Scopri il BPM (Business process modeling) per digitalizzare la tua organizzazione con successo

Quanto pensi possa realmente durare l’innovazione digitale?

Porta la tecnologia BPM (business, process, modeling) nelle mani dei manager e modella i processi per una digitalizzazione di successo

Scopri il BPM (Business process modeling) per digitalizzare la tua organizzazione con successo garantendoti l’adoption immediata!

Negli ultimi anni ormai si sente solo parlare di digitalizzazione in ambito aziendale, una rivoluzione che sta investendo il mondo del marketing e delle vendite per l’innumerevole quantità di vantaggi che apporta.

Ma è veramente sempre così?

Non proprio! la digitalizzazione presenta svariate difficoltà che ne causano il fallimento nel 70% dei casi.

𝐈𝐥 𝐩𝐢𝐮̀ 𝐠𝐫𝐚𝐧𝐝𝐞 𝐩𝐫𝐨𝐛𝐥𝐞𝐦𝐚 𝐜𝐨𝐧𝐬𝐢𝐬𝐭𝐞 𝐧𝐞𝐥 𝐠𝐫𝐚𝐧 𝐧𝐮𝐦𝐞𝐫𝐨 𝐝𝐢 𝐫𝐞𝐟𝐞𝐫𝐞𝐧𝐭𝐢 𝐞𝐬𝐭𝐞𝐫𝐧𝐢 𝐫𝐢𝐜𝐡𝐢𝐞𝐬𝐭𝐢 𝐢𝐧 𝐮𝐧 𝐩𝐫𝐨𝐠𝐞𝐭𝐭𝐨, 𝐝𝐢𝐟𝐟𝐞𝐫𝐞𝐧𝐭𝐢 𝐩𝐥𝐚𝐲𝐞𝐫 𝐜𝐡𝐞 dopo una serie di innumerevoli attività 𝐫𝐢𝐬𝐜𝐡𝐢𝐚𝐧𝐨 𝐝𝐢 𝐚𝐛𝐛𝐚𝐧𝐝𝐨𝐧𝐚𝐫𝐞 𝐢𝐥 𝐜𝐥𝐢𝐞𝐧𝐭𝐞 𝐩𝐫𝐨𝐩𝐫𝐢𝐨 𝐧𝐞𝐥𝐥𝐚 𝐟𝐚𝐬𝐞 𝐩𝐢𝐮̀ 𝐝𝐞𝐥𝐢𝐜𝐚𝐭𝐚 𝐝𝐢 𝐯𝐚𝐥𝐢𝐝𝐚𝐳𝐢𝐨𝐧𝐞 𝐝𝐞𝐢 𝐩𝐫𝐨𝐜𝐞𝐬𝐬𝐢, quando cioè questi devono essere verificati e ottimizzati in un percorso “Agile” di miglioramento continuo.

La digitalizzazione va intesa come un percorso di miglioramento continuo Agile dei processi aziendali, senza una reale possibilità di modellazione nel tempo non esiste possibilità di miglioramento.

È qui che entrano in gioco le nuove piattaforme digitali per la employee experience con la modellazione dei processi, una modalità di sviluppo dei progetti ora imprescindibile per gestire una digitalizzazione di successo.

Grazie alle piattaforme di nuova generazione che dispongono del metodoBPM (business process modeling)  𝐨𝐠𝐠𝐢 𝐞̀ 𝐩𝐨𝐬𝐬𝐢𝐛𝐢𝐥𝐞 𝐠𝐚𝐫𝐚𝐧𝐭𝐢𝐫𝐞 𝐚i manager 𝐮𝐧 𝐚𝐥𝐭𝐨 𝐥𝐢𝐯𝐞𝐥𝐥𝐨 𝐝𝐢 𝐟𝐥𝐞𝐬𝐬𝐢𝐛𝐢𝐥𝐢𝐭𝐚̀.

Questo si traduce in una maggiore continuità operativa, assicurando la continuità del business e l’immediata adozione anche in condizioni particolari (ricerca e sviluppo, revisione dei processi, POC, A/B test…quando cioè l’organizzazione è sempre in corsa).

La modellazione si rende quindi indispensabile per permettere ad una organizzazione di creare, adattare e gestire i propri processi in modo continuativo, fornendo un quadro chiaro ed esaustivo dei flussi di lavoro all’operatore, facili interfacce di input e output e permettendo intuitivamente di allineare persone, processi, dati con le infrastrutture tecnologiche pregresse.

Ti trovi a combattere con il tuo gestionale di “legno” e temi sorprese ancora peggiori?

Il tema è quindi evitare il più possibile di seguire logiche di progettazione basate su condizioni ed elementi non più attuali o rigidità infrastrutturali che andranno inevitabilmente a svantaggio dell’effettiva adozione e qualità dell’employee journey.

Questo approccio di derivazione gestionale è causato inevitabilmente da una abitudine e cultura aziendale del management acquisita nel tempo che però se non aggiornata può rivelarsi estremamente pericolosa, limitativa e con un alto rischio di generare già in partenza soluzioni vecchie, nuovi progetti che “inglobano” vecchie inefficienze.

Perché inglobare vecchie inefficienze nella digitalizzazione quando questa permette di disegnare nuovi processi?

Ostacoli alla digitalizzazione

Lungi dall’essere un processo semplice, il processo di digitalizzazione ed innovazione si scontra frequentemente con diversi ostacoli a livello gestionale e di contenuto. Il primo problema riguarda la sfera interna all’organizzazione. L’azienda spesso infatti ha già in sè delle inefficienze acquisite di cui non ha modo di rendersi conto dall’interno. Questo tema spesso afferisce ad una sfera HR e coinvolge aspetti culturali, di mindset, processi e persone.

Uno dei problemi principali riguarda certamente il fatto che siano richieste le competenze interconnesse di almeno tre figure professionali:

• L’advanced Advisor: si occupa di stimolare e promuovere la domanda d’innovazione del sistema produttivo, rafforzando il livello di consapevolezza rispetto ai benefici della digitalizzazione.
• Il system Integrator: all’advisor subentra poi l’integrator, colui a cui spetta la conoscenza dell’infrastruttura del cliente. Il suo compito è supportare l’azienda nel conseguimento della strategia di digital transformation più appropriata per promuovere l’efficacia del business compatibilmente all’infrastruttura già esistente.
• Il reseller/vendor, anche noto come VAR (Value-added reseller), che abbia un software o una piattaforma con la soluzione verticale più idonea. Si tratta in genere di un’azienda che acquista prodotti o componenti senza marchio, aggiunge VAS (migliorie, software etc.) e li rivende sul mercato con un proprio brand.

Come si può notare, il processo coinvolge competenze molto eterogenee e per questo rischia di essere fortemente dispersivo. Gli interlocutori infatti sono molti, esterni all’organizzazione e spesso lavorano con differenti metodi e nuovi gruppi di volta in volta, di progetto in progetto. Con questo approccio risulta molto difficile avere una visione d’insieme e il rischio di discontinuità operativa fra gli stessi player e il cliente può essere molto alto.

Il segreto di una digitalizzazione di successo: BPM (Business, process, modeling) la modellazione dei processi in una visione orientata al miglioramento continuo

La risposta agli ostacoli insiti al processo di digitalizzazione si trovano qui: nella effettiva padronanza e nel dominio da parte di chi innova della modellazione dei processi.

Perché tutto ciò avvenga agevolmente serve quindi una condivisione della visione aziendale, del tipo di innovazione necessaria approcciando così lo strumento come mero tool digitale da implementare, successivo ad un attenta e scrupolosa analisi.

In sostanza lo strumento, il software, viene dopo aver compreso molto bene la direzione da intraprendere e questo può avvenire solo e quando si ha il completo controllo della fase di analisi, test, verifica e successive reitarazioni delle soluzioni applicate.

In sostanza la BPM (business process modeling) è possibile solo quando vi è già un allineamento interno all’azienda fra persone cultura e processi

Cos’è quindi il metodo BPM (Business Process Modeling)?

La modellazione diretta dei processi aziendali permette una visualizzazione di tali processi e di tutti i dati correlati in modo da identificare le aree di innovazione e/o miglioramento.

Per farlo, in genere ad oggi, ci si avvale di soluzioni “plug and play”, è un software a livello superiore “software layer” che permettono direttamente al manager di verificare soluzioni verticali, tramite semplici interfacce, i processi in questo modo possono essere attribuiti ai vari livelli dell’organizzazione creando così simultaneamente applicativi di servizio a supporto dei dipendenti.

In genere, tramite grafici e diagrammi, viene offerta una rappresentazione visiva degli elementi aziendali e delle loro interazioni tramite poi un dashboard in controllo dell’organizzazione centrale. Ma c’è un ma, le soluzioni “plug an play” sono per loro natura molto semplici e risolvono un problema per volta.

Ora la sfida nelle organizzazioni è arrivata ad un livello più avanzato, modellare tutto tondo i processi rivolti alle reti aziendali e ai loro dipendenti.

Da qui la nascita di “employee platform experience”, piattaforme dedicate alla gestione day by day dei dipendenti, la maggior parte delle quali dispone proprio di un sistema di programmazione BPM Business Process Modeling.

In questo ambito i vantaggi della modellizzazione dei processi vanno ben oltre la soluzione verticale, sono molteplici e possono avere un impatto totalmente differente:

• Trasformazione digitale: la modellizzazione esplora diversi modelli per identificare la strategia migliore di digital transformation;
• Conformità normativa: documenta i processi normativi e uniforma controlli e audit per dimostrarne la conformità;
• Miglioramento dei processi: identifica lacune, inefficienze e ridondanze nei processi aziendali;
• Misurazione delle performances: traccia alcuni KPI (key performances indicators) in modo continuativo per l’organizzazione dei vari reparti e singoli dipendenti
• Continuous improvement: permette lo sviluppo di percorsi di carriera, formazione all’interno di finestre tematiche e temporali in base alle competenze specifiche del dipendente
• Implementazione di tecnologie aziendali: aiuta le implementazioni di applicazioni software aziendali, come sistemi ERP.

In sintesi, una piattaforma di modellazione e analisi dei processi aziendali si occupa di mappare l’intero funzionamento dell’azienda, visualizzando flussi di valore, procedure, inefficienze, gerarchie e interazioni, il tutto a vantaggio dell’employee journey e conseguentemente dell’adoption.

Tutto questo permette di entrare a piè pari nella digitalizzazione bypassando una gran parte dei problemi tipici legati all’innovazione e l’adoption di nuove tecnologie.

É proprio grazie alla facilità di utilizzo infatti che i dirigenti e manager possono essere coinvolti fin da subito nelle attività di co-design dei processi e delle soluzioni a vantaggio di una visione di insieme condivisa con la parte di più operativa dell’execution, generando così un processo collaborativo bottom up fra i differenti livelli.

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Business Process Modeling e digitalizzazione

Appare evidente che il BPM Business Process Modeling possa fornire un valido contributo alla digitalizzazione aziendale, rappresentando i processi aziendali in due ottiche:

-quella attuale, definita “as-is”

-quella futura desiderata, detta “to-be”

Con una serie di interventi di tipo incrementale o radicale si può raggiungere la situazione desiderata, operando sulle mancanze intrinseche alla situazione as-is. Gli strumenti utili in tal senso sono software proprietari di modellazione dei processi (quali Pro2Work, IBPM e ADONIS) che implementano metodologie organizzative e di modellazione.

In conclusione, potremmo dire che modellazione e digitalizzazione debbano proseguire di pari passo, per tre motivi principali:

• La modellazione si riferisce alla gestione di procedure in modo efficace, determinando come combinarle in modo efficiente. Automatizzando i processi anche più elementari, si avrà un vantaggio cospicuo per l’azienda quando i volumi di richieste e le complessità dei processi saranno superiori.

• Avviare un processo di digitalizzazione implica consenso del team e lavoro di squadra, dal momento che le richieste dei clienti possono spesso coinvolgere varie figure professionali. In tal senso, le opzioni cloud offerte da varie software di BPM sono molto utili per garantire un accesso universale alle informazioni di cui si necessita, da qualunque dispositivo e da qualsiasi luogo. Cosa che, chiaramente, sarebbe impossibile con una gestione tradizionale dei processi aziendali.

• Il BPM aiuta ad identificare i processi ripetitivi e prevedibili necessari al funzionamento di un’azienda, garantendo in tal senso una migliore integrazione tra figure. Per esempio, ci si può rendere conto del fatto che alcuni reparti richiedono sempre le stesse tipologie di dati e che un’ottimizzazione in ottica digitale sarebbe recuperarli da un apposito repository, magari predisponendo automatismi e logiche trigger di attivazione.

In conclusione la digitalizzazione di successo ha realistiche possibilità di durare solo se basata fin dall’inizio sulla modellazione dei processi nel pieno controllo del management dell’azienda in una logica Agile di miglioramento continuo.

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