L’esperienza del dipendente o dei collaboratori sta diventando sempre più importante dal punto di vista della qualità dei processi, coinvolgimento e conseguente produttività; nelle HR sta prendendo sempre più piede quella che è stata definita ormai una nuova area di sviluppo la “employee experience”. Ciò ha dato vita a una serie di nuove piattaforme software dedicate alla digital employee experience, piattaforme digitali che permettono di progettare e gestire un’esperienza unica e straordinaria per ogni dipendente aumentando sensibilmente il livello di relazione e ingaggio.
Cosa si intende esattamente per esperienza dei dipendenti?
La definizione di employee experience indica tutti i touch point, comunicazione e processi che ogni dipendente ha con il proprio datore di lavoro. La qualità dell’employee experience è evidentemente espressa dal risultato di tutte le interazioni che un dipendente ha all’interno dell’organizzazione a cui fa parte.
Le piattaforme per la employee experience quindi si concentrano su come poter modellare la qualità esperienziale del dipendente al fine di azzerare qualsiasi tipo di attrito nei processi e interazioni, massimizzando il più possibile l’assistenza e il supporto. Questo tipo di software gestisce nel quotidiano il viaggio operativo del dipendente detto anche “l’employee journey”.
L’esperienza del dipendente ora come mai viene considerato all’unanimità dai reparti HR delle organizzazioni il passaggio obbligato per l’aumento della produttività, questo perché è proprio dalla qualità della sua esperienza che dipenderà il livello di produttività e la sua stessa permanenza all’interno dell’azienda.
Sostanzialmente la employee experience si identifica nei seguenti punti:
- Processi e flussi di lavoro digitali
- Viabilità e usabilità degli strumenti digitali
- Adoption delle nuove tecnologie
- Engagement dei dipendenti
- Qualità delle relazioni e produttività
Perché utilizzare un software per l’esperienza digitale dei dipendenti?
Un limite più che concreto della digital transformation è l’effettivo livello di adoption degli strumenti messi a disposizione dei dipendenti. La mancata adozione di qualsiasi innovazione blocca inesorabilmente l’azienda non permettendole alcuna evoluzione organizzativa. I motivi possono essere molteplici e quasi sempre sono riconducibili all’interno dell’organizzazione stessa.
Ogni volta infatti che un progetto di digitalizzazione fallisce inevitabilmente si perde un enorme possibilità di progressione e conseguente acquisizione di nuovi vantaggi competitivi. Nuovi casi studio, archiviazione massiva di dati, tracciamento dei comportamenti, comparazione del ROI delle attività interne… tutte interazioni e informazioni perse nel nulla che non permetteranno in alcun modo all’organizzazione di fare tesoro delle proprie esperienze.
Questo avviene per lo più perché alcuni fattori determinanti per la riuscita di un processo di digitalizzazione prescindono dalla scelta della piattaforma per la employee experience ma afferiscono nella maggior parte dei casi ad un processo di evoluzione di mindset necessario, un tema destinato alle risorse umane.
Solo dopo aver creato un corretto cambiamento nell’azienda infatti sarà possibile attuare con successo l’implementazione di nuove tecnologie, questo percorso di cambiamento coinvolge prima processi, cultura e persone ed è chiamato appunto change management.
Un software per l’esperienza dei dipendenti nasce quindi come conseguenza di un percorso di change management dell’organizzazione che solo poi trova nella personalizzazione delle piattaforme per la employee experience la corretta implementazione.
Le piattaforme software per la employee experience hanno tutte come denominatore comune un’interfaccia applicativa per i dipendenti estremamente “user-friendly”, devono invogliare, incuriosire e comunicare da subito un’estrema facilità di utilizzo.
Questa loro caratteristica riesce immediatamente a garantirsi l’attenzione e l’adoption totale da parte del dipendente, da qui comincia l’acquisizione massiva dei dati.
È infatti solo grazie alle caratteristiche comunicative e induttive di queste piattaforme, capaci di guidare e supportare giorno per giorno le attività, che si possono ottenere processi, workflow e operations che diversamente in un ambiente operativo “live tradizionale” non sarebbe possibile tracciare con così tanta precisione.
Questo approccio crea la base per una modalità di conduzione delle organizzazione definita data driven, sostanzialmente l’azienda dispone di un sistema di telemetria in tempo reale delle attività, ottiene cioè informazioni in streaming, mentre “le cose avvengono” e non a posteriori in un report.
Questo cambia profondamente l’approccio alla gestione delle attività perché consente alle aziende di guidare i processi apportando continui correttivi in corsa, attivando così un processo di miglioramento continuo.
Grazie a questo aspetto le piattaforme per la employee experience dispongono quindi di una gran mole di dati qualitativi a differenza di altre infrastrutture classiche, questo apre la strada a processi di lettura dei dati mettendo in relazione azioni ed effetto ottenuto, da qui parte così la misurazione dei risultati, dall’MBO, al metodo OKR, al tracciamento dei KPI o le performances.
Quali sono i vantaggi ottenuti dall’utilizzo di un software per la employee experience ?
L’utilizzo di una piattaforma per gestire l’esperienza dei dipendenti offre una serie di vantaggi molto rilevanti, migliora l’efficienza della forza lavoro, promuove l’impegno e migliora la fidelizzazione dei talenti, ma non solo.
Vediamo nel dettaglio i principali vantaggi ottenibili dalle piattaforme per la employee experience.
Migliora la produttività della forza lavoro
I dipendenti demotivati e infelici costano alle aziende molto di più perché di solito sono molto meno produttivi degli altri. Un’employee experience platform ha proprio come obiettivo l’aumento della soddisfazione degli dipendenti grazie proprio alla loro esperienza in azienda. Dipendenti felici saranno di conseguenza molto più collaborativi, produttivi, avranno tassi di assenteismo inferiori e ragionevolmente quindi rimarranno in azienda più a lungo, i dati lo confermano, il loro ciclo di vita all’interno dell’organizzazione si allungherà inevitabilmente.
Uno dei problemi più significativi dell’area HR delle enterprise company infatti è il turnover dei dipendenti, una vero e proprio problema annoso. Alcune di queste organizzazioni possono raggiungere anche una rotazione dei dipendenti del 25%-30% all’anno dell’intera popolazione, questo rappresenta un’inefficienza costantemente acquisita e un costo interno molto rilevante, sia nell’immediato dovuto all’abbandono della risorsa che poi a cascata su tutti i processi ricorsivi di sistituzione.
Ogni dipendente assunto va infatti, selezionato, reclutato, messo in prova e solo dopo qualche settimana o mese, dopo una fase di onboarding, diviene realmente produttivo. Il costo quindi va moltiplicato per ogni nuovo assunto. Quanto vale quindi in virtù di queste considerazioni diminuire di qualche punto il tasso di turnover dei dipendenti? Molto, anzi moltissimo!
Aumentare l’engagement e collaborazione tra gli stessi dipendenti e l’organizzazione
Il maggiore coinvolgimento dei dipendenti è uno dei risultati certi di una gestione efficace di una piattaforma per la employee experience. La maggior parte delle aziende cerca di mantenere e rafforzare il legame con i dipendenti, tanto migliore sarà la personalizzazione della piattaforma altrettanto maggiore sarà l’effettivo coinvolgimento di ogni singolo individuo nel lavorare per l’azienda e per il team di cui fa parte.
Le piattaforme infatti per la employee experience possono lavorare altrettanto bene nei flussi e nelle comunicazioni intracompany, agevolando proprio la comunicazioni fra aree, reparti e colleghi dando strumenti di supporto con procedure che così divengono metodo, una “teleguida” che toglie definitivamente rischi interpretativi al dipendente creando piena partecipazione al lavoro quotidiano.
Numerose statistiche infatti certificano un malessere diffuso nei dipendenti nelle organizzazioni Enterprise dovute proprio alla mancanza di definizione del ruolo del dipendente, a obiettivi specifici misurati, alle logiche relazionali all’interno del gruppo di lavoro.
Certo gli MBO, i KPI e piani OKR, sistemi di incentivazione basati sulle performance di team non mancano, ma spesso questi progetti non sono accompagnati da un’altrettanto chiaro processo di implementazione… Il dipendente in sostanza non dispone di una guida sicura all’interno della complessità organizzativa finendo col sentirsi disorientato e tendendo così a chiudersi, questo nel tempo crea inevitabilmente ansia e demotivazione.
Aumenta la fidelizzazione dei talenti
Quanto dura un dipendente motivato rispetto ad uno che non lo è? Svariate ricerche ormai confermano numeri allarmanti, i dipendenti stanno cambiando sempre più radicalmente il proprio approccio nei confronti del lavoro.
Una volta il lavoro era un vero e proprio riferimento nella vita di un individuo (luogo, tempi, valori, modalità, gruppo di lavoro), ora invece nel periodo dello smartworking, sembrerebbe che l’opinione comune sia cambiata e si assiste ad un massivo esodo dei dipendenti dalle enterprise company.
La particolarità è che si parla di dimissioni spontanee nella maggior parte dei casi e non come si potrebbe immaginare di licenziamenti massivi causati dalle aziende.
In questo scenario inoltre va considerata la primissima esperienza che si offre ad un dipendente proprio nella fase di onboarding. L’onboarding è la fase di presa in carico del nuovo dipendente non appena assunto.
Dalla formazione base, all’affiancamento fino ai percorsi di carriera di continuous improvement. Un vero e proprio “marchio di fabbrica” che si imprimerà nella mente del dipendente fin dall’inizio, la percezione, il successo e durata della collaborazione futura dipenderà proprio da questo primo passaggio iniziale
Trasforma l’azienda in modo più attrattivo
E ovvio, anche le differenti aziende competono fra loro nell’attrarre nuovi talenti. Va da sé quindi che curare bene l’esperienza, avere una buona employee traction, onboarding e employee journey da già un primo forte segnale, indipendentemente dal tipo di azienda.
Un’organizzazione che prevede una employee experience trasmette da subito che ci si sta approcciando con un sistema organizzato, un’azienda che ha ben presente i problemi e supporti necessari per ogni dipendente per garantirsi il più possibile la crescita delle professionalità e la permanenza all’interno del team di ogni dipendente.
Migliora i risultati e i profitti dell’azienda
Un’indagine sulla gamification, applicata a piattaforme per la employee experience su oltre 240 organizzazioni Italiane condotta nel 2022, ha rivelato che le aziende che offrono una migliore esperienza ai dipendenti grazie ad un employee journey personalizzato hanno quasi nella totalità risultati drasticamente superiori sia in termini di qualità dei processi, di produttività e di fidelizzazione delle risorse.
Quali sono le caratteristiche principali delle piattaforme di Employee experience?
Sul mercato troverai un’ampia gamma di employee experience platform per le risorse umane, alcune hanno funzioni più ordinarie di tipo amministrativo altre più di tipo qualitativo dei processi.. Al di là delle specifiche funzioni differenti che vi si possono trovare tutte puntano ad assistere, supportare e gestire tutte le fasi di lavoro del dipendente nell’ employee journey quotidiano.
Vediamo nel dettaglio le caratteristiche e funzioni più comuni della piattaforme software per l’esperienza del dipendente.
Reclutamento e selezione
Questi software permettono di avere un’amministrazione dettagliata di tutte le offerte fatte sui differenti canali, social e non, permette di mantenere organizzate tutte le comunicazioni fatte con gli step di avanzamento nel funnel di selezione nonché fare già e le prime attività di pre-screening sui candidati.
Questo tipo di funzione da il grande vantaggio di abbattere considerevolmente tutte le operazioni ripetitive della selezione, ideale quindi per le organizzazioni enterprise, dove il tasso di turnover e i volumi conseguenti divengono un vero e proprio costo interno per l’azienda. Alcune funzioni come l’erogazione di survey, questionari, o piccoli team test sono spesso il punto iniziale per incuriosire e contestualmente ingaggiare sin dall’inizio il candidato interagendo così ad un livello più profondo e acquisendo informazioni più rilevanti rispetto alla ricezione dell’ordinario CV.
Onboarding
Questa funzione, conseguente al precedente, rappresenta il vero e proprio biglietto da visita di un’organizzazione. Qui si concentrano tutti i servizi a supporto del nuovo dipendente. Dal livello della qualità dell’esperienza infatti deriverà l’effettivo engagement e collaborazione con i colleghi, da qui anche la durata dei rapporti con l’ azienda stessa. Ricerche accreditate dimostrano quanto la cura dell’esperienza di onboarding sia determinante per allungare il periodo di un dipendente all’interno di un organizzazione, conseguentemente abbassando in modo proporzionale il tasso di turnover e relativi costi interni per sostenere i servizi di sostituzione.
Collaboration e team building
Questa funzione permette di inserire vere e proprie aree di collaborazione, chat singole e di gruppo dove i componenti di un team possono verificarsi fra loro, cercare e confrontare le best practices, tutto facilmente reperibile e organizzato in un portale dedicato.
Questo modulo permette di abbinare a singole task, le sequenze necessarie per compierle, mette in relazione i capi area con i livelli subordinati e consentendo di automatizzare con una serie di trigger comunicazioni ad personam, azioni correttive o rinforzi.
Gestione documentale
Questa è una caratteristica sempre più specifica e vissuta ormai come una commodity tramite questa funzione i dipendenti dell’azienda possono interagire direttamente con il dipartimento delle risorse umane. Potrebbero avere domande sulla busta paga, sulle ferie rimanenti o giustificare un’assenza.
Avere accesso a un portale centralizzato dove poter verificare contenuti specifici diviene un elemento fortemente risolutivo di tutte quelle azioni che rischiano di avere una ridondanza e ciclo di definizione molto lungo, azioni del tipo dove verificare i documenti firmati e archiviati, del ruolo, posizione specifica, MBO o incentive, gestione dell’organigramma, chat dedicata per eventuali delucidazioni direttamente con il reparto HR.
Gestione delle presenze e vIrtual badge
Le aziende hanno l’obbligo di registrare l’orario di lavoro e i dipendenti devono timbrare le entrate e le uscite quotidianamente per poterlo documentare.
Questa funzione permette di automatizzare in poco tempo e semplicemente queste attività azzerando la mole di lavoro richiesta nei casi standard. Anche questa funzione tende a essere frequentemente disponibili su applicativi per la employee experience o fornita ormai anche separatamente come un plug specifico da integrare con altri gestionali.
Turni, assenze e congedo
La ridondanza nelle comunicazione dei turni e delle ferie può essere un problema, è un problema che conoscono bene i dipendenti delle enterprise company che si trovano spesso vista la complessità nella gestione a conoscere all’ultimo le disponibilità ferie e i propri turni.
Dover scoprire all’ultimo che il permesso richiesto o il turno previsto non è stato concesso può realmente creare forti tensioni all’interno di un gruppo di lavoro. Le piattaforme per la employee experience possono gestire anche la procedura di richiesta ferie centralizzando tutte le richieste e automatizzando ciascuna di esse secondo regole ben definite, creando un flusso automatico fra responsabile e dipendente e azzerando le ridondanze e i tempi di risposta.
OKR, KPI e Performances
OKR è l’acronimo di Obiettivo e Risultati chiave. Un sistema di gestione per obiettivi , utilizzato dai team per raggiungere obiettivi ambiziosi attraverso un quadro che richiede monitoraggio regolare, apprendimento continuo e risoluzione dei problemi. È un sistema semplice ma molto utile per eseguire strategie e individuare dove concentrare i propri sforzi.
Come suggerisce il nome, la metodologia OKR consiste nel definire un obiettivo specifico rappresentato e in risultati chiave che confermano se sei sulla strada giusta. Il processo di sviluppo degli OKR per l’azienda o per i dipendenti è abbastanza semplice, ma devi essere accurato per poter realmente funzionare sull’organizzazione.
Per fare questo quindi va valutata l’ azienda tramite un assassment per comprenderne bene i bisogni e gli obiettivi lavorando con i differenti gruppi facenti parte dell’organizzazione.
L’obiettivo di questa funzione quindi è poter implementare la metodologia OKR in questo
la gestione di feedback di ritorno sono fondamentali per mantenere in motivata e in linea la forza lavoro, i dipendenti nei confronti dell’azienda.
Questo modulo permette facilmente di definire quindi anche i KPI (Key performance indicator) di ogni singolo dipendente rispetto alle aspettative di produttività assegnate.
La possibilità di poter dare in tempo reale rinforzi sulla produttività specifica propria e in relazione al proprio team, cioè su un determinato risultato ottenuto, permette cioè di calare il dipendente in un’esperienza personalizzata e unica dal forte valore motivazionale.
Survey di clima, 360 e questionari
Questa funzione permette di ricevere altrettanti feedback dai dipendenti riguardo l’andamento delle attività. Si possono con questa funzione facilmente impostare delle surey, indagini di clima periodiche, 360° che in questo modo confluiranno in analitiche personali e dashboard di gruppo, sarà facile per il reparto HR mettere in relazione gruppi di lavoro con i propri team leader, produttività con livello di relazione aprendo la strada al mondo della People Analytics e People management.
Solo conoscendo profondamente il sentire della propria forza lavoro, l’atmosfera dell’ambiente e la qualità delle relazioni fra le persone sarà possibile incidere positivamente sulle azioni correttive nei processi ed attività da far così confluire in una piattaforma per la employee experience.
MBO, incentive e rewarding
Questa funzione è sicuramente da considerarsi fra le più avanzate nel comparto delle piattaforme per la employee experience. Si tratta di veri e propri plugin disponibili per la employee royalty e rewarding, un modulo che permette di mettere in relazione le azioni fatte, i KPI, gli estimates del singolo o di gruppo per poter così visualizzare da subito un piano MBO o semplice incentivo alla produttività.
Questi moduli spesso nascono già con integrazioni per le funzioni di premiazione, dove l’utente facilmente può accedere alla propria posizione personale al fine della premiazione welfare, o di incentivo o di valutazione annuale MBO.
La gamification, un nuovo modo di interagire con la tecnologia e fra le persone
Un elemento pervasivo di grande supporto alla digitalizzazione in generale è senz’altro l’uso della gamification. Questa metodologia permette di articolare l’esperienza utente con il massimo della attrattiva e ingaggio oggi possibile.
Utilizzando infatti il framework motivazionale derivato dalle logiche del gioco, da cui appunto deriva il termine “gamification”, si possono personalizzare tutti i tipi di applicativi rendendoli estremamente più attrattivi nei confronti dei dipendenti e quindi aumentandone considerevolmente la adoption.
Nel caso di piattaforme per la employee experience quindi il vantaggio non si traduce solamente in elementi di usabilità, semantica e interfaccia ma permette di accedere a meccanismi motivazionali applicabili ai processi sopra elencati, capaci di coinvolgere e cambiare profondamente il comportamento di un individuo.
Viene da sé quindi che poter disporre di una piattaforma per la employee experience capace di programmare dinamicamente i processi con anche la possibilità di facilitarne l’accesso tramite la gamification diviene un boot straordinario nell’aumentare l’appeal di una piattaforma per la employee experience.
Modellazione dei processi e gamification, gli ingredienti di successo per la employee experience
Il BPM (business program modeling) e la Gamification La nuova frontiera delle piattaforme per la employee experience
“In questo periodo di continuo cambiamento le piattaforme per la employee experience basate sulla gamification e sulla modellazione dei processi fanno ancor più la differenza”
Mentre nei casi tradizionali il processo di avviamento di una piattaforma finisce con la sua integrazione con l’infrastruttura aziendale concludendosi con una realizzazione di un POC (proof of concept), per le piattaforme di employee experience di nuova generazione invece il gioco comincia aprendo le opportunità di intervento sull’organizzazione a tutt’altro livello.
È proprio in questa fase che l’approccio al metodo Agile beneficia di un livello superiore rispetto alla progettazione classica passando anche contestualmente all’implementazione stessa.
IL metodo basato sulla BMP (Business process modeling) permette proprio al responsabile HR di intervenire sulla piattaforma in tempo reale.
È tramite strumenti di backoffice avanzati basati sulla BMP che è possibile la modellazione dei processi diretta da parte del management dell’azienda che in questo modo si crea il “proprio” progetto di employee experience.
Grazie alla relazione continua causa/effetto delle attività l’HR manager dell’organizzazioni hanno modo di capitalizzare l’esperienza, portare così rapidamente il loro know how nella gestione operativa di una piattaforma per l’employee experience, i manager potranno così evolvere rapidamente e riprovare con nuovi modelli i differenti processi di controllo e supporto HR e portare al pieno successo l’implementazione.
Il management in sostanza potrà grazie a questo tipo di piattaforme per l’employee experience basate sulla modellazione utilizzare nel proprio backoffice un sistema di programmazione ad oggetti a loro “uso e consumo, organizzato in elementi sequenziali che gli consentirà di costruire autonomamente l’esperienza dipendente più idonea, verificare ciclicamente azioni/risultati con il vantaggio di mantenere sempre una visione d’insieme del progetto.
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