Prima di spiegarvi cosa sono le piattaforme di project management, facciamo un passo indietro e vediamo innanzi tutto di capire qual è la loro utilità.
Abbiamo già avuto modo di spiegare come lo smart working permetta di accedere a competenze e professionalità delocalizzate. Le aziende possono addirittura basare il proprio lavoro su un team composto esclusivamente da soggetti che risiedono in città o nazioni diverse.
Questa dispersione si traduce però in una difficoltà organizzativa non da poco: come è possibile allineare le diverse persone, farle comunicare e collaborare in modo efficace, e monitorarne l’attività con costanza?

Se l’ufficio moderno non è più un luogo fisico ma è un ambiente virtuale, composto da membri di un team connessi tramite internet, è chiaro che i vecchi sistemi come le riunioni periodiche in sede, muniti di carta e penna, sono ormai superate. Ma anche l’utilizzo di strumenti “digitali”come le email può rivelarsi limitante e dispersivo.

E allora come possono manager e imprenditori gestire lo smart working in maniera globale e fluida? Ecco il perché delle piattaforme di project management. 

Ogni azienda, piccola o grande che sia, può trovare la piattaforma di project management più adeguata alle proprie esigenze. Sul mercato esiste infatti una molteplicità di soluzioni diverse: semplici o più elaborate, gratuite o a pagamento, dotate di app per smartphone o utilizzabili prevalentemente da desktop.

Tra le più utilizzate citiamo Trello e Asana.

 

UTILITA’ E BENEFICI DELLE PIATTAFORME DI PROJECT MANAGEMENT

Lo scopo di queste piattaforme è offrire una più precisa e chiara organizzazione dei diversi aspetti relativi alla realizzazione di un progetto.

Indipendentemente dalla popolarità o dalla struttura, esse permettono di:

  • Impostare obiettivi intermedi e finali
  • Creare liste di compiti da svolgere per il raggiungimento di ogni obiettivo
  • Assegnare compiti e responsabilità a ogni figura coinvolta
  • Indicare chiaramente il budget da rispettare
  • Indicare chiaramente le tempistiche da rispettare
  • Monitorare il tempo reale l’evoluzione del progetto
  • Apportare modifiche
  • Condividere materiale
  • Scambiare informazioni tra membri
  • Tenere uno storico delle attività svolte.

I benefici sono molteplici.

  • Comunicazione più focalizzata.
    Le piattaforme di project management convogliano il flusso di comunicazione in un unico canale, trasparente e accessibile a tutti. In questo modo si limita la dispersione di informazioni tipica dell’uso di diversi mezzi come mail, telefonate, chat, app di messaggistica.
  • Team working facilitato.
    Ogni membro conosce la propria sfera di azione e quella altrui, e si evitano sovrapposizioni o attività scoperte. In questo modo il team opera come un ingranaggio complesso ma ben oliato, nonostante la distanza fisica.
  • Monitoraggio più semplice.
    Le piattaforme di project management permettono al responsabile del progetto di avere un quadro generale ma completo delle attività svolte, il rendimento di ogni singolo e il rispetto di budget e tempistiche. In real time e sempre accessibile.
  • Semplificazione dei processi.
    Ogni progetto può essere scomposto in tanti sotto-progetti più piccoli, più facili da gestire e completare.

L’INTEGRAZIONE CON WHAPPY

Le piattaforme di project garantiscono una maggiore velocità e precisione nell’esecuzione di interi progetti. Ma per ottimizzare al massimo ogni risorsa coinvolta è necessario fare qualcosa di più.
Stimolare il team building e la produttività attraverso meccanismi di rewarding, rendere le attività più coinvolgenti tramite la gamification, facilitare ulteriormente i processi condividendo le istruzioni nel momento stesso in cui devono essere applicate. Questi e molti altri elementi possono essere gestiti attraverso app specifiche sviluppate con Whappy.
Sono app che si integrano perfettamente con i software gestionali e le piattaforme di project management, sfruttando l’accessibilità di strumenti tecnologici a disposizione di ogni membro del team, come smartphones e tablets.

In questo modo le aziende possono davvero ottenere il meglio dallo smart working, acquisendo la capacità di essere efficienti ma anche estremamente capaci di adattarsi ai mutamenti del mercato.