Risolvi i problemi della digitalizzazione con il Business Process Management

Business Process Management: Cosa è esattamente e perché permette di mettere in “sicurezza”il processo di digitalizzazione? Scopri qui il metodo per gestire e anticipare i tipici problemi di digitalizzazione

Il Business Process Management (BPM) è una disciplina aziendale che si occupa della progettazione, gestione, ottimizzazione e automazione dei processi di business. L’obiettivo del BPM è migliorare l’efficienza, l’efficacia e l’agilità dei processi operativi di un’organizzazione. Ciò viene realizzato attraverso la mappatura, l’analisi, il disegno, l’esecuzione, il monitoraggio e la revisione continua dei processi.

Come il BPM Viene Usato nei Processi di Digitalizzazione:

1. Mappatura e Analisi dei Processi: Il BPM inizia con una comprensione dettagliata dei processi aziendali esistenti. Questo include la mappatura dei passaggi del processo, i flussi di lavoro e le interazioni tra diverse funzioni aziendali. L’analisi dei processi permette di identificare inefficienze, colli di bottiglia e opportunità di miglioramento.
2. Automazione dei Processi: Uno degli aspetti cruciali della digitalizzazione è l’automazione dei processi. Il BPM utilizza strumenti software per automatizzare attività ripetitive e manuali, riducendo l’errore umano e aumentando la velocità ed efficienza dei processi.
3. Integrazione di Sistemi e Dati: Il BPM favorisce l’integrazione tra diversi sistemi IT utilizzati all’interno dell’organizzazione. Questo assicura una transizione fluida dei dati tra diversi dipartimenti e sistemi, migliorando la coerenza e la disponibilità delle informazioni.
4. Monitoraggio e Ottimizzazione Continua: I sistemi BPM includono strumenti di monitoraggio e analisi che aiutano a tracciare le prestazioni dei processi in tempo reale. Questo consente alle aziende di identificare rapidamente aree di miglioramento e di apportare modifiche in modo proattivo.
5. Flessibilità e Adattabilità: In un ambiente aziendale che cambia rapidamente, il BPM aiuta le organizzazioni ad essere più flessibili e adattabili. I processi possono essere rapidamente aggiornati o modificati per rispondere a nuove opportunità di mercato o sfide.
6. Miglioramento dell’Esperienza Cliente: La digitalizzazione dei processi tramite BPM può portare a una maggiore coerenza e qualità del servizio, migliorando l’esperienza del cliente. Ad esempio, i processi di assistenza clienti automatizzati e integrati possono fornire risposte più rapide e personalizzate.
7. Supporto alla Decisione Basato sui Dati: Il BPM fornisce dati e analisi che supportano la presa di decisioni basata su informazioni concrete. Questo può migliorare la strategia aziendale e l’allocazione delle risorse.

Sei alla ricerca dunque di un modo efficace per risolvere i problemi della digitalizzazione nella tua azienda? Allora il Business Process Management è la soluzione che fa per te!

Il Business Process Management è un approccio sistematico alla gestione dei processi aziendali che ti aiuta a risolvere i tipici problemi che insorgono nel processo di digitalizzazione, ottimizzando le attività quotidiane, migliorando la produttività, coinvolgendo da subito correttamente la forza lavoro e i dipendenti  impattando così sulla produttività dell’organizzazione.

Quanto pensi possa realmente durare la tua innovazione?

In questo articolo ti guideremo nella scelta degli obiettivi e delle priorità, nella selezione delle metodologie più idonee per implementare il Business process management e dei tools tecnologici più adatti alle tue esigenze per risolvere definitivamente i problemi della digitalizzazione.

Se sei in procinto di iniziare un progetto di digital transformation non puoi mancare di leggere questo articolo per risolvere i problemi della digitalizzazione e non doverli risolvere poi.

Come funziona il Business Process Management per risolvere i problemi di digitalizzazione?

Il processo di progettazione basato sul BPM segue generalmente questi passaggi:

1. Identificazione dei processi: il primo passo consiste nell’identificare i processi aziendali critici da migliorare, sulla base di criteri come l’impatto sui clienti, la complessità, i costi e la priorità strategica.
2. Analisi dei processi: una volta identificati i processi da migliorare, si procede con l’analisi dettagliata dei processi, che comprende la mappatura delle attività, dei ruoli, dei flussi di lavoro e delle regole di business.
3. Definizione del modello di processo: sulla base dell’analisi dei processi, si procede con la definizione del modello di processo, che rappresenta la descrizione dettagliata dei processi aziendali migliorati, comprensivo delle regole di business, dei ruoli e delle attività.
4. Automazione dei processi: il modello di processo viene poi trasformato in un processo automatizzato, utilizzando strumenti software per gestire le attività, i dati e le comunicazioni.
5. Monitoraggio e ottimizzazione: una volta automatizzato il processo, si procede con il monitoraggio continuo delle prestazioni del processo e l’ottimizzazione costante per migliorare le prestazioni, identificare le inefficienze e le criticità e garantire un’efficace gestione dei cambiamenti.

Risolvi e anticipa i tipici problemi della digitalizzazione

Per comprendere meglio come funziona il modello di progettazione basato sul BPM, si possono analizzare alcuni casi aziendali che hanno utilizzato questo approccio.

Esempi per risolvere i problemi della digitalizzazione:

Un caso di successo è quello della banca tedesca Deutsche Bank, che ha adottato il modello di progettazione basato sul BPM per migliorare il processo di onboarding dei clienti. Il vecchio processo richiedeva fino a 20 giorni per completare tutte le attività necessarie, mentre con il nuovo processo basato sul BPM la durata si è ridotta a soli 5 giorni. Inoltre, il tasso di abbandono dei clienti durante l’onboarding è diminuito del 70%, grazie alla semplificazione del processo e all’automazione delle attività.

Un altro caso di successo è quello della compagnia aerea olandese KLM, che ha utilizzato il modello di progettazione basato sul BPM per migliorare il processo di gestione dei bagagli. Grazie alla mappatura dettagliata del processo e all’automazione delle attività, la KLM è riuscita a ridurre del 50% il tasso di smarrimento dei bagagli, migliorando così l’esperienza dei passeggeri e riducendo i costi associati alla gestione dei reclami.

In entrambi i casi, l’adozione del modello di progettazione basato sul BPM ha consentito di migliorare significativamente i processi aziendali, riducendo i tempi di attesa, migliorando la qualità dei servizi e riducendo i costi operativi.

La mappatura dei processi permette quindi di risolvere i problemi della digitalizzazione o anticiparli:

• i problemi e le inefficienze acquisite nei processi aziendali esistenti
  
• le soluzioni per creare processi più efficienti e automatizzati
  

Si potrà così effettuare la mappatura dei processi identificando tutte le attività coinvolte nel processo, insieme alle persone e ai loro ruoli, alle risorse utilizzate e ai tempi necessari per completare ogni attività.

Il BPM ha quindi indubbiamente un impatto sulla produttività dell’intera organizzazione!

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Sommario

1. Definizione del Business Process Management
2. Le fasi del Business Process Management
3. Automazione dei processi aziendali con il BPM
4. Vantaggi del Business Process Management
5. Quando utilizzare il Business Process Management
6. I problemi che risolve durante la digitalizzazione
7. Il ruolo dei player nel processo di di digitalizzazione
8. Dal process management al process modeling
9. Il BPM nel processo di digitalizzazione nelle piattaforme di nuova generazione
10. I vantaggi della modellazione in fase di progettazione
11. Conclusioni

Cosa è il BPM Business Process Management

Il BPM (Business Process Management) è un approccio sistemico alla gestione dei processi aziendali, che mira a migliorare l’efficienza, l’efficacia e l’adattabilità dei processi attraverso la standardizzazione, l’automazione e l’ottimizzazione.

Il BPM è composto da diverse componenti, tra cui:

1. Modellizzazione dei processi: la definizione dettagliata dei processi aziendali, che comprende la mappatura delle attività, dei ruoli, dei flussi di lavoro e delle regole di business.
2. Automazione dei processi: la trasformazione dei processi manuali in processi automatizzati, che utilizzano strumenti software per gestire le attività, i dati e le comunicazioni.
3. Monitoraggio dei processi: la raccolta e l’analisi dei dati sui processi aziendali, per valutare le prestazioni, identificare le inefficienze e le criticità e migliorare continuamente i processi.
4. Gestione dei cambiamenti: la gestione del cambiamento organizzativo, che si occupa di identificare e gestire gli impatti del cambiamento sui processi aziendali e sulle persone coinvolte.

Il BPM è utile per risolvere e anticipare i problemi in un progetto di digitalizzazione perché consente di:

1. Standardizzare i processi: definendo i processi in modo preciso e dettagliato, il BPM aiuta a creare un’immagine chiara e condivisa dei processi aziendali, evitando confusioni e disallineamenti tra i vari reparti.
2. Automatizzare i processi: la trasformazione dei processi manuali in processi automatizzati consente di ridurre gli errori, aumentare la velocità e l’efficienza delle attività e migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi offerti.
3. Monitorare i processi: attraverso il monitoraggio continuo dei processi aziendali, il BPM consente di identificare le inefficienze, le criticità e i potenziali problemi, consentendo di prendere azioni correttive in tempo reale.
4. Gestire i cambiamenti: il BPM consente di gestire i cambiamenti organizzativi in modo controllato e pianificato, minimizzando gli impatti negativi sui processi aziendali e sulle persone coinvolte.

In generale, il Business Process Management (BPM) rappresenta un approccio fondamentale per la digitalizzazione delle aziende, perché consente di migliorare la produttività, la qualità dei prodotti e dei servizi, la soddisfazione dei clienti e dei dipendenti e la capacità di innovazione e adattamento alle nuove sfide del mercato.

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E solo nella visione dei flussi nella loro interezza che si può intervenire con il BPM per impattare effettivamente sull’organizzazione risolvendo e anticipando i tipici problemi della digitalizzazione.

Combina le diverse metodologie per aumentare i punti di vista e risolvere i problemi della digitalizzazione

Abbiamo detto quindi che la risoluzione dei problemi di digitalizzazione consiste nel valutare i processi di lavoro all’interno dell’azienda, identificare eventuali problemi e inefficienze e sviluppare soluzioni per risolverli. Questi gli step:

– Individua il processo da analizzare e definisci obiettivi e fasi. Procedi con la raccolta delle attività svolte, dei flussi di informazione e dei materiali coinvolti. In questo passaggio, è importante raccogliere con un assessment i dati e informazioni da diverse fonti, come interviste con i dipendenti, osservazioni dirette sul campo e analisi dei dati.

– Analizza le informazioni per individuare le inefficienze e i problemi all’interno del processo. In base ai risultati, proponi all’interno dei gruppi di confronto le modifiche al processo per migliorarlo e rendere il lavoro più efficiente. I problemi non risolti possono avere un impatto negativo sulla qualità del lavoro e sulla morale dei dipendenti fino a bloccare addirittura il processo di digitalizzazione, il confronto quindi in questa fase è determinante.

Abbiamo parlato del modello BPM, esistono tuttavia altri metodi complementari, vediamo alcuni:

1. Analisi SWOT: l’analisi SWOT è un metodo di valutazione delle forze, delle debolezze, delle opportunità e delle minacce dell’organizzazione. Questo metodo aiuta a valutare il processo e l’organizzazione nel suo insieme, individuando le possibili opportunità di miglioramento e i rischi associati. Inoltre, l’analisi SWOT può aiutare a individuare i fattori interni ed esterni che influenzano il processo aziendale.
   
2. Diagramma di Ishikawa: il diagramma di Ishikawa, anche conosciuto come diagramma a spina di pesce, è uno strumento di analisi dei problemi che consente di identificare le possibili cause di un problema e di organizzarle in categorie. Questo metodo aiuta a comprendere le cause radici dei problemi e a trovare soluzioni efficaci.
   
3. Diagramma di Gantt: il diagramma di Gantt è uno strumento di pianificazione che consente di rappresentare la durata e la sequenza delle attività di un processo in un grafico a barre. Questo metodo aiuta a coordinare le attività e a individuare le attività in ritardo. Il diagramma di Gantt consente di visualizzare le attività in modo chiaro dando esatta contezza dell’effort delle risorse e tempi permettendo così di identificare le possibili soluzioni  a monte.

Risolvere i problemi derivanti dal processo di digitalizzazione ha quindi diverse soluzioni

L’utilizzo combinato di questi metodi consente di analizzare in modo completo e dettagliato i processi aziendali da diversi punti di vista, individuando i problemi, le inefficienze e le criticità, proponendo soluzioni e pianificando la loro implementazione anticipando o risolvendo i problemi di un progetto di digitalizzazione.

E solo nella visione dei flussi nella loro interezza che si può intervenire con il BPM Business Process Management per impattare effettivamente sull’organizzazione risolvendo e anticipando i tipici problemi della digitalizzazione.

Implementa IL BPM per risolvere i problemi della digitalizzazione

L’implementazione dei processi aziendali è fondamentale per risolvere i problemi della digitalizzazione e raggiungere gli obiettivi dell’azienda.  Questi i passaggi fondamentali per risolvere e anticipare i problemi di un processo di digitalizzazione:

• GESTISCI IL CAMBIAMENTO: la gestione del cambiamento è un altro aspetto importante dell’implementazione dei processi aziendali.
• COMUNICA CHIARAMENTE: comunicare chiaramente ai dipendenti perché è necessario il cambiamento e coinvolgerli nella definizione dei nuovi processi sono fondamentali per garantire un’adozione efficace del cambiamento.
• PROGRAMMA LA FORMAZIONE: l’educazione e il training dei dipendenti sono essenziali per garantire che siano in grado di comprendere i nuovi processi e di adattarsi al cambiamento. Offrire formazione specifica, organizzare sessioni di formazione regolari e favorire la condivisione delle conoscenze tra i dipendenti sono alcune delle azioni che l’azienda può adottare.
• CREA SISTEMI DI VERIFICA E CONTROLLO: Il monitoraggio e la valutazione dei processi aziendali sono altrettanto importanti per individuare eventuali criticità e disfunzioni e intervenire tempestivamente per migliorare i processi e raggiungere gli obiettivi prefissati. L’approccio BPM, basato sul monitoraggio costante e sull’adozione di soluzioni innovative, è la chiave per adattarsi ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei clienti, garantendo la massima efficienza e qualità del lavoro.

BPM e automazione dei processi aziendali

Affrontare i problemi di digitalizzazione aziendale è fondamentale per garantire un’efficace gestione dei processi e un aumento della produttività.

In particolare, l’automazione dei processi aziendali può rappresentare una soluzione per semplificare il lavoro all’interno dell’azienda. Tuttavia, spesso le imprese si trovano ad affrontare difficoltà nella digitalizzazione dei processi, tra cui la mancanza di competenze tecniche e la difficoltà nell’integrare i sistemi informatici esistenti.

Non sempre l’automazione di per sé rappresenta un acquisizione di maggior efficienza, l’organizzazione si deve infatti trovare nella possibilità di testare, sperimentare e validare processi in continua evoluzione, la singola automazione non garantisce di per sé maggiore efficienza.

Come abbiamo visto, l’automatizzazione dei processi aziendali può portare a un enorme aumento dell’efficienza dell’organizzazione e può trasformare interi reparti rendendoli più produttivi e redditizi. Tuttavia, affinché ciò accada, è necessario che ogni singolo reparto abbia una chiara comprensione dei propri processi interni, in modo da poterli identificare e documentare in modo dettagliato.

“Automatizza tutto ciò che puoi standardizzare ma attenzione a non ridurre la portata dei processi!”

Questo significa che i manager e dipendenti devono comprendere a fondo ogni singolo passaggio che costituisce i propri processi e devono essere in grado di comunicare in modo chiaro e preciso come essi funzionano.

Tuttavia, come emerge dagli assessment, questo non è sempre il caso.

Molte aziende hanno aree grigie nella gestione dei propri processi interni, e ciò può creare dei buchi neri in cui i dipendenti e i manager rischiano di perdersi.

In queste situazioni, l’automazione dei processi senza una adeguata progettazione dei flussi diventa particolarmente rischiosa. Qui risulta particolarmente utile l’approccio BPM.

Pertanto, prima di pensare all’automazione dei processi aziendali, è essenziale identificare e documentare i processi interni in modo dettagliato, utilizzando metodologie di gestione dei processi come analizzato precedentemente non dando nulla per scontato.

Solo in questo modo è possibile garantire un progetto di digitalizzazione di successo che anticipi e risolva i tipici problemi di un progetto digitalizzazione.

I Vantaggi del Business Process Management

La progettazione con il BPM può offrire numerosi vantaggi nei progetti di digitalizzazione.

1 PERSONALIZZAZIONE: l’utilizzo del BPM consente di personalizzare i flussi operativi per adattarli alle esigenze specifiche dell’organizzazione. Ciò significa che i processi possono essere progettati e ottimizzati in modo da soddisfare le esigenze uniche dell’organizzazione, consentendo di migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’intera attività aziendale.

2 AUTOMAZIONE PROCESSI TIME SPENDING:  il BPM consente l’automazione di attività ripetitive e a basso valore aggiunto. Ciò significa che le attività che richiedono poco o nessun input umano possono essere automatizzate, liberando i dipendenti dalle attività noiose e ripetitive e consentendo loro di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto che richiedono competenze e conoscenze specializzate.

3 ANALITICHE E INSIGHTS:  il BPM offre la possibilità di accedere ad analitiche e insights dettagliati sui processi aziendali. Ciò consente di monitorare e analizzare i processi in modo da identificare eventuali problemi o inefficienze e apportare le correzioni necessarie per migliorare la qualità e l’efficienza dei processi.

4 DATA DRIVEN: il BPM può fornire supporto alle decisioni, consentendo di identificare e eliminare colli di bottiglia o di reingegnerizzare i processi aziendali in modo da ottenere un maggiore valore per l’organizzazione. Ciò significa che i processi aziendali possono essere continuamente migliorati e adattati per soddisfare le esigenze dell’organizzazione e del mercato grazie al sistematico nutrimento dei dati raccolti.

Usa il Business Process Management come sistema di continuous improvement

Il Continuous Improvement, o miglioramento continuo, è un approccio che si basa sulla costante analisi e ottimizzazione dei processi di business al fine di raggiungere obiettivi sempre più elevati. Questo approccio diventa particolarmente importante nella fase di creazione di un progetto di digitalizzazione, in quanto consente di identificare e risolvere eventuali problemi prima che questi possano diventare criticità per l’intera organizzazione.

Grazie al BPM, è possibile implementare il Continuous Improvement in modo efficace. Infatti, il modello BPM consente di avere una visione d’insieme sui processi aziendali e di identificare i punti critici che richiedono un intervento di miglioramento. In questo modo, è possibile monitorare costantemente i processi e identificare eventuali inefficienze o problemi che possono compromettere l’efficacia dell’organizzazione.

Il Continuous Improvement consente quindi di anticipare i problemi tipici nella fase di creazione di un progetto di digitalizzazione. Ad esempio, è possibile identificare eventuali difficoltà nell’implementazione di nuovi processi o nella gestione del cambiamento.

Dal Process management al Process Modeling

Risolvi i problemi della digitalizzazione con Il Business Process Modeling , è la concretizzazione operativa del Business Process Management. Si tratta di una funzione direttamente integrata all’interno delle piattaforme di nuova generazione, che permette di rappresentare in modo grafico, intuitivo e facilmente comprensibile i processi aziendali, così come di modificarli e rimodellarli in tempo reale sulla base dei feedback e delle analisi ricevute.

Questo metodo rappresenta una vera e propria novità, in quanto consente di passare dall’astratto al concreto e di tradurre in pratica il progetto di digitalizzazione ideato.

Grazie a questa metodologia, le aziende possono migliorare costantemente l’efficienza dei propri processi, individuando le eventuali criticità, colli di bottiglia e inefficienze, e intervenendo tempestivamente per risolverle unendo la fase di verifica, test e comprova in un processo circolare continuo fra progettazione ed implementazione.

In questo modo, è possibile ottimizzare la gestione aziendale con cicli non fattibili precedentemente, ridurre le interazioni fra i player esterni del processo di digitalizzazione i costi relativi,

Una tipica soluzione disruptive che rompe gli schemi acquisiti fino ad oggi con un ulteriore passo in avanti nell’accelerazione digitale.

Il Business Process Modeling, il metodo di implementazione che mancava

Abbiamo lungamente parlato del business process management come ottima metodologia per risolvere e anticipare i problemi della digitalizzazione.

Ma è veramente sempre così?

Nonostante il metodo che da  “ragionevole successo” anche questa ottima tecnica non garantisce di per sé il successo di un progetto di digitalizzazione in quanto essa si limita all’area concettuale, una costruzione quindi teorica che poi deve passare per strumenti e persone per essere realizzata.

La digitalizzazione presenta infatti svariate difficoltà che ne causano il fallimento nel 70% dei casi.

Dal Business Process Management al Business Process Modeling

𝐈𝐥 𝐩𝐢𝐮̀ 𝐠𝐫𝐚𝐧𝐝𝐞 𝐩𝐫𝐨𝐛𝐥𝐞𝐦𝐚 come accennato poc’anzi 𝐜𝐨𝐧𝐬𝐢𝐬𝐭𝐞 𝐧𝐞𝐥 𝐠𝐫𝐚𝐧 𝐧𝐮𝐦𝐞𝐫𝐨 𝐝𝐢 𝐫𝐞𝐟𝐞𝐫𝐞𝐧𝐭𝐢 𝐞𝐬𝐭𝐞𝐫𝐧𝐢 𝐫𝐢𝐜𝐡𝐢𝐞𝐬𝐭𝐢 𝐢𝐧 𝐮𝐧 𝐩𝐫𝐨𝐠𝐞𝐭𝐭𝐨, 𝐝𝐢𝐟𝐟𝐞𝐫𝐞𝐧𝐭𝐢 𝐩𝐥𝐚𝐲𝐞𝐫 𝐜𝐡𝐞 dopo una serie di innumerevoli attività 𝐫𝐢𝐬𝐜𝐡𝐢𝐚𝐧𝐨 𝐝𝐢 𝐚𝐛𝐛𝐚𝐧𝐝𝐨𝐧𝐚𝐫𝐞 𝐢𝐥 𝐜𝐥𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞 𝐩𝐫𝐨𝐩𝐫𝐢𝐨 𝐧𝐞𝐥𝐥𝐚 𝐟𝐚𝐬𝐞 𝐩𝐢𝐮̀ 𝐝𝐞𝐥𝐢𝐜𝐚𝐭𝐚 𝐝𝐢 𝐯𝐚𝐥𝐢𝐝𝐚𝐳𝐢𝐨𝐧𝐞 𝐝𝐞𝐢 𝐩𝐫𝐨𝐜𝐞𝐬𝐬𝐢, quando cioè questi devono essere verificati e ottimizzati in un percorso “Agile” di miglioramento continuo.

La digitalizzazione va intesa come un percorso di miglioramento continuo Agile dei processi aziendali, senza una reale possibilità di modellazione nel tempo non esiste possibilità di miglioramento.

È qui che entrano in gioco le nuove piattaforme digitali per la employee experience con la modellazione dei processi, una modalità di sviluppo dei progetti ora imprescindibile per gestire una digitalizzazione di successo.

Grazie alle piattaforme di nuova generazione che dispongono del metodoBPM (business process modeling)  𝐨𝐠𝐠𝐢 𝐞̀ 𝐩𝐨𝐬𝐬𝐢𝐛𝐢𝐥𝐞 𝐠𝐚𝐫𝐚𝐧𝐭𝐢𝐫𝐞 𝐚i manager 𝐮𝐧 𝐚𝐥𝐭𝐨 𝐥𝐢𝐯𝐞𝐥𝐥𝐨 𝐝𝐢 𝐟𝐥𝐞𝐬𝐬𝐢𝐛𝐢𝐥𝐢𝐭𝐚̀.

Questo si traduce in una maggiore continuità operativa, assicurando la continuità del business e l’immediata adozione anche in condizioni particolari (ricerca e sviluppo, revisione dei processi, POC, A/B test…quando cioè l’organizzazione è sempre in corsa).

La modellazione si rende quindi indispensabile per permettere ad una organizzazione di creare, adattare e gestire i propri processi in modo continuativo, fornendo un quadro chiaro ed esaustivo dei flussi di lavoro all’operatore, facili interfacce di input e output e permettendo intuitivamente di allineare persone, processi, dati con le infrastrutture tecnologiche pregresse.

Perché inglobare vecchie inefficienze nella digitalizzazione quando questa permette di disegnare nuovi processi?

Il tema è quindi evitare il più possibile di seguire logiche di progettazione basate su condizioni ed elementi non più attuali o rigidità infrastrutturali che andranno inevitabilmente a svantaggio dell’effettiva adozione e qualità dell’employee journey.

Questo approccio di derivazione gestionale è causato inevitabilmente da una abitudine e cultura aziendale del management acquisita nel tempo che però se non aggiornata può rivelarsi estremamente pericolosa, limitativa e con un alto rischio di generare già in partenza soluzioni vecchie, nuovi progetti che “inglobano” vecchie inefficienze.

Ti trovi a combattere con il tuo gestionale di “legno” e temi sorprese ancora peggiori?

Ostacoli alla digitalizzazione

Lungi dall’essere un processo semplice, il processo di digitalizzazione ed innovazione si scontra frequentemente con diversi ostacoli a livello gestionale e di contenuto. Il primo problema riguarda la sfera interna all’organizzazione. L’azienda spesso infatti ha già in sè delle inefficienze acquisite di cui non ha modo di rendersi conto dall’interno. Questo tema spesso afferisce ad una sfera HR e coinvolge aspetti culturali, di mindset, processi e persone.

Uno dei problemi principali riguarda certamente il fatto che siano richieste le competenze interconnesse di almeno tre figure professionali:

• L’advanced Advisor: si occupa di stimolare e promuovere la domanda d’innovazione del sistema produttivo, rafforzando il livello di consapevolezza rispetto ai benefici della digitalizzazione.
• Il system Integrator: all’advisor subentra poi l’integrator, colui a cui spetta la conoscenza dell’infrastruttura del cliente. Il suo compito è supportare l’azienda nel conseguimento della strategia di digital transformation più appropriata per promuovere l’efficacia del business compatibilmente all’infrastruttura già esistente.
• Il reseller/vendor, anche noto come VAR (Value-added reseller), che abbia un software o una piattaforma con la soluzione verticale più idonea. Si tratta in genere di un’azienda che acquista prodotti o componenti senza marchio, aggiunge VAS (migliorie, software etc.) e li rivende sul mercato con un proprio brand.

Come si può notare, il processo coinvolge competenze molto eterogenee e per questo rischia di essere fortemente dispersivo. Gli interlocutori infatti sono molti, esterni all’organizzazione e spesso lavorano con differenti metodi e nuovi gruppi di volta in volta, di progetto in progetto. Con questo approccio risulta molto difficile avere una visione d’insieme e il rischio di discontinuità operativa fra gli stessi player e il cliente può essere molto alto.

Il segreto di una digitalizzazione di successo: BPM (Business, process, modeling) la modellazione dei processi in una visione orientata al miglioramento continuo

La risposta agli ostacoli insiti al processo di digitalizzazione si trovano qui: nella effettiva padronanza e nel dominio da parte di chi innova della modellazione dei processi.

Perché tutto ciò avvenga agevolmente serve quindi una condivisione della visione aziendale, del tipo di innovazione necessaria approcciando così lo strumento come mero tool digitale da implementare, successivo ad un attenta e scrupolosa analisi.

In sostanza lo strumento, il software, viene dopo aver compreso molto bene la direzione da intraprendere e questo può avvenire solo e quando si ha il completo controllo della fase di analisi, test, verifica e successive reitarazioni delle soluzioni applicate.

In sostanza la BPM (business process modeling) è possibile solo quando vi è già un allineamento interno all’azienda fra persone cultura e processi

Cos’è quindi il metodo BPM (Business Process Modeling)?

La modellazione diretta dei processi aziendali permette una visualizzazione di tali processi e di tutti i dati correlati in modo da identificare le aree di innovazione e/o miglioramento.

Per farlo, in genere ad oggi, ci si avvale di soluzioni “plug and play”, è un software a livello superiore “software layer” che permettono direttamente al manager di verificare soluzioni verticali, tramite semplici interfacce, i processi in questo modo possono essere attribuiti ai vari livelli dell’organizzazione creando così simultaneamente applicativi di servizio a supporto dei dipendenti.

In genere, tramite grafici e diagrammi, viene offerta una rappresentazione visiva degli elementi aziendali e delle loro interazioni tramite poi un dashboard in controllo dell’organizzazione centrale. Ma c’è un ma, le soluzioni “plug an play” sono per loro natura molto semplici e risolvono un problema per volta.

Ormai è chiaro no? Non è sicuramente con una soluzione PLUG and PLAY che risolvi i problemi della digitalizzazione!

Ora la sfida nelle organizzazioni è arrivata ad un livello più avanzato, modellare tutto tondo i processi rivolti alle reti aziendali e ai loro dipendenti.

Da qui la nascita di “employee platform experience”, piattaforme dedicate alla gestione day by day dei dipendenti, la maggior parte delle quali dispone proprio di un sistema di programmazione BPM Business Process Modeling.

In questo ambito i vantaggi della modellizzazione dei processi vanno ben oltre la soluzione verticale, sono molteplici e possono avere un impatto totalmente differente:

• Trasformazione digitale: la modellizzazione esplora diversi modelli per identificare la strategia migliore di digital transformation;
• Conformità normativa: documenta i processi normativi e uniforma controlli e audit per dimostrarne la conformità;
• Miglioramento dei processi: identifica lacune, inefficienze e ridondanze nei processi aziendali;
• Misurazione delle performances: traccia alcuni KPI (key performances indicators) in modo continuativo per l’organizzazione dei vari reparti e singoli dipendenti
• Continuous improvement: permette lo sviluppo di percorsi di carriera, formazione all’interno di finestre tematiche e temporali in base alle competenze specifiche del dipendente
• Implementazione di tecnologie aziendali: aiuta le implementazioni di applicazioni software aziendali, come sistemi ERP.

In sintesi, una piattaforma di modellazione e analisi dei processi aziendali si occupa di mappare l’intero funzionamento dell’azienda, visualizzando flussi di valore, procedure, inefficienze, gerarchie e interazioni, il tutto a vantaggio dell’employee journey e conseguentemente dell’adoption.

Tutto questo permette di entrare a piè pari nella digitalizzazione bypassando una gran parte dei problemi tipici legati all’innovazione e l’adoption di nuove tecnologie.

É proprio grazie alla facilità di utilizzo infatti che i dirigenti e manager possono essere coinvolti fin da subito nelle attività di co-design dei processi e delle soluzioni a vantaggio di una visione di insieme condivisa con la parte di più operativa dell’execution, generando così un processo collaborativo bottom up fra i differenti livelli.

È solo così che risolvi i problemi della digitalizzazione!

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Business Process Modeling per risolvere i problemi della digitalizzazione

Appare evidente che il BPM Business Process Modeling possa fornire un valido contributo alla digitalizzazione aziendale, rappresentando i processi aziendali in due ottiche:

-quella attuale, definita “as-is”

-quella futura desiderata, detta “to-be”

Con una serie di interventi di tipo incrementale o radicale si può raggiungere la situazione desiderata, operando sulle mancanze intrinseche alla situazione as-is. Gli strumenti utili in tal senso sono software proprietari di modellazione dei processi (quali Pro2Work, IBPM e ADONIS) che implementano metodologie organizzative e di modellazione.

In conclusione, potremmo dire che modellazione e digitalizzazione debbano proseguire di pari passo, per tre motivi principali:

• La modellazione si riferisce alla gestione di procedure in modo efficace, determinando come combinarle in modo efficiente. Automatizzando i processi anche più elementari, si avrà un vantaggio cospicuo per l’azienda quando i volumi di richieste e le complessità dei processi saranno superiori. Solo in questa logica sarà possibile risolvere e anticipare i problemi della digitalizzazione.

• Avviare un processo di digitalizzazione implica consenso del team e lavoro di squadra, dal momento che le richieste dei clienti possono spesso coinvolgere varie figure professionali. In tal senso, le opzioni cloud offerte da varie software di BPM sono molto utili per garantire un accesso universale alle informazioni di cui si necessita, da qualunque dispositivo e da qualsiasi luogo. Cosa che, chiaramente, sarebbe impossibile con una gestione tradizionale dei processi aziendali.

• Il BPM aiuta ad identificare i processi ripetitivi e prevedibili necessari al funzionamento di un’azienda, garantendo in tal senso una migliore integrazione tra figure. Per esempio, ci si può rendere conto del fatto che alcuni reparti richiedono sempre le stesse tipologie di dati e che un’ottimizzazione in ottica digitale sarebbe recuperarli da un apposito repository, magari predisponendo automatismi e logiche trigger di attivazione.

In conclusione la digitalizzazione di successo ha realistiche possibilità di durare solo se basata fin dall’inizio sulla modellazione dei processi nel pieno controllo del management dell’azienda in una logica Agile di miglioramento continuo.

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