Formazione del personale: guida definitiva per migliorare le competenze dei dipendenti

Cosa è un programma di formazione del personale?

La formazione del personale è l’insieme di programmi che un’azienda offre ai dipendenti per migliorare le loro abilità e competenze. Questi programmi possono variare in base agli obiettivi, come ad esempio migliorare le competenze digitali, comunicative o altre soft skills, a seconda delle esigenze dell’azienda.

Esistono quindi differenti programmi per la formazione del personale e tutti si distinguono per una specificità di sviluppo ed un obbiettivo ben preciso.

Ecco alcuni esempi:

1. Sviluppo di competenze digitali: obiettivo di migliorare la competenza nell’utilizzo di tecnologie digitali per migliorare la produttività e l’efficienza.
   
2. Miglioramento delle abilità comunicative: obiettivo di sviluppare la capacità di comunicare efficacemente in azienda e con i clienti.
   
3. Sviluppo di competenze di leadership: obiettivo di formare leader capaci di guidare e motivare il team.
   
4. Miglioramento delle competenze nella gestione del tempo: obiettivo di aiutare i dipendenti a gestire il loro tempo in modo più efficiente.
   
5. Formazione in materia di sicurezza e salute sul lavoro: obiettivo di garantire un ambiente di lavoro sicuro e salutare per i dipendenti.
   

6 Sviluppo di competenze nella gestione del budget: obiettivo di migliorare la capacità di gestire il budget aziendale in modo efficace.

7 Formazione sulla diversità e inclusione: obiettivo di aiutare i dipendenti a comprendere la diversità e a creare un ambiente di lavoro inclusivo.

8 Sviluppo di competenze nella risoluzione dei conflitti: obiettivo di aiutare i dipendenti a gestire e risolvere i conflitti in modo efficace.

9 Formazione sulla gestione delle emozioni: obiettivo di aiutare i dipendenti a gestire le proprie emozioni e a mantenere un equilibrio nella vita lavorativa e personale.

10 Sviluppo di competenze nella gestione del team: obiettivo di aiutare i dipendenti a gestire il team in modo efficiente e a ottenere il massimo rendimento dal gruppo.

I programmi di formazione del personale quindi elencati come esempio qui sopra non rappresentano solo un elenco di obiettivi, ma richiedono percorsi, processi e contenuti specifici per essere raggiunti rappresentando la nuova frontiera nell’HRM.

La standardizzazione dei “software da banco” lascia il posto alla personalizzazione scalabile

Ciò significa che ogni programma richiede una pianificazione, una strutturazione e una realizzazione specifica per poter ottenere risultati concreti e tangibili. Inoltre, con l’evoluzione delle tecnologie, stiamo assistendo a una sempre maggiore personalizzazione dei programmi di formazione che divengono sempre meno prodotti standard e sempre più programmi “componibili” in base alle esigenze.

Ad esempio, i programmi di formazione possono essere modificati nel tempo, compilati e strutturati in base alle esigenze individuali, creando così una soluzione apparentemente ad personam, nonostante l’uso di piattaforme, e ottenere il massimo impatto e risultato da ogni dipendente.

Questo permette alle aziende di adattarsi costantemente alle nuove sfide e alle nuove esigenze e di ottenere sempre il massimo da ogni programma di formazione.

La domanda che molti professionisti del settore potrebbero fare di primo acchito è:

Nuove tecnologie per reinventare vecchi mestieri, il futuro degli HR manager e formatori

la risposta è si se il vantaggio competitivo che potete creare con una soluzione altamente personalizzabile è per l’organizzazione un elemento distintivo su cui creare il differenziale di mercato, qui un approfondimento sul tema con un articolo dedicato: “make or buy”.

Tutto questo oggi è possibile farlo in modo differente con le piattaforme dedicate di ultima generazione.

Leggi anche l’articolo del Sole 24 Ore su “la formazione dei futuri manager”

Come abbiamo detto quindi queste piattaforme dedicate all’HR e alle soluzioni per l’employee experience, sono molto avanzate, con un numero sempre crescente di funzioni e offrono la possibilità di creare programmi di formazione “componibili”, che possono cioè essere modificati nel tempo e personalizzati per soddisfare le specifiche esigenze dell’azienda.

La tecnologia viene quindi utilizzata per supportare gli HR manager  e formatori nell’attuazione di soluzioni creative e personalizzate, che possono aiutare a modellare i processi HR ottenendo un’esperienza unica per i dipendenti.

Questo tipo di soluzioni tecnologiche rappresentano un importante passo avanti rispetto alla standardizzazione di moltissimi prodotti software “da banco”da tempo presenti sul mercato, soluzioni che spesso in realtà possono rivelarsi nel tempo “ingessate” limitando la capacità di supportare e rispondere in modo appropriato all’esigenza costante di programmi formativi atti all’ottenimento di un continuous improvement dei dipendenti.

Le soluzioni tecnologiche formative di nuova generazione quindi consentono ai responsabili delle risorse umane e ai formatori di prendere un ruolo ancor più rilevante e strategico, permettono cioè di avere un maggiore possibilità di modellazione sui loro progetti di formazione (grazie alla metodologia di progettazione BPM business process modeling)  e quindi maggiore controllo e informazioni di ritorno.

Queste soluzioni infatti permettono di raccogliere dati diretti e impliciti sulle prestazioni degli utenti e di misurare i risultati delle loro azioni, questo consente una gestione basata sui dati, definita appunto Data driven.

Vuoi conoscere i vantaggi di una gestione data driven e dell’impatto che può avere in ambito HR e formativo?

Quali sono i metodi e canali di un programma di formazione del personale?

Ci sono diversi metodi per sviluppare un programma di formazione aziendale. Ecco alcuni dei più comuni:

1. Metodo Classroom: insegnamento frontale, lezioni, workshop, corsi in presenza
2. E-Learning: formazione online, moduli di apprendimento interattivi, video, tutorial, esercizi
3. Learning by Doing: apprendimento attraverso la pratica, lavorare sul campo, esperienze pratiche
4. Mentoring e Coaching: affiancamento da parte di un mentor o coach esperto per sviluppare competenze specifiche
5. Sharing Competence: condivisione delle competenze tra i dipendenti all’interno dell’azienda nel compimento reale delle task, gruppi di lavoro, presentazioni, feedback.

Gli HR manager devono essere quindi in grado di identificare prima le aree di crescita di ogni dipendente attraverso l’analisi del talento. Successivamente, possono proporre diverse esperienze di formazione mirate a sviluppare queste aree, veri e propri HUB tematici.

Il dipendente sceglierà quindi la specifica esperienza di formazione più adatta ai propri obiettivi di crescita personale, all’interno di un ventaglio di possibilità già ben definite rispetto ai propri obiettivi.

Ogni risorsa in questo modo viene lasciata libera di muoversi con autonomia su ciò che ritiene per sé più rilevante,  questo approccio permette quindi con appositi stimoli derivati dalle tecniche di gamification di coinvolgere e indirizzare il dipendente a scelte attive e consapevoli.

Questo modello personalizzato di formazione garantisce che ogni dipendente riceva la formazione ed esperienza più pertinente e adeguata alle proprie esigenze, facilitando così la crescita e lo sviluppo della carriera del singolo individuo in base ai propri GAP, contestualizzati all’interno del proprio team e ambiente lavorativo.

Perché è importante fare formazione del personale in azienda?

La formazione del personale è importante in azienda perché prepara i lavoratori ai cambiamenti del mercato del lavoro, che stanno diventando sempre più frequenti a causa dello sviluppo tecnologico. Le skill quindi che saranno sempre più nella lista dei manager e degli HR sono lo sviluppo di:

• Flessibilità
• Apprendimenti attivo
• Pensiero critico 
• Capacità di risoluzione dei problemi 
• Resistenza allo stress 
• Gestione dei conflitti

La riqualificazione e il reskilling dei dipendenti sono essenziali per mantenere la competitività dell’azienda e la formazione è un mezzo per farlo. Inoltre, le soft skills come la comunicazione e la flessibilità diventano sempre più importanti in un mondo lavorativo in rapido cambiamento. La tecnologia e le sue applicazioni ormai generano soluzioni ad un ritmo esponenziale costringendo quindi la forza lavoro a utilizzare strumenti sempre più performanti e specifici….ma che necessariamente richiedono un aggiornamento delle competenze.

Questo non è un tema che risponde necessariamente al problema ageing della forza lavoro nei confronti della tecnologie ma più semplicemente ad un nuovo approccio metodologico al lavoro nelle organizzazioni che devono ormai contemplarne l’uso ad un livello più profondo.

Vantaggi di un programma di formazione per i dipendenti

1. Miglioramento delle competenze: attraverso la formazione, i dipendenti possono acquisire nuove conoscenze e abilità che migliorano le loro prestazioni sul lavoro.
   
2. Aumento della motivazione: la formazione del personale può aumentare la motivazione e la soddisfazione dei dipendenti, poiché li incoraggia a crescere e svilupparsi nella loro carriera.
   
3. Sviluppo delle soft skills: le abilità soft come la comunicazione, la collaborazione e la leadership sono cruciali per il successo dei dipendenti e possono essere migliorate attraverso la formazione.
   
4. Riduzione del turnover: investire nella formazione del personale può aiutare a mantenere i dipendenti motivati e soddisfatti, riducendo il rischio di turnover.
   
5. Miglioramento della qualità del lavoro: la formazione può aiutare a sviluppare abilità che migliorano la qualità del lavoro e la produttività dei dipendenti aumentando conseguentemente la soddisfazione del cliente.
   
6. Incremento dell’innovazione: la formazione del personale può aiutare a sviluppare nuove idee e a promuovere una nuova cultura aziendale e un ambiente di lavoro innovativo.
   
7. Adattabilità al cambiamento: la formazione aiuta i dipendenti a rimanere al passo con i cambiamenti nel mercato del lavoro e a essere pronti a nuove sfide.
   
8. Sviluppo della diversità e dell’inclusione: la formazione del personale può aiutare a sviluppare un ambiente di lavoro inclusivo che valorizzi la diversità.
   
9. Crescita delle opportunità di carriera: la formazione del personale può aiutare i dipendenti a sviluppare le abilità e le conoscenze necessarie per progredire nella loro carriera.
   
10. Miglioramento della reputazione dell’azienda: investire nella formazione del personale può aiutare a migliorare la reputazione dell’azienda come datore di lavoro attento alle esigenze e al benessere dei dipendenti.
    

Come creare un progetto di formazione del personale efficace?

Per creare un progetto di formazione del personale efficace, è necessario seguire alcuni passaggi importanti.

I programmi di formazione del personale infatti possono avere determinati macro obiettivi, per esempio vuole sviluppare in azienda le seguenti soft skill:

• Lavorare in team
• Lavorare sotto pressione 
• Parlare in pubblico 
• Leadership 

Ecco come:

1. Esigenze: La prima cosa da fare è capire le esigenze della tua azienda e i gap di competenza che devi colmare. Questo ti aiuterà a individuare le aree in cui è necessario concentrarsi.
   
2. Analisi dei dipendenti: Successivamente, devi analizzare i tuoi dipendenti e le loro attuali competenze. Questo ti aiuterà a capire se ci sono alcune aree in cui è necessario sviluppare la formazione.
   
3. Valutazione degli hub di competenze da proporre: Una volta identificate le esigenze e analizzati i dipendenti, devi valutare gli hub di competenze da proporre. Questo ti aiuterà a capire quale tipo di formazione sarà più adatta ai tuoi dipendenti.
   
4. Definire gli obiettivi da raggiungere: Dopo aver identificato gli hub di competenze, devi definire gli obiettivi che vuoi raggiungere con la formazione. Questo ti aiuterà a indirizzare il progetto di formazione in modo più preciso.
   
5. Definire come misurarli in termini di KPI: Una volta definiti gli obiettivi, devi definire come misurarli in termini di KPI. Questo ti aiuterà a verificare se stai effettivamente raggiungendo gli obiettivi stabiliti.
   
6. Usare metriche di valutazione per verificarne il raggiungimento degli obiettivi: Infine, devi usare metriche di valutazione per verificare se stai effettivamente raggiungendo gli obiettivi stabiliti. Questo ti aiuterà a capire se la formazione è efficace e se devi apportare eventuali modifiche al progetto.

Hard skills Vs soft skills, come considerarle correttamente

È importante trattare le hard skills e le soft skills in modo diverso nella creazione di un programma di formazione per i dipendenti, poiché le loro caratteristiche sono profondamente diverse e richiedono approcci formativi differenti.

Ad esempio, le hard skills possono essere insegnate attraverso sessioni di formazione pratica e l’utilizzo di software, sostanzialmente si tratta di sviluppare abilità inerenti ad applicazioni specifiche che richiedono quindi un ambito di manovra concettuale piuttosto limitato all’esecuzione.

Per le soft skills invece il concetto si complica un po’, le soft skill risultano avere un estensione molto più di ampio utilizzo.

Queste competenze trasversali infatti influenzano la capacità di un dipendente di lavorare in modo efficace con colleghi e clienti, di comunicare efficacemente e di gestire situazioni stressanti e complesse, potremmo dire quasi che le soft skill sono il vero catalizzatore per la produttività di un dipendente in quanto abilitano le hard skill acquisite in ambiti e estensioni largamente più condivise.

In questa logica quindi tutti i programmi di formazione del personale sono molto focalizzati sulle soft skill in quanto considerate la vera area di manovra per aumentare la produttività dei dipendenti e delle loro organizzazioni.

il tema quindi ora si concentra su un obiettivo specifico: come sviluppare le soft skill nel modo più profondo e duraturo in modo costante e progressivo?

Sicuramente le organizzazioni si possono permettere sempre meno giornate formative in presenza in agriturismo, alberghi di lusso o SPA regalando esperienze straordinarie ai propri dipendenti, certo intendiamoci, iniziative sempre memorabili ma che sopratutto lasciano irrisolto il problema dello sviluppo sistematico delle softskill, la loro verifica e misurazione sul personale.

La domanda ora è: che strumenti usare per lo sviluppo di soft skill?

Lo sviluppo delle soft skill infatti richiede un percorso, livelli, relazioni, persistenza e verifica per riallineare costantemente i dipendenti allo stato reale di apprendimento e dell’effettiva attuazione dei nuovi comportamenti.

L’onboarding in un progetto di formazione del personale

Ogni progetto comincia con una buona partenza, l’onboarding è una delle fasi più delicate per ogni nuovo talento, dalla qualità della sua esperienza infatti dipenderà molto della sua durata e performance lavorativa in azienda.

Creare un programma di formazione del personale inizia quindi con la fase di onboarding, che serve a stabilire una base solida per la futura crescita del talento all’interno dell’azienda.

le relazioni di qualità si vedono dall’inizio

Questa fase include la definizione dei compiti, delle relazioni all’interno dell’organizzazione, la nomina di tutor o mentor per fornire supporto e guida nei processi aziendali e il definire i ruoli gerarchici e operativi a cui riferirsi.

L’onboarding è una fase importante perché aiuta a stabilire relazioni positive e a definire i rapporti tra nuovi talenti e l’azienda, rendendo più facile e veloce il processo di istruzione operativa e formazione base necessaria prima dell’inserimento nell’organico.

Poter usufruire ora di piattaforme per la formazione e per l’employee experience permette di creare veri e propri percorsi di crescita flessibili, a livelli e personalizzabili a vantaggio e supporto di ogni talento, assicurando all’organizzazione di capitalizzare al massimo tutte le opportunità di crescita dei propri nuovi talenti e limitando al minimo, grazie alla tecnologia,  tutte le possibili aree di inefficienza.

E evidente quindi di conseguenza che la visibilità all’occhio di un dipendente di un percorso concreto di sviluppo e crescita rappresenta da sempre un forte elemento di fidelizzazione.

Come digitalizzare un programma di formazione del personale?

L’utilizzo della tecnologia e della gamification nei programmi di formazione del personale possono offrire molte opportunità per semplificare e migliorare i processi di acquisizione di nuove competenze.

Ad esempio, le piattaforme digitali dedicate all’ HR, all’employee experience o alla people management permettono di pianificare e seguire i corsi di formazione online, che sono più convenienti in termini di costi e tempo rispetto ai corsi tradizionali.

Quindi in sostanza, l’utilizzo di piattaforme HR che supportano la comunicazione, l’invio di feedback e la valutazione delle prestazioni del personale, offre maggiori opportunità di controllo e di supporto ai dipendenti fin dal loro inserimento nell’organizzazione, automatizzando una infinita serie di attività e rindondanze operative diversamente inevitabili.

Dall’altro canto stiamo assistendo all’avvento sempre più prepotente della ‘IA che sta cambiando il modo in cui le organizzazioni affrontano la formazione dei dipendenti. L’utilizzo di algoritmi di apprendimento automatico permetteranno sempre più di personalizzare l’esperienza formativa in base a diversi fattori, come l’analisi del talento, il contesto lavorativo, il ruolo e il team di ogni individuo.

Ciò significa che i programmi di formazione potranno sempre più essere adattati per soddisfare le esigenze specifiche dei singoli dipendenti, rendendo l’esperienza più pertinente e aumentando l’efficacia della formazione. La AI può anche analizzare i dati sulle prestazioni dei dipendenti per identificare le aree di forza e di debolezza, facilitando a sua volta la creazione di nuovi cicli di programmi di formazione più mirati.

In sintesi, la AI sta spostando sempre di più i limiti operativi dei precedenti tool digitali e aprendo una nuova frontiera della formazione.

Un’altro elemento dirompente è la gamification, metodo motivazionale che si basa sul principio di rendere l’apprendimento più coinvolgente e divertente tramite l’utilizzo di elementi tipici dei giochi, come punti, livelli, sfide e premi. Questo aumenta l’engagement e la motivazione dei dipendenti, migliorando l’assorbimento delle informazioni e la loro memorizzazione a lungo termine.

Con la gamification si rende fluido un processo di apprendimento e cambio delle abitudini

Questo concetto può essere applicato alle molteplici forme e tools per la formazione integrando diversi strumenti e tecnologie come LMS (Learning Management System), classroom, learning by doing, KMS (Knowledge Management System), podcasting, e altri.

Inoltre, la gamification offre la possibilità di testare le conoscenze acquisite in modo interattivo e sfidante, aumentando la fiducia e la sicurezza nell’utilizzo delle competenze acquisite. In sintesi, i vantaggi sono: maggiore engagement, motivazione, assorbimento e memorizzazione delle informazioni, migliore acquisizione delle competenze e aumento della fiducia e della sicurezza nell’utilizzo delle competenze acquisite.

Questi sono solo alcuni dei vantaggi ottenibili dai programmi di formazione del personale, che devono essere pianificati e monitorati attraverso obiettivi definiti e metriche di valutazione.

Qui un utile approfondimento sul tema della digital innovation e della formazione, qui il link  al Podcast di Federico Fantacone  Storie di apprendimento “IL LEARNING INNOVATION”.

Conclusioni

In conclusione, l’evoluzione delle tecnologie, delle piattaforme HR e per l’employee experience hanno trasformato i programmi di formazione e sviluppo del personale.

La digitalizzazione quindi in generale ha ormai profondamente cambiato il paradigma e l’approccio ai programmi di sviluppo, ha scoperto nuove frontiere per l’esperienza dei dipendenti aprendo contestualmente un nuovo scenario di opportunità per i professionisti HR e della formazione.

Un nuovo scenario ricco di opportunità per gli early adopter del settore HR e formazione

Va da sé ora che anche questi ruoli professionali vivranno indirettamente la conversione al digitale con un utilizzo sempre più profondo, pervasivo e connesso di queste nuove tecnologie.

Un mondo di nuove opportunità per ridefinire e disegnare il futuro della formazione, dello sviluppo dei dipendenti e delle organizzazioni nel loro insieme.

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