Onboarding dei dipendenti, guida definitiva per HR manager

Perché una guida per l’onboarding dei dipendenti?

L’onboarding è un elemento fondamentale per garantire una transizione senza problemi e per favorire l’integrazione dei nuovi assunti nell’azienda.

È fondamentale riconoscere che non c’è mai una seconda occasione per fare una prima bella impressione. Questo principio vale anche per l’onboarding poiché rappresenta il primo incontro operativo tra il nuovo dipendente e l’azienda.

Durante il processo di onboarding, i nuovi assunti formano le prime impressioni sul loro ambiente di lavoro, sulle persone con cui dovranno interagire e sulle aspettative che l’azienda ha nei loro confronti.

Queste prime impressioni possono influenzare significativamente l’atteggiamento, la motivazione e l’impegno del dipendente verso il proprio lavoro e l’azienda nel suo complesso.

In questa guida, scopriremo le strategie vincenti per assicurare che i nuovi dipendenti si sentano benvenuti, supportati e pronti a iniziare la loro esperienza lavorativa nel modo migliore. Forniremo consigli pratici su come pianificare e organizzare l’onboarding, quali informazioni e risorse condividere con i nuovi assunti e come coinvolgere i colleghi e i responsabili per creare un ambiente di lavoro accogliente.

Esploreremo anche l’importanza della formazione e della presentazione dei processi aziendali, nonché delle aspettative di ruolo, per consentire ai nuovi dipendenti di acquisire rapidamente le competenze necessarie per essere produttivi.

Vedremo infine come l’onboarding ben strutturato può influire positivamente sull’engagement, sulla soddisfazione lavorativa e sulla retention del personale.

Questi i temi trattati in questa guida definitiva all’onboarding di successo:

• Cosa è l’onboarding
• I vantaggi di un buon onboarding
• Gli elementi essenziali del processo
• La formazione
• Come implementare un processo di onboarding
• Le differenti fasi dell’onboarding, come gestirle
• Primo giorno
• Prima settimana
• Primo mese
• Terzo mese, gestione del continuous improvement
• La tecnologia e il suo impatto nel processo di onboarding
• Il nuovo ruolo dell’HR manager
• La Gamification e la AI nel processo di onboarding
• Conclusioni

Cosa è l’onboarding

L’onboarding per i dipendenti di un’azienda è il processo di accoglienza e integrazione dei nuovi assunti all’interno dell’organizzazione. Questa fase iniziale è cruciale per creare una base solida e favorire una transizione senza problemi per i nuovi membri del team.

L’onboarding coinvolge una serie di attività e procedure mirate a fornire ai nuovi dipendenti le informazioni, le risorse e le competenze necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace ed efficiente. L’obiettivo principale dell’onboarding è quello di garantire che i nuovi assunti si sentano benvenuti, orientati e pronti a integrarsi nel contesto lavorativo.

Durante il processo di onboarding, i nuovi dipendenti possono partecipare ad attività come sessioni di formazione, presentazioni aziendali, incontri con i colleghi e i responsabili, nonché ricevere materiale informativo riguardante l’azienda, le politiche interne, i processi operativi e le aspettative di ruolo.

Questo aiuta i nuovi assunti a comprendere meglio la cultura aziendale, le responsabilità del proprio lavoro e ad avviare relazioni positive con i colleghi.

Un onboarding efficace contribuisce a ridurre il tempo di adattamento dei nuovi dipendenti, li aiuta a raggiungere la produttività più rapidamente e migliora la loro soddisfazione lavorativa.

Inoltre, un’adeguata integrazione promuove l’engagement, favorisce l’identificazione con i valori e gli obiettivi dell’azienda e può contribuire a ridurre il tasso di turnover.

I vantaggi dell’onboarding aziendale

• Riduzione del tempo di adattamento: Un buon processo di onboarding aiuta i nuovi dipendenti a familiarizzare più rapidamente con l’azienda, la sua cultura e i suoi processi. Ciò riduce il tempo necessario per diventare completamente operativi e produttivi.
  
• Aumento dell’engagement e della motivazione: Un onboarding efficace favorisce un senso di coinvolgimento e appartenenza nel nuovo dipendente. Questo stimola l’engagement e la motivazione, spingendo il dipendente a dare il massimo nel proprio ruolo.
  
• Miglioramento della retention del personale: Un’esperienza di onboarding positiva contribuisce a creare un legame solido tra il dipendente e l’azienda, aumentando le probabilità che il dipendente rimanga a lungo termine. Ciò riduce il tasso di turnover e i costi associati alla sostituzione del personale.
  

• Aumento della produttività: Un buon onboarding fornisce ai nuovi dipendenti le informazioni, le risorse e le competenze necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Ciò consente loro di diventare rapidamente produttivi e di contribuire al successo dell’azienda.
  
• Miglior integrazione nel team: L’onboarding offre l’opportunità ai nuovi dipendenti di conoscere i colleghi, creare relazioni e integrarsi nel team. Ciò facilita la collaborazione, la comunicazione e l’efficacia complessiva del team.
  
• Riduzione dell’ansia e dello stress: Un processo di onboarding ben strutturato riduce l’ansia e lo stress associati all’inserimento in un nuovo ambiente lavorativo. Fornendo supporto e chiarezza sulle aspettative, si offre ai nuovi dipendenti la sicurezza necessaria per affrontare il loro ruolo con fiducia.
  
• Comunicazione efficace delle aspettative di ruolo: L’onboarding fornisce un’opportunità per comunicare in modo chiaro e approfondito le aspettative di ruolo, le responsabilità e gli obiettivi del dipendente. Ciò aiuta il dipendente a comprendere appieno cosa ci si aspetta da lui e a lavorare in linea con le aspettative dell’azienda.
  

• Comunicazione efficace delle aspettative di ruolo: L’onboarding fornisce un’opportunità per comunicare in modo chiaro e approfondito le aspettative di ruolo, le responsabilità e gli obiettivi del dipendente. Ciò aiuta il dipendente a comprendere appieno cosa ci si aspetta da lui e a lavorare in linea con le aspettative dell’azienda.
  
• Creazione di una cultura aziendale forte: L’onboarding consente di condividere la cultura aziendale, i valori e la visione con i nuovi dipendenti. Questo aiuta a creare un senso di identità e appartenenza alla cultura aziendale, promuovendo l’allineamento con gli obiettivi e i valori dell’azienda.
  
• Facilitazione dello sviluppo professionale: Un buon processo di onboarding può includere la pianificazione dello sviluppo professionale del nuovo dipendente. Ciò fornisce opportunità di apprendimento e crescita, dimostrando un impegno da parte dell’azienda nell’aiutare il dipendente a progredire nella sua carriera.
  
• Favorire la customer satisfaction: Un onboarding efficace non riguarda solo l’integrazione del dipendente, ma può influenzare anche l’esperienza del cliente. Un dipendente ben preparato, motivato e coinvolto è più propenso a offrire un servizio di qualità, evitando rischi di disservizio o discontinuità dovuti ad un inserimento e formazione superficiali o ancora incompleti.
  

In sintesi, un buon processo di onboarding offre numerosi vantaggi, tra cui una riduzione del tempo di adattamento, un aumento dell’engagement e della produttività, una migliore integrazione nel team e una maggiore retention del personale.

Favorendo inoltre una comunicazione chiara delle aspettative, crea una cultura aziendale forte e lo sviluppo professionale, contribuendo complessivamente alla crescita e al successo dell’azienda.

Quali sono gli elementi imprescindibili di un buon processo di Onboarding?

Ora che abbiamo acquisito una comprensione di cosa sia l’onboarding e dei vantaggi che può offrire, è fondamentale esplorare gli elementi chiave che costituiscono un processo di onboarding efficace.

Questi elementi sono gli ingredienti fondamentali necessari per creare un’esperienza di onboarding di successo per i nuovi dipendenti.

Conformità: È fondamentale fornire ai nuovi dipendenti una formazione sulle politiche aziendali fondamentali, assicurando che siano a conoscenza delle norme e dei regolamenti che regolano l’ambiente di lavoro.

Questo include l’addestramento sulla sicurezza sul lavoro, la gestione dei dati sensibili e le politiche di conformità aziendale.

Chiarezza: È essenziale comunicare in modo chiaro e dettagliato le responsabilità lavorative di ciascun dipendente. Questo include fornire una descrizione completa del ruolo, degli obiettivi, delle aspettative di performance e delle procedure operative.

La chiarezza aiuta i dipendenti a capire appieno cosa si aspetta da loro e a svolgere il proprio lavoro in modo efficace.

Cultura: È importante presentare ai nuovi dipendenti la cultura aziendale, comprese le norme formali e informali che guidano il comportamento sul posto di lavoro. Questo include i valori aziendali, le tradizioni, le modalità di comunicazione e le dinamiche del team. Spiegare la cultura aziendale aiuta i nuovi dipendenti ad adattarsi più facilmente all’ambiente di lavoro e a identificarsi con i valori dell’azienda.

Connessione: È cruciale favorire la creazione di relazioni positive tra i nuovi dipendenti e i colleghi esistenti. Ciò può essere fatto attraverso attività di team building, presentazioni formali o informali con i membri del team, opportunità di lavoro di gruppo e incontri sociali. La connessione con i colleghi contribuisce a creare un senso di appartenenza, di supporto reciproco e di coesione all’interno del team.

Il ruolo centrale della formazione nel processo di Onboarding

La formazione svolge un ruolo fondamentale nel processo di onboarding, in quanto fornisce ai nuovi dipendenti le conoscenze, le competenze e le risorse necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. È un elemento chiave per garantire una corretta comunicazione tra il dipendente, l’azienda e il team di riferimento durante tutto il percorso di integrazione e responsabilizzazione.

La formazione può assumere diverse forme, come il microlearning, il learning by doing o la formazione continua fino al continuous improvement. Ognuna di queste metodologie ha il suo valore e può essere utilizzata in combinazione per offrire un’esperienza formativa completa.

Il microlearning è un’approccio formativo basato su moduli di apprendimento brevi e focalizzati su un singolo argomento specifico. Questa metodologia consente ai nuovi dipendenti di apprendere in modo mirato e flessibile, consentendo loro di assimilare rapidamente le informazioni chiave necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Il learning by doing si concentra sull’apprendimento attraverso l’esperienza pratica. I nuovi dipendenti vengono coinvolti in attività e progetti reali sin dall’inizio, consentendo loro di acquisire conoscenze e competenze in modo attivo e concreto.

Si dice che le lingue si imparano solo parlandole no?  Ecco appunto questo approccio promuove l’apprendimento autonomo, la risoluzione dei problemi e la comprensione delle dinamiche del lavoro.

La formazione continua è un aspetto cruciale per garantire che i nuovi dipendenti ricevano un supporto continuo nel loro percorso di crescita e sviluppo professionale. Questo può includere programmi di formazione periodici, workshop, mentoring o coaching. La formazione continua consente ai dipendenti di ampliare le proprie competenze nel tempo, adattandosi alle mutevoli esigenze dell’azienda e mantenendo allineati i loro obiettivi con quelli dell’organizzazione.

La formazione nel processo di onboarding contribuisce a fare chiarezza nella comunicazione tra dipendente, azienda e team di riferimento. Attraverso la formazione, vengono trasmesse informazioni chiave sulle aspettative di ruolo, i processi aziendali, le politiche interne e i valori dell’azienda. Ciò garantisce un allineamento comune e una comprensione condivisa tra tutte le parti coinvolte.

Inoltre, la formazione nel processo di onboarding fornisce un’opportunità per valutare l’allineamento del nuovo dipendente con l’azienda e identificare eventuali aree di miglioramento o bisogni di formazione supplementare. Questo permette un continuo monitoraggio e adattamento del percorso di integrazione, contribuendo al continuous improvement sia del dipendente che dell’azienda nel suo insieme.

In conclusione, la formazione è un elemento essenziale nel processo di onboarding. Attraverso diverse metodologie e approcci formativi, la formazione garantisce una corretta comunicazione, l’allineamento delle aspettative e il supporto continuo per il successo del nuovo dipendente e dell’azienda nel suo complesso.

Come implementare un processo di onboarding passo dopo passo

Per implementare correttamente un piano di onboarding, è necessario seguire una serie di passaggi fondamentali. Di seguito sono elencati gli step chiave per un’efficace implementazione del processo di onboarding:

• Creare il kit di benvenuto e relativi materiali con firma digitale per la presa in carico: Preparare un kit di benvenuto che includa informazioni importanti sull’azienda, documenti contrattuali, moduli di riservatezza e qualsiasi altra documentazione necessaria. Utilizzare la firma digitale per semplificare la gestione dei documenti e accelerare il processo di presa in carico.
  
• Creare materiale didattico adatto al processo di onboarding per ruolo, con spiegazione dell’organigramma e dei ruoli di riferimento: Preparare materiale didattico specifico per il ruolo del nuovo dipendente. Questo dovrebbe includere una panoramica dell’organigramma aziendale, spiegazioni dei ruoli di riferimento e delle gerarchie, così come una presentazione delle funzioni e delle responsabilità del dipendente nel suo contesto lavorativo.
  
• Indicare un mentor o un gruppo di referenti per l’intero processo di onboarding: Assegnare un mentore o un gruppo di referenti dedicati per guidare il nuovo dipendente durante il processo di onboarding. Queste persone possono fornire orientamento, rispondere a domande e offrire supporto durante l’integrazione nella nuova posizione.
  
• Creare contenuti formativi sia generici dell’azienda che per ruolo (la carta dei valori, la filosofia, l’approccio all’ambiente e sia specifici per il ruolo del nuovo dipendente): Sviluppare contenuti formativi che presentino la cultura aziendale, i valori, la filosofia e l’approccio all’ambiente. Inoltre, creare materiale formativo specifico per il ruolo del nuovo dipendente, che copra le competenze, le procedure e le risorse rilevanti per svolgere il lavoro in modo efficace.
  
• Creare una serie di interviste di verifica e check periodico sia con i propri referenti sia all’interno del team per verificarne l’ottimo allineamento: Pianificare una serie di interviste di verifica durante il processo di onboarding. Queste interviste possono coinvolgere sia i referenti assegnati al dipendente sia i membri del team di lavoro. L’obiettivo è valutare l’allineamento del nuovo dipendente, fornire feedback e affrontare eventuali domande o preoccupazioni.
  

Vuoi approfondire come condurre interviste e gestire i feedback con i dipendenti, approfondisci qui la Guida definitiva!

• Calendarizzare l’intero procedimento con dei processi temporali (primo giorno, prima settimana, primo mese e primi tre mesi… fino all’inserimento completo della nuova risorsa): Creare un calendario dettagliato per l’intero processo di onboarding, suddividendo le attività in diversi momenti chiave come il primo giorno, la prima settimana, il primo mese e i primi tre mesi. Questo aiuterà a gestire e seguire il progresso del nuovo dipendente durante l’intero percorso di integrazione.

• Monitorare il corretto allineamento sia della parte formativa che relazionale all’interno del team tramite checklist e survey (90, 180, 360 gradi) all’interno dell’organizzazione: Implementare un sistema di monitoraggio per valutare l’allineamento del nuovo dipendente sia dal punto di vista formativo che relazionale. Questo monitoraggio costante permette di apportare eventuali aggiustamenti e di assicurare che il processo di onboarding si sviluppi in modo ottimale, favorendo l’integrazione e la produttività del nuovo dipendente all’interno dell’organizzazione.
  

Seguendo questi step fondamentali, si può implementare un piano di onboarding efficace che consentirà ai nuovi dipendenti di sentirsi ben accolti, preparati e supportati nella loro nuova posizione. L’obiettivo è fornire loro le risorse, le informazioni e le relazioni necessarie per avere una transizione senza intoppi e per raggiungere il successo nel loro ruolo all’interno dell’azienda.

Le differenti fasi dell’onboarding

È essenziale comprendere in dettaglio come l’intera procedura di onboarding sia strutturata nel tempo e quali attività siano previste in ciascuna fase. Le fasi del processo di onboarding aziendale includono:

• Preparazione
• Primo giorno
• Prima settimana
• Primo mese
• Primi tre mesi e continuous improvement

Preparazione:

La fase di preparazione precede l’accoglienza del dipendente in azienda. L’obiettivo primario è garantire che il nuovo assunto sia consapevole di cosa aspettarsi prima del suo arrivo in ufficio e che sia parzialmente preparato per affrontare il nucleo centrale del processo di onboarding aziendale. Alcune strategie da adottare in questa fase includono:

• Inviare: Invio di una serie di documenti utili al dipendente. Ad esempio, documenti da compilare prima dell’assunzione effettiva, manuali per i dipendenti, pass per il parcheggio e altre informazioni rilevanti. Questi documenti aiutano il dipendente a sentirsi preparato il primo giorno di onboarding aziendale e a evitare confusione sugli step che lo attendono all’interno dell’organizzazione.
  
• Pianificare: Dare al dipendente un’idea chiara di cosa dovrà fare nel primo giorno è importante, ma è ancora meglio pianificare l’intero processo di onboarding aziendale per l’intera settimana in modo dettagliato. Se possibile, è utile pianificare sommariamente anche il processo di onboarding aziendale per i successivi tre mesi.
• Istruire: Non solo si devono predisporre gli oggetti, ma anche le persone. I dipendenti già presenti in azienda devono essere informati sul nuovo assunto, conoscendo il suo nome, il suo ruolo e altri dettagli rilevanti per il processo di onboarding aziendale. Informare i colleghi che si farà un giro degli uffici con il nuovo dipendente aiuta a evitare sorprese e favorisce la creazione di relazioni amichevoli tra i colleghi.

• Predisporre: Assicurarsi che il dipendente trovi il suo spazio di lavoro pronto ad accoglierlo, con tutti gli strumenti e le risorse necessarie per il processo di onboarding aziendale. Garantire che la scrivania, il computer e la cancelleria siano già disponibili contribuisce a far sentire il dipendente il benvenuto e a ottimizzare fin dall’inizio il suo lavoro.
  
• Incontrare: Oltre ai colleghi con cui il dipendente avrà a che fare quotidianamente, è importante che incontri anche persone chiave dell’azienda, come i manager e i membri di altri team con cui potrebbe doversi interfacciare occasionalmente. Organizzare incontri con queste persone durante la giornata permette al nuovo dipendente di conoscerle e di stabilire un primo contatto.
  

È fondamentale comprendere in dettaglio come il processo di onboarding aziendale sia strutturato nel tempo e cosa fare durante ciascuna fase. Le fasi del processo includono la fase di preparazione, il primo giorno, la prima settimana e i primi tre mesi.

Nella fase di preparazione, l’obiettivo principale è garantire che il nuovo dipendente sia informato e parzialmente preparato per il processo di onboarding. È importante inviare documenti rilevanti, pianificare il programma di onboarding per il primo giorno e successivamente per l’intera settimana e predisporre il posto di lavoro con le risorse necessarie. In questa fase, è anche cruciale informare i colleghi e organizzare incontri con le persone chiave dell’azienda.

Primo Giorno

Durante il primo giorno di onboarding, sarà di fondamentale importanza pianificare le seguenti attività:

• Presentazione ufficiale al team e ai referenti: Organizzare una presentazione formale in cui il nuovo dipendente possa essere introdotto al suo team e ai referenti chiave all’interno dell’azienda. Questo permetterà al dipendente di conoscere i colleghi con cui lavorerà e stabilire un primo contatto con le figure di riferimento.
  
• Tour dell’azienda e dei vari reparti: Condurre un tour completo dell’azienda, mostrando al nuovo dipendente i vari reparti e le diverse aree di lavoro. Ciò fornirà una panoramica completa delle strutture aziendali e aiuterà il dipendente a familiarizzare con l’ambiente di lavoro.
  
• Anticipare il programma settimanale: Presentare al nuovo dipendente il programma settimanale di attività di onboarding. Questo fornirà un’idea chiara di cosa aspettarsi nei prossimi giorni e permetterà al dipendente di prepararsi mentalmente per le attività in programma.
  
• Presentare il mentore di riferimento: Introdurre il mentore designato al nuovo dipendente. Il mentore avrà il compito di fornire orientamento, supporto e risposte alle domande durante il processo di onboarding. Presentare il mentore permette al dipendente di stabilire un rapporto di fiducia e avere un punto di riferimento all’interno dell’organizzazione.
  

L’obiettivo quindi del primo giorno è programmare l’intero employee journey del dipendente, non lasciare cioè che l’esperienza del primo giorno sia lasciata in alcun momento al caso, come detto, non c’è mai una seconda occasione per fare una prima buona impressione.

Prima settimana

Nella seconda settimana del processo di onboarding, i punti chiave per garantire un onboarding efficace del dipendente saranno i seguenti:

• Cultura aziendale: Approfondire la comprensione della cultura aziendale da parte del dipendente. Ciò può includere la condivisione di informazioni sui valori, la missione e la visione dell’azienda, così come la presentazione di tradizioni aziendali e norme informali che guidano il comportamento sul posto di lavoro.
  
• Manuale approfondito delle procedure e dei processi: Fornire al dipendente un manuale completo che descriva le procedure e i processi specifici dell’azienda. Questo manuale dovrebbe essere un riferimento utile per il dipendente nel corso delle sue attività quotidiane, fornendo indicazioni chiare su come eseguire le operazioni, le politiche aziendali e le procedure standard.
  
• Impostare gli obiettivi della persona e allinearli con quelli del team: Collaborare con il dipendente per stabilire gli obiettivi personali e allinearli con quelli del team e dell’azienda. Questo aiuterà il dipendente a comprendere come il suo lavoro contribuisce agli obiettivi generali dell’organizzazione e a sentirsi coinvolto nel successo collettivo.
  
• Definire il training e la formazione specifica per il ruolo: Identificare le esigenze di formazione specifiche per il ruolo del dipendente e pianificare le attività di training e formazione corrispondenti. Questo potrebbe includere corsi, workshop, mentorship o altre modalità di apprendimento per sviluppare le competenze necessarie per svolgere il ruolo in modo efficace.
  
• Verifica della curva di apprendimento e risultati: Valutare i risultati ottenuti dal dipendente fino a quel punto, sia in termini di feedback ricevuto che di task e processi eseguiti. Questa verifica può includere momenti di valutazione formali o informali, dove il dipendente può condividere i suoi progressi, ricevere feedback e affrontare eventuali domande o problemi.
  

L’obiettivo durante la seconda settimana di onboarding è approfondire la comprensione del dipendente sulla cultura aziendale, fornire le risorse necessarie per svolgere il lavoro e stabilire obiettivi chiari. Inoltre, si mira a garantire una formazione specifica e a valutare i risultati raggiunti fino a quel momento.

Il primo mese

Durante il primo mese di onboarding, si pone particolare attenzione alla verifica delle procedure e si attuano processi di presidio e controllo. Questo periodo è caratterizzato da diverse attività:

• Verifica della comprensione del ruolo e delle funzioni assegnate: Si verifica se il dipendente ha compreso appieno il proprio ruolo e le relative responsabilità, basandosi sui contenuti dell’onboarding e sui moduli formativi iniziali. Si valuta se il dipendente ha acquisito le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere le sue mansioni in modo adeguato.
  
• Verifica dell’affiancamento con il tutor: Si controlla l’efficacia dell’affiancamento con il tutor o il mentore assegnato al dipendente. Si valuta se il tutor ha fornito un supporto adeguato nel guidare il dipendente attraverso i vari passaggi operativi e nell’aiutarlo a comprendere meglio il contesto lavorativo.
  
• Verifica dell’inserimento con i referenti del team: Si verifica l’effettiva comunicazione e collaborazione del dipendente con i referenti del team. Ciò include la valutazione delle interazioni con i colleghi e la capacità di lavorare in team. Inoltre, si valuta l’inserimento del dipendente con i capi di riferimento per la propria funzione, assicurandosi che vi sia una chiara comprensione delle aspettative e un adeguato supporto.
  

Questo primo mese di onboarding rappresenta un periodo cruciale per valutare l’efficacia dell’integrazione del dipendente e la sua capacità di adattarsi alle procedure aziendali. Attraverso la verifica delle procedure e dei processi, si mira a garantire che il dipendente si stia adeguando correttamente alle aspettative e stia svolgendo il proprio ruolo in modo efficace

Dai tre mesi in poi

Durante i successivi tre mesi di onboarding, gli obiettivi si concentreranno su sfide più avanzate e mireranno a valutare e supportare l’integrazione del dipendente nel ruolo e nell’ecosistema aziendale. I punti fondamentali saranno i seguenti:

• Verifica della qualità della comunicazione e feedback: Durante questo periodo, sarà importante valutare la qualità della comunicazione sia a livello individuale che all’interno del team di riferimento. Ciò implica la valutazione della chiarezza nella comunicazione, l’abilità nel fornire e ricevere feedback e la capacità di adattarsi alle dinamiche di comunicazione interne all’azienda.
  
• Verifica dell’apprendimento delle procedure e dei processi: Sarà necessario valutare l’apprendimento delle procedure e dei processi specifici del ruolo del dipendente e valutarne l’acquisizione dell’indipendenza all’interno di essi. Ciò implica verificare che il dipendente abbia assimilato le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo autonomo e sicuro.
  
• Definizione degli obiettivi e dei KPI: Durante questo periodo, sarà importante stabilire obiettivi specifici per il ruolo del dipendente e identificare i Key Performance Indicators (KPI) per monitorarne le prestazioni. Questo consentirà di allineare le aspettative e di valutare il progresso del dipendente rispetto agli obiettivi stabiliti.
  
• Valutazione interna di inserimento: Sarà opportuno effettuare una prima valutazione interna per comprendere la curva di apprendimento e l’adattamento del dipendente al nuovo ecosistema aziendale. Questa valutazione consentirà di identificare eventuali aree di miglioramento, fornire feedback mirati e supportare il dipendente nel suo percorso di crescita e sviluppo professionale.
  

Durante questo periodo, il focus si sposta verso una valutazione più avanzata delle competenze, delle prestazioni e dell’adattamento del dipendente al ruolo e all’azienda. Attraverso queste misurazioni e valutazioni, sarà possibile fornire il supporto necessario per favorire una transizione completa e una piena integrazione del dipendente all’interno dell’organizzazione.

Il continuous Improvement

Il continuous improvement, o miglioramento continuo, è un concetto chiave nelle organizzazioni che mira a identificare e attuare costantemente miglioramenti nelle pratiche, nei processi e nelle performance aziendali. Si basa sull’idea che non esista mai un punto finale in cui si possa dire che tutto sia perfetto, ma che ci sia sempre spazio per l’ottimizzazione e l’innovazione.

Una volta completata la fase di onboarding di un dipendente, il continuous improvement aziendale può essere integrato nel percorso di sviluppo della sua carriera. Ecco come può essere contestualizzato:

1. Identificazione delle aree di miglioramento: Dopo l’onboarding, l’azienda può valutare le competenze, le performance e le potenzialità del dipendente. Attraverso feedback, valutazioni periodiche o analisi dei risultati, possono emergere aree in cui il dipendente può migliorare per raggiungere livelli e ruoli più avanzati. Questo può includere lo sviluppo di competenze tecniche o soft skills specifiche.
2. Definizione degli obiettivi di miglioramento: Una volta individuate le aree di miglioramento, l’azienda e il dipendente possono collaborare per stabilire obiettivi specifici e misurabili per il suo sviluppo. Questi obiettivi dovrebbero essere realistici, sfidanti e allineati con la strategia aziendale e le opportunità di carriera.
3. Piani di formazione e sviluppo: Per supportare il continuous improvement, l’azienda può fornire al dipendente opportunità di formazione, coaching, mentoring o partecipazione a progetti speciali. Questi programmi possono aiutare il dipendente a sviluppare le competenze richieste per il suo progresso professionale e per maturare a livelli e ruoli più avanzati.
4. Monitoraggio e valutazione: Durante il percorso di miglioramento continuo, è importante monitorare e valutare regolarmente i progressi del dipendente. Questo può avvenire attraverso feedback, valutazioni di performance, revisioni periodiche o discussioni individuali. Il monitoraggio aiuta a identificare eventuali sfide o ostacoli e a fornire supporto aggiuntivo se necessario.
5. Opportunità di crescita e avanzamento: Il continuous improvement aziendale offre al dipendente opportunità concrete di crescita e avanzamento professionale. Attraverso il miglioramento delle competenze e delle performance, il dipendente può aspirare a ruoli più avanzati, responsabilità aggiuntive o promozioni all’interno dell’organizzazione.

In sostanza il continuous improvement aziendale può essere inserito nel percorso di carriera di un dipendente una volta completata la fase di onboarding. Attraverso l’identificazione delle aree di miglioramento, la definizione di obiettivi specifici, i programmi di formazione e sviluppo, il monitoraggio e valutazione regolari e le opportunità di crescita, il dipendente può progredire, maturare e raggiungere livelli e ruoli più avanzati all’interno dell’organizzazione.

L’impatto della tecnologia nel processo di Onboarding

Anche il processo di Onboarding ha trovato la sua risposta nella digitalizzazione. Ora sono nate piattaforme e applicazioni con l’obiettivo di ridurre l’effort organizzativo ad ogni HR portando il ruolo ad un nuovo paradigma.

Le nuove piattaforme per l’employee experience infatti offrono un supporto prezioso agli HR nella configurazione di un’esperienza di onboarding ottimale per i dipendenti.

Vuoi ascoltare il PODCAST di Federico Fantacone per approfondire le evoluzioni in ambito HR delle piattaforme per l’employee experience di nuova generazione? Scopri qui come vengono progettate le nuove esperienze per i dipendenti dall’onboarding alla formazione fino al performance management.

Grazie all’utilizzo di tecnologie innovative, queste piattaforme offrono una serie di vantaggi che possono essere suddivisi in diversi aspetti chiave.

“Le piattaforme per l’employee experience generano data entry in modo implicito, per questo funzionano!”

• Automazione dei processi: Le piattaforme per l’employee experience consentono di automatizzare gran parte dei processi di onboarding. Ciò significa che attività come la creazione di documenti, l’invio di notifiche, la raccolta di firme e la gestione delle informazioni possono essere automatizzate, riducendo notevolmente il carico di lavoro amministrativo degli HR. Ciò porta a un risparmio significativo in termini di tempo e risorse.
  
• Approccio olistico alle funzioni: I nuovi software e piattaforme per il settore delle Risorse Umane (HR) stanno vivendo un’evoluzione significativa, ampliando notevolmente le loro funzioni. Questa tendenza riflette una crescente volontà di mettere al centro il dipendente, destinatario finale di tali strumenti, al fine di offrire un approccio olistico che copra l’intero percorso lavorativo. Le ultime soluzioni HR rappresentano un importante passo avanti, offrendo funzionalità estese e una maggiore integrazione. Non si limitano più solo alla gestione delle assunzioni e dei licenziamenti, ma abbracciano l’intera esperienza lavorativa, dal reclutamento alla formazione, dal monitoraggio delle prestazioni alla gestione dei benefici fino ai processi di performance management. Qui un approfondimento sui tools, software e piattaforme dedicate al settore 👇👇👇

• Esperienza personalizzata: Queste piattaforme offrono la possibilità di creare un’esperienza di onboarding personalizzata per ciascun dipendente. Attraverso l’utilizzo di moduli e contenuti specifici per il ruolo e la posizione del dipendente, è possibile fornire informazioni rilevanti e pertinenti per il suo percorso di integrazione. Ciò contribuisce a migliorare l’engagement del dipendente sin dall’inizio e a garantire una migliore assimilazione delle informazioni.

• People Analytics e Performance Data-driven: le piattaforme per l’employee experience consentono di raccogliere e analizzare dati relativi all’onboarding e alle prestazioni dei dipendenti. Queste analisi basate sui dati, noti come people analytics, offrono una visione approfondita dell’efficacia del processo di onboarding e delle performance dei dipendenti nel tempo. Ciò consente agli HR di identificare aree di miglioramento, individuare le best practice e adattare il processo di onboarding in modo più strategico ed efficiente.
  
• Centralizzazione delle informazioni: grazie a queste piattaforme, è possibile centralizzare tutte le informazioni relative all’onboarding, consentendo un accesso rapido e facile a tutti i documenti, i moduli e le risorse necessarie. Questo evita la dispersione di informazioni e semplifica la gestione e la condivisione dei materiali di onboarding con i dipendenti e con il team di HR.
  

• Integrazione con altre soluzioni HR: le piattaforme per l’employee experience possono essere integrate con altre soluzioni HR esistenti, come il sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) o i software di formazione e sviluppo. Questa integrazione permette un flusso di dati e informazioni più efficiente, consentendo una gestione integrata delle diverse attività HR e fornendo un quadro completo delle informazioni relative al dipendente.
  

Complessivamente, l‘utilizzo di piattaforme per l’employee experience permette agli HR di configurare un processo di onboarding più efficiente, personalizzato e basato sui dati. Ciò si traduce in risparmi di tempo e risorse, una migliore qualità dei processi implementati e l’accesso a un nuovo livello di gestione basata sui dati delle persone e delle performance.

Quale sarà il nuovo ruolo del HR manager con l’avvento delle tecnologie?

In questa rivoluzione digitale l’HR Manager svolge un ruolo fondamentale nell’innovazione aziendale diventando un vero e proprio abilitatore.

La tecnologia ora ha da tempo sfornato software per gestire tutti i processi, che sia il recruitment, l’onboarding, la gestione delle attività fino al performance management, ora c’è un software.

Tradizionalmente, queste attività fino a un po’ di tempo fa venivano gestite tramite una serie di software separati, risultando spesso complessi da integrare e utilizzare.

Una tendenza recente ha visto la migrazione verso soluzioni di nuova generazione, più integrate con l’adozione di piattaforme per l’employee experience basate sull’Intelligenza Artificiale.

Queste piattaforme sostanzialmente uniscono le diverse funzioni dell’HR Manager, offrendo una visione olistica delle attività e semplificando la gestione dei processi.

Grazie all’Intelligenza Artificiale inoltre, queste piattaforme offrono funzionalità avanzate come l’automazione dei processi, la personalizzazione dell’esperienza dei dipendenti e l’analisi dei dati.

Ciò consente di ottimizzare le attività HR tutto tondo, riducendo il carico di lavoro amministrativo e migliorando la qualità dei processi implementati.

L’adoption come chiave del successo

Un aspetto chiave di queste piattaforme è la gamification, che rende i software “standalone”, non chiede cioè alcuna azione di convincimento per il coinvolgimento dei dipendenti.

La gamification infatti è una metodologia motivazionale e di coinvolgimento basata sul gioco, o meglio utilizza elementi derivati dal gioco per processi dedicati alla produttività.

Grazie a un’esperienza coinvolgente e interattiva offerta appunto dalla gamification, i dipendenti possono così partecipare attivamente al processo di adozione delle nuove tecnologie, aumentando notevolmente l’efficacia della fase di implementazione delle nuove piattaforme.

In conclusione, l’adozione di piattaforme per l’employee experience basate sull’Intelligenza Artificiale offrono all’HR Manager l’opportunità di guidare l’innovazione in modo più efficace.

Queste soluzioni integrate semplificano le attività HR, consentendo di concentrarsi sulla creazione di un’esperienza coinvolgente per i dipendenti e sull’implementazione di strategie di gestione delle performance basate sui dati ed eliminando il lavoro ripetitivo e le rindondanze.

Conclusioni

In conclusione, in questa guida definitiva per gli HR all’onboarding aziendale abbiamo messo in evidenza le mille sfaccettature di un processo particolarmente delicato che nel suo insieme rivela parecchie insidie e criticità.

la gestione dell’onboarding dei dipendenti richiede dunque una nuova visione olistica che ponga il dipendente al centro dell’attenzione, una visione a comparti a “silos” per funzioni che tenga conto solo delle fasi dell’esperienza del dipendente oggi non è più contemplabile.

La tecnologia, con le sue piattaforme software basate sull’intelligenza artificiale e la gamification, ha ormai già di fatto trasformato il ruolo degli HR manager e ha ridefinito il modo di lavorare nel settore delle risorse umane.

Un nuovo mondo di opportunità e di nuovi mestieri si sta aprendo grazie a questo ulteriore nuovo cambio di paradigma.

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