, in cui il cambiamento organizzativo è continuo e in evoluzione.

Sotto questo aspetto, la gestione del cambiamento è un sottile processo in corso, un prerequisito per un’organizzazione sana in grado di rilevare e reagire ai cambiamenti nel proprio ambiente.

Tutto ciò diviene particolarmente ancora più utile in organizzazioni Enterprise dove cioè il cambio di processi sarebbe estremamente oneroso e rischioso in termini di impatto sulla produttività.

La modalità Agile per il Change Management consiste nell’applicare i principi e le metodologie dell’Agile Software Development al processo di gestione del cambiamento organizzativo. Questa modalità si basa sulla filosofia Agile, che promuove un approccio iterativo, flessibile e basato sulla collaborazione per la gestione dei progetti.

Nel Change Management Agile, si lavora quindi con squadre cross-funzionali e si utilizzano metodi come Scrum e Kanban (in realtà ne esistono più di 100) per gestire il processo di cambiamento con tavoli di lavoro e condivisione dei problemi e dei nuovi processi possibili.

Questo implica una continua collaborazione tra le parti interessate, una maggiore flessibilità per adattarsi ai cambiamenti e una maggiore trasparenza nella comunicazione.

Inoltre, la modalità Agile per il Change Management si concentra sul valore per il cliente e sulla rilascio continuo di piccoli incrementi chiamati “sprint”, anziché sul completamento di grandi progetti in una sola volta.

Ciò significa che i dipendenti possono vedere i progressi del cambiamento nel tempo e fornire feedback per eventuali miglioramenti, contribuendo a una maggiore accettazione del cambiamento e lavorando su una modellazione continua dei singoli processi fino alla totale ottimizzazione.

In conclusione, l’applicazione della modalità Agile per il Change Management promuove un approccio collaborativo, flessibile e basato sulla trasparenza per la gestione del cambiamento organizzativo. Lo strumento del co-design applicato nei tagli di lavoro diviene una metodologia ideale per attuarlo.

La gamification consiste nell’utilizzo di elementi tipici dei giochi, come la sfida, la competizione, il feedback e la ricompensa, per motivare e coinvolgere i dipendenti in attività che altrimenti potrebbero risultare noiose o difficili. Questa tecnica può essere utilizzata anche per facilitare i processi di Change Management all’interno di un’organizzazione.

Per quanto riguarda i manager, la enterprise gamification può aiutarli ad avere una visione più chiara dei processi nuovi da implementare nell’organizzazione e grazie a tool veloci di progettazione creare task e funzioni facilmente comprensibili per rendere il processo di cambiamento più coinvolgente e partecipativo tra i vari reparti interessati.

Ad esempio, i manager possono utilizzare giochi formativi simulati singoli o di squadra per aiutare i dipendenti a comprendere i cambiamenti e le opportunità che essi comportano.

La enterprise Gamification può quindi aiutare l’organizzazione a creare workforce, task, attività e sezioni formative in modo totalmente diverso dal consueto, attività che proprio in quanto semplificate sotto forma di gioco permettono di essere induttive permettendo un salto immediato nella digitalizzazione e nell’utilizzo di nuove pratiche.

In sintesi, la gamification può essere utilizzata per aumentare l’adozione degli strumenti, il coinvolgimento e il cambiamento di atteggiamento sia dei manager che dei dipendenti passando a piè pari il problema dell’adozione di nuove tecnologie grazie alla forte capacità induttiva di ingaggio data dal metodo derivato dal più vecchio metodo di apprendimento di ogni essere vivente, il gioco.

Le piattaforme di gamification per la gestione del Change Management

Abbiamo detto quindi che la gamification può guidare percorsi di trasformazione per la forza lavoro, che si tratti di un cambiamento culturale o di un riallineamento di processi e abitudini. In tutti questi casi il primo obiettivo della gamification è incentrato all’ottenimento del primo step fondamentale per l’inizio di ogni cambiamento, l’adoption.

La decisione di investire in una nuova piattaforma o sistema è solitamente guidata dalla tecnologia. Eppure come abbiamo visto nei punti precedenti la questione di come le persone reagiranno a questo cambiamento non è affatto scontata e non viene presa con le dovute attenzioni.

Anche se esiste un processo strutturato (co-design, Agile, formazione, sensibilizzazione), le persone dimenticano molto di ciò che è stato loro insegnato prima che il sistema entri in funzione. Pertanto l’incipit dato dalla novità di un progetto di change management deve trovare la sua continuità in un metodo costante e persistente.

In questo caso, la gamification può essere l’elemento determinante per continuare a motivare le persone a svolgere nuove attività più e più volte, per l’apprendimento sul lavoro, per nuove pratiche, per la gestione delle relazioni all’interno dei vari reparti e teams. Piattaforme e applicativi quindi che hanno già al loro interno la gamification possono permettere una costante attivazione da parte degli utenti in tal senso.

Fare le cose più e più volte forma abitudini. Ad un certo punto il nuovo comportamento smette di essere nuovo. Diventa solo “business as usual”, il modo più appropriato di comportarsi nell’organizzazione, che, a sua volta, influenza la cultura aziendale.

Le relazioni sono tutto, la Gamification transazionale per il network dell’organizzazione

Oggi, la gamification funziona bene per la forza lavoro transazionale: che si tratti di dipendenti, di lavoratori esterni del network aziendale o di un back office esterno tutti rispondo molto bene alla enterprise Gamification in quanto tutti interni o esterni che siano vengono ingaggiati sulla propria persona e non su logiche aziendali.

Negli asset di un’organizzazione alcuni di loro non lavorano nemmeno direttamente per l’azienda, sono ciò che chiamiamo “la forza lavoro estesa” – appaltatori o parte di servizi gestiti, comunemente vengono definito il “network esteso di un’azienda”.

Questi lavori possono essere ricorrenti e anche se esterni avere un rapporto continuativo, ma anche in questo caso  l’impatto motivazionale di un processo di Gamification può fare la differenza, anche qui le differenze di prestazioni tra chi è coinvolto in un processo di Gamification e chi no sono tangibili.

In passato, i percorsi di trasformazione richiedevano tre anni. Oggi con il Change Management quindi possono avvenire molto più rapidamente in modo progressivo e con piccoli cambiamenti accettati senza interruzione di continuità da tutto il network di un’organizzazione.

L’utilizzo della gamification in sostanza permette di accelerare fortemente questo processo sia per l’immediata comprensione da parte degli stakeholders  sia per l’effettiva implementazione di nuove best practices che nel giro di pochi cicli possono cosi divenire “as usual”.

Come si ottiene un miglior Change Management con la Gamification?

La gamification può essere utilizzata in un processo di Change Management per aumentare l’adozione di nuovi sistemi o processi all’interno delle organizzazioni.

Tuttavia, è importante notare che l’impatto di nuove tecnologie sulla prestazione è maggiore quando una maggiore percentuale di dipendenti è coinvolta. In generale, un coinvolgimento e adoption inferiore al 75% con nuovi sistemi o processi non è sufficiente per il Change Management.

Per questo motivo la gamification può fare la differenza raggiungendo in modo pressoché ordinario un tasso di adozione spontanea di otre il 95%.

Certo va sfatato il mito delle soluzioni facili rappresentate dai software da banco. I così detti software “plug an play” sono ottimi per operazione tattiche a basso costo, diverso è costruire un processo nel tempo di cambiamento tramite continue configurazioni guidarlo al successo continuativo.

I motivo della difficoltà sta nell’effettiva possibilità di modellare i processi in corsa per attuare quello che precedentemente abbiamo ampiamente esposto come il metodo Agile applicato al Change Management, per un approfondimento sul BPM Business process modeling clicca qui:

Questo infatti è uno dei tipici problemi più frequentemente trovati su soluzioni tecnologiche enterprise che delegano alla gamification un ruolo importante nelle aspettative strategiche ma poi scelgono un applicativo “plug and play da scaffale” per la progettazione nella convinzione di poter comunque creare un buon design di gioco capace di cambiare nel tempo.

Un’altra differenza rispetto alla gamification promozionale usata nelle attività con i consumatori è che la gamification nel processo di Change Management deve necessariamente durare più a lungo.

Sono necessarie non solo voci feedback di rinforzo, ma è necessario un impegno a lungo termine per il Change Management, un senso di appartenenza alla community interna dell’azienda per una costruzione  di rapporti basati su valori condivisi,  servono riconoscimenti di gruppo e al tempo stesso interdipendenza per rispettare ed esaltare le individualità di ogni elemento del team.

In generale la gamification può essere utilizzata come uno strumento di Change Management per aumentare l’adozione di nuovi sistemi o processi all’interno delle organizzazioni e supportare così efficacemente un processo di Change Management di successo.

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