Smart working in Italia al tempo del COVID19: vantaggi, risultati e obiettivi per il futuro

In questo momento di crisi, mentre il nostro paese e il resto del mondo cerca di far fronte all’epidemia, c’è chi guarda anche all’economia e alle possibili trasformazioni delle realtà lavorative.

Una delle soluzioni proposte e attuate per permettere a moltissimi lavoratori di continuare le proprie mansioni quotidiane è lo smart working o lavoro agile per usare la definizione italiana.  In cosa consiste? E quali sono i pro e i contro? Scopriamolo insieme.

Nel nostro modello lavorativo è radicata la convinzione che per lavorare e produrre è necessario recarsi sul luogo di lavoro e seguire una tabella produttiva.

Le grandi aziende che per prime hanno sperimentato il lavoro agile, soprattutto quelle che si occupano di digitale, confermato ciò che molti già dicevano a gran voce: la fiducia, l’autonomia e la possibilità di gestire meglio la vita privata aumentano la produttività.

Andiamo dunque per ordine e vediamo quali sono i principali benefici per le aziende che adottano lo smart working:

• La produttività aumenta considerevolmente, secondo alcune stime del 15% per lavoratore (report dell’Osservatorio del Lavoro Agile del Politecnico di Milano).
• Permette l’integrazione di persone con mobilità ridotta: indubbiamente il fatto di poter evitare mezzi di trasporto non sempre accessibili rende l’integrazione di persone con mobilità ridotta più facile nelle aziende e nella pubblica amministrazione.
• Risparmio energetico. Per ogni dipendente in smart working infatti c’è una postazione in meno da gestire.

Ma ciò che salta più all’occhio sono i benefici per i lavoratori stessi. Abbiamo già accennato al miglioramento della vita personale e della fiducia nei lavoratori.

Andiamo ora a vedere più nel dettaglio quali sono i vantaggi dello smart working per i dipendenti:

• Risparmio di denaro. Sicuramente il punto forte e l’attrattiva maggiore. Il risparmio è stato quantificato anche fino a 4000€ l’anno. Basti pensare alla benzina, agli abbonamenti dei mezzi di trasporto, ai parcheggi, ai pranzi per chi non ha la mensa aziendale.
• Risparmio di tempo. Niente spostamenti da un punto all’altro della città o fuori città, nessun intasamento di traffico la sera, insomma lavorando da casa il risparmio di tempo è notevole.
• Migliora la vita personale e familiare. Risparmiando tempo (in media un’ora al giorno), gestendo da casa il proprio flusso di lavoro, è più facile dedicare del tempo alla propria famiglia, ai propri hobby e alle proprie necessità.

C’è un ultimo beneficio da tenere in considerazione e che coinvolge tutti quanti.

Con lo smart working infatti si riducono le emissioni di CO2, circa 135kg secondo il report del Politecnico, su una media di 40 km percorsi per il lavoro.

In Italia, prima dell’emergenza COVID-19, lo smart working era diffuso soprattutto nelle grandi aziende e nella pubblica amministrazione, che in accordo con i dipendenti e seguendo il decreto legge del 2017, permettevano ai lavoratori dai 8 giorni al mese fino ai 4 giorni alla settimana in modalità remota.

I numeri erano già in aumento prima dell’emergenza virus, ma ora, causa necessità sono sempre più i posti di lavoro che decidono di optare per la soluzione smart.

Per rendere più incisiva la diffusione dello smart working, ma soprattutto delle logiche di lavoro diverse che stanno dietro al lavoro agile, si potrebbe ricorrere ad alcune tecniche di gamification.

Per coinvolgere i lavoratori e le aziende infatti è possibile ideare un gioco di ruolo in cui si spiegano ragioni, motivazioni e benefici dello smart working.

Ma oltre a diffondere conoscenze e teorie sul lavoro agile, la gamification può essere utilizzata per solidificare il lavoro in team, rendere più snelle le comunicazioni tra i dipendenti oltre a poter creare un flusso di lavoro per obiettivi, una sorta di gioco a livelli, indispensabile per la buona riuscita di tutti i progetti coordinati a distanza.

Anche KPI e bonus per obiettivi possono rientrare in una strategia che prende spunti da tecniche di gamification. Creare le condizioni mentali giuste per i lavoratori e spingerli alla collaborazione a distanza non è sempre facile ma con la giusta spinta l’obiettivo può essere raggiunto.

Ed è qui che è possibile fissare dei punti chiave e stabilire obiettivi e ricompense per ogni dipendente.

Un laboratorio iniziale per il team, dove sviluppare strategie e idee per il project work che in seguito verrà affidato, può essere un’altra soluzione da adottare per rafforzare il mindset adeguato ad attivare lo smart working.

Dunque, secondo l’Osservatorio per il Lavoro Agile del Politecnico di Milano, lo smart working è in continua crescita e ha portato all’aumento della soddisfazione personale dei dipendenti, con un ben 76% degli intervistati che si dichiara fiducioso e più produttivo rispetto ai suoi colleghi tradizionali.

Naturalmente lo Smart worker e l’azienda avranno bisogni di strumenti diversi per comunicare, gestire il lavoro e tracciare i risultati.

Ed è la tecnologia che viene in aiuto in questo caso. Ecco allora una lista di strumenti, app e software necessari per sviluppare un progetto in smart working:

• Comunicazione: dal più classico dei software, ovvero Skype, si è giunti ad una moltitudine di app per la comunicazione tra team: Slack, Zoom, Hangouts…
• Sicurezza digitale: l’azienda deve garantire una procedura di sicurezza informatica per evitare perdite di dati. Oltre a password e account sicuri dunque, è necessario attivare connessioni protette come le VPN, disponibili su tutti i dispositivi, comprese VPN per Mac.
• Organizzazione dile: oramai il salvataggio e la condivisione dei file passa attraverso il cloud. Ecco allora che Drive, OneDrive o Dropbox diventano fondamentali per scambiare file e creare documenti.
• Task manager: sicuramente app come Trello, Asana ed Evernote, aiutano gli smart workers a tenere sotto controllo i vari progetti e i task giornalieri. Allo stesso modo aziende e team leader possono verificare gli andamenti e gli obiettivi raggiunti.

Produttività e controllo: Naturalmente non mancano software per la gestione del personale e dei prodotti anche a distanza. Esistono dunque programmi per le timbrature digitali, gestione presenze e ferie, ma anche time trackers per i progetti per tenere traccia del tempo dedicato ad ogni singolo compito, e anche software come Jira, che permettono l’esecuzione di progetti per step,

Compito dello smart working non è solo dare la possibilità di lavorare anche in situazioni di crisi e mobilità ridotta come quella che stiamo vivendo ora.

Non è nemmeno dare la possibilità ai lavoratori di stare a casa. Lo smart working riguarda un’attitudine mentale che trasforma il ruolo del dipendente. Inoltre, il lavoro agile va di pari passo con le nuove innovazioni tecnologiche e la possibilità di adeguare sempre più professioni alla modalità di lavoro a distanza.

La situazione attuale può diventare un incentivo e una spinta a prendere le misure necessarie per questa rivoluzione nel mondo del lavoro.