Gamification, smart working e performance: i tre asset delle organizzazioni 4.0 o phygital

I vantaggi dello smart working dovrebbero essere in teoria chiari per qualsiasi organizzazione che intende sia ottimizzare il costo del proprio lavoro sia aumentare produttività e performance generali.

Il successo del moderno smart working è stato dovuto alla sviluppo di nuove tecnologie 4.0 che permettono non solo di migliorare la produttività ma anche aumentare la soddisfazione del proprio lavoro da parte dei dipendenti.

Lo smart working, che non deve essere confuso con la creazione di uno spazio di collaborazione digitale, può:

• Aumentare la libertà e l’autonomia del singolo lavoratore, ottimizzando quindi la gestione di attività e task quotidiane.
• Permettere di risparmiare sul costo del lavoro, abbattendo soprattutto costi fissi aziendali.
• Azzerare le distanza tra dipendenti, aree o funzioni aziendali fisicamente distanti.
• Può migliorare la conciliazione tra vita lavorativa e personale.
• Aumentare la produttività generale, se ben implementato.

Le aziende che sono state in grado di implementare efficacemente lo smart working hanno osservato in generale un miglioramento globale della qualità della vita del lavoratore, che diventa più produttivo non perché incentivato dal prendersi quante pause vuole, o gestire il proprio tempo in autonomia ma perché apprezza il lavoro che sta svolgendo e soprattutto per chi lo sta svolgendo, quindi in perfetta condivisione per la cultura aziendale.

Se passiamo all’analisi dei dati è interessante osservare come secondo uno studio condotto da Adecco nel Dicembre 2018:

• Il 55% dei dipendenti intervistati avrebbe voluto la possibilità di lavorare da casa durante il progredire delle loro carriere in azienda.
• Il 46,5% si è chiesto se fosse possibile farlo dai propri smartphone.
• Il 90% ha affermato che lavorerebbe volentieri e senza nessun problema da casa.

A causa della recente emergenza Covid-19 mai così tanta attenzione è stata dedicata allo smart working, visto come unica possibilità per le organizzazioni di poter continuare il proprio lavoro.

Interessante notare come lo stesso Ministero della Salute italiano abbia riportato una definizione di Smart Working incentrata non sulle tecnologie ma sui risultati:

Si tratta di un approccio al lavoro dove ad assumere rilievo è il raggiungimento dei risultati prefissati.

Sorprendente la stessa frase è anche il motivo per cui lo smart working ha sempre riscontrato una certa diffidenza da parte delle imprese, almeno fino a quando a causa della pandemia mondiale si è trasformato da opportunità a necessità.

Le paure che hanno frenato la diffusione dello smart working sono state ad oggi:

• Il timore che i dipendenti percepiscano la propria vita personale invasa dal lavoro, con una conseguente minor attenzione, dedizione e scrupolo alle attività svolte.
• La paura che un lavoratore isolato possa danneggiare la vita d’ufficio o relazioni aziendali, fino a sentirsi non identificato con la cultura aziendale.
• Una non corretta pianificazione e organizzazione del lavoro da casa potrebbe diminuire la produttività.
• Le difficoltà nel controllo della quantità e qualità del lavoro svolto potrebbero richiedere effort eccessivi e non sostenibili.
• Parte dei risparmi generati potrebbero essere assorbiti da perdite di produttività dovute alla distanza e maggiori sforzi di controllo aziendale.

Oggi si pensa che tutti questi problemi potrebbero essere risolvibili, come abbiamo accennato, grazie a nuove tecnologie. Non c’è dubbio che il miglioramento delle tecnologie digitali sia un fattore chiave nello sviluppo dello smart working.

Stiamo vedendo nascere una nuova vasta gamma di strumenti, come App, smartphone, social network o qualsiasi tipo di software progettato per facilitare la flessibilità sul lavoro e la mobilità.

Ma siamo davvero sicuri che sia sufficiente?

La risposta è no perché se valutiamo gli svantaggi dello smart working è evidente come non siano tanto dovuti alla tecnologia ma quanto piuttosto al metodo di lavoro, pensiero e soprattutto emozioni delle persone.

Il più grande ostacolo oggi allo smart working è forse dovuto ad una sorta di “credo aziendale” che impone diverse condizioni difficile da cambiare.

Ad esempio che il vero lavoro è soltanto quello svolto in ufficio, che per concludere trattative importanti serva sempre guardarsi negli occhi, che per un sano team building aziendale bisogna che tutti i dipendenti siano presenti e svolgano la stessa attività insieme etc… Un po’ come l’antico detto “gli affari si fanno la mattina presto” eridatato dalle generazioni precedenti.

Senza nulla togliere alla verità contenuta in queste frasi nulla esclude che quello che un tempo funzionava offline possa essere ricreato anche in altro modo, appunto magari in ambienti digitali.

Ma se una persona non ritiene intelligente e utile lavorare da casa come potrà valutare il suo lavoro smart e condividerne gli obiettivi aziendali? Nessuna tecnologia può farlo, tranne…

Il vantaggio della gamification è che agisce sulle emozioni, sul coinvolgimento e sul comportamento delle persone. Per questo motivo è ad oggi uno degli strumenti più potenti per coinvolgere, motivare, appassionare e guidare qualsiasi tipo di cambiamento, anche ad esempio il passaggio allo smart working.

L’efficacia della gamification è stata già provata nella formazione aziendale e in contesti legati all’apprendimento, garantendo una più profonda radicazione delle competenze apprese e la creazione di nuovi comportamenti.

Per questo motivo utilizzare la gamification per favorire la diffusione dello smart working garantirebbe quindi una migliore conoscenza e allineamento alla nuova organizzazione aziendale, una spontanea modifica dei comportamenti e un maggior coinvolgimento che porterebbero naturalmente i seguenti vantaggi.

La gamification può rendere qualsiasi task coinvolgente e appassionante per chi la sta svolgendo senza dover ricorrere ad incentivi monetari. In questo modo il dipendente sarà portato naturalmente a conciliare vita personale e lavorativa, organizzare nel modo migliore il proprio lavoro e completare attività nei tempi previsti.

La gamification ha l’indiscutibile vantaggio di non agire solo al livello di singolo, ma può prevedere dinamiche ludiche e meccaniche tipiche del gioco che si basano sul gioco di squadra, nel nostro caso nella collaborazione tra dipendenti e aree aziendali. In questo caso la “distanza viene abbattuta dal gioco” e si potrebbe alimentare cooperazione e team building anche distanza senza il timore che lo smart working possa alienare il dipendente da relazioni aziendali positive.

La gamification non è semplicemente un gioco, ma si basa sull’applicazione di elementi ludici in contesti lavorativi. Questo significa che il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti vengono canalizzati verso il completamento di task e obiettivi allineati agli obiettivi aziendali.

La differenza rispetto ad un approccio puramente tecnologico è la possibilità di legare attività e interazioni ad azioni dei singoli e questo permette di:

• Gestire in modo automatizzato task e attività in workflow sequenziali dove lavora il team e non il singolo. Così è possibile sia incentivare la spontanea collaborazione di tutti sia permettere di tracciare immediatamente potenziali blocchi o frizioni.
• Creare dashboard di controllo in tempo reale. La gamification sprona ad agire chiunque e per questo può generare in maniera spontanea dashboard di controllo aziendali per tracciare il progredire delle attività, senza dover spendere tempo e denaro nell’installazione di strumenti per il controllo a distanza.
• Gestire tutto in modo più smart. Applicativi di gamification su misura permettono di gestire tutto il lavoro in modalità smart su un unico software e prevedere diversi livelli d’accesso a seconda della gerarchia aziendale.

Il risultato finale come avrai intuito non è solo quindi una maggior produttività e felicità da parte dei lavoratori ma potrebbe addirittura comportare un nuovo modello organizzativo aziendale, più efficace ed efficiente e in grado di rispondere meglio a crisi emergenti, come la pandemia del Covid-19.

Ciò è possibile grazie alla creazione di nuovi KPI più rilevanti e più allineati agli obiettivi da raggiungere tramite l’adozione dello smart working come ad esempio:

• KPI di reazione: tempo di presa in carico di richieste e attività da parte di colleghi o altri dipartimenti aziendali.
• KPI di pianificazione: tempi di risposta nella valutazione dei tempi, distribuzione e allineamento dei team e inserimento della pipeline produttiva con contestualizzazione delle priorità.
• KPI di risoluzione: tempo richiesto per il completamento di task, attività o problemi. Come ad esempio la risoluzione di un ticket di assistenza.
• KPI di performance: valutazione dell’efficacia generale dello smart working prima dell’implementazione e quindi dalla fase di lancio e finale.

Infine la cosa da sottolineare è che tutti questi KPI diventeranno consultabili in tempo reale e contestuali alle attività lavorative svolte da tutti i dipendenti in team.

Questo rendere possibile per le organizzazioni certificare il ROI dello smart working e soprattutto adattarne le dinamiche agli obiettivi aziendali ad azioni proattive.

Come abbiamo visto il successo dello smart working non dipende solo dalla tecnologia ma e soprattutto dal coinvolgimento e modo di lavorare delle tue persone.

Infatti  Josh Krichefski, CEO del colosso dell’advertising MediaCom, il presupposto per passare ad uno smart working di successo è quello di creare una cultura aziendale in cui le persone si sentono a loro agio nello svolgere il proprio lavoro, indipendentemente da dove si trovino e da quali strumenti utilizzino.

Il successo della gamification è dovuto proprio a questo: mettiamo in primo piano le persone e instauriamo un rapporto di fiducia reciproca tra azienda e dipendenti.